Bài giảng Quản trị học - Chương 6: Chức năng kiểm soát

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT 
CHƯƠNG 6 
NỘI DUNG 
Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát 
Tiến trình kiểm soát 
Các loại kiểm soát 
Công cụ kiểm soát 
( kiểm tra - inspection- xem xét thực tế để đánh giá 
Kiểm soát - control - xem xét phát hiện, ngăn chặn những gì trái quy định. 
Là 2 từ riêng, khác nghĩa, nhưng có nhiều điểm giống nhau) 
1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát 
1.1 Khái niệm: 
Là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu của nó. 
1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát 
1.1 Khái niệm 
	 Trọng điểm của chức năng kiểm soát : 
Kiểm soát là một quá trình. 
Kiểm soát các hoạt động đã xảy ra, đang xảy ra và sẽ xảy ra. 
Phát hiện ra những sai lệch và nguy cơ sai lệch. 
Kiểm soát để thực hiện các biện pháp khắc phục nhằm hoàn thành mục tiêu. 
1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát 
1.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế KS: 
Phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm soát. 
Phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị. 
Phải được thực hiện tại các khâu trọng yếu. 
Phải khách quan. 
Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp 
Phải tiết kiệm và hiệu quả 
Phải đưa đến hành động 
2. Tiến trình kiểm soát 
Theo các bước sau 
XÁC ĐỊNH CÁC TIÊU CHUẨN 
ĐO LƯỜNG THÀNH QUẢ 
ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH 
2. Tiến trình kiểm soát 
2.1 Xác định tiêu chuẩn: 
Cần lưu ý các yêu cầu sau: 
4 
5 
1 
2 
1 
1 
3 
Tránh đưa ra tiêu chuẩn không đúng, không quan trọng 
Mang tính chất hiện thực 
Tránh đưa ra tiêu chuẩn mâu thuẫn 
Giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn 
Dễ dàng cho việc đo lường 
2. Tiến trình kiểm soát 
2.2 Đo lường thành quả 
Tiến hành đo hay lường trước nhằm phát hiện sự sai lệch hay nguy cơ sai lệch so với mục tiêu. 
Hiệu quả đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường. 
Đo lường những tiêu chuẩn định lượng sẽ dễ dàng hơn các tiêu chuẩn định tính. 
2. Tiến trình kiểm soát 
2.3 Điều chỉnh các sai lệch 
Sau khi đo lường xong, nếu kết quả sai lệch: 
Phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch 
Tìm biện pháp khắc phục 
Vòng phản hồi của kiểm soát 
Đưa ra chương trình điều chỉnh 
Phân tích nguyên nhân sai lệch 
So sánh với các tiêu chuẩn 
Đo lường 
Phát hiện sai lệch 
Kết quả thực tế 
Thực hiện sự điều chỉnh 
Kết quả mong muốn 
3. Các loại hình kiểm soát 
Bao gồm các loại hình sau 
Thực hiện 
kế hoạch 
Kiểm soát 
lường trước 
Kiểm soát sau 
khi thực hiện 
Kiểm soát trong 
khi thực hiện 
Lập kế hoạch 
Kết quả 
đạt được 
3. Các loại hình kiểm soát 
3.1 Kiểm soát lường trước 
Thực hiện trước khi hoạt động xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể xảy ra để ngăn chặn trước. 
Mục đích: tránh sai lầm ngay từ đầu 
Cơ sở: những thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp để đối chiếu kế hoạch 
Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đoán về sự biến đổi của môi trường 
Đây là loại hình kiểm tra tốn ít chi phí nhưng hiệu quả cao 
Càng lên cấp bậc cao thì kiểm tra lường trước càng quan trọng 
3. Các loại hình kiểm soát 
3.2 Kiểm soát trong khi thực hiện 
Theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch. 
Mục đích: kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để đảm bảo mục tiêu, tiến độ kế hoạch. 
3. Các loại hình kiểm soát 
3.3 Kiểm soát sau khi thực hiện 
Đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với kế hoạch ban đầu. 
Mục đích nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch, rút kinh nghiệm. 
Nhược điểm lớn nhất: độ trễ về thời gian. 
So sánh chức năng các cấp bậc QT 
Cấp Cao: 
Hình thức KS: Gián tiếp, thông qua văn bản kết hợp trực tiếp 
Loai hình: coi trọng KS lường trước 
Trọng điểm: Tài chính, môi trường 
Cấp cơ sở: 
Trực tiếp 
Chú trọng KS hiện hành 
Chú trọng tác nghiệp và nhân sự (thuộc quyền) 
4. Các công cụ kiểm soát 
4.1 Ngân quỹ: thấy được những khoản chi phí và nguồn thu do ai sử dụng và quản lý. 
Ngân quỹ về tiền mặt 
Ngân quỹ dưới dạng vật lý 
Ngân quỹ về thời gian, không gian, sản phẩm 
Ngân quỹ thu và chi 
Các dạng ngân quỹ 
4. Các công cụ kiểm soát 
4.1 Ngân quỹ 
Các kỹ thuật lập ngân quỹ 
Ngân quỹ biến đổi 
Ngân quỹ cơ sở - Zêrô 
Ngân quỹ lựa chọn 
4. Các công cụ kiểm soát 
4.2 Kỹ thuật phân tích thống kê 
Dựa vào dữ liệu quá khứ để tổng hợp và phân tích. 
Giúp nhà quản trị đưa ra những nhận xét: 
Xu thế phát triển của doanh nghiệp 
Mối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình phát triển 
Độ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch, 
4. Các công cụ kiểm soát 
4.3 Báo cáo và phân tích chuyên môn: 
sử dụng những chuyên gia trong từng lĩnh vực trọng yếu của doanh nghiệp để phát hiện những sai lệch 
4.4 Quan sát cá nhân: 
Sử dụng các giác quan để quan sát nhân viên trong quá trình thực hiện công việc và điều chỉnh ngay những sai phạm.