Giáo trình Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt - Học viện CN Bưu chính Viễn thông

LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 0 
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG 
BỘ MÔN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG 
**************** 
BÀI GIẢNG 
KỸ NĂNG TẠO LẬP 
VĂN BẢN TIẾNG VIỆT 
Ths. Đào Quang Chiểu 
Hà Nội – 2013 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 1 
CHƯƠNG 1 
TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH 
1.1. Văn bản và đặc trưng của văn bản 
1.1.1. Khái niệm về văn bản 
Văn bản là sản phẩm hoàn chỉnh của một hành vi tạo lời (hay hành vi phát ngôn), mang 
một nội dung giao tiếp cụ thể, gắn liền với một đối tượng giao tiếp, mục đích giao tiếp và hoàn 
cảnh giao tiếp xác định, thể hiện dưới dạng âm thanh hay chữ viết. 
Bên cạnh khái niệm văn bản, trong một số tài liệu giáo khoa, các chuyên luận về Ngữ pháp 
văn bản, còn xuất hiện khái niệm ngôn bản. Khái niệm ngôn bản được hiểu theo hai nghĩa cơ 
bản: Thứ nhất, nó được hiểu đồng nhất với khái niệm văn bản. Thứ hai, nó được hiểu trong mối 
quan hệ đối lập với văn bản. Theo cách hiểu thứ hai, ngôn bản là sản phẩm hoàn chỉnh của hành 
vi phát ngôn, thể hiện dưới dạng âm thanh. Còn văn bản là sản phẩm hoàn chỉnh của hành vi 
phát ngôn, thể hiện dưới dạng chữ viết. Ở đây, khái niệm văn bản được quan niệm đồng nhất với 
khái niệm ngôn bản. 
Theo quan niệm vừa nêu thì văn bản có thể là một câu nói như câu khẩu hiệu (ví dụ: 
Không có gì quý hơn độc lập tự do), câu tục ngữ (ví dụ: gần mực thì đen, gần đèn thì sáng), một 
tin vắn gồm vài ba câu, một bài thơ, một bài nghiên cứu, một lá đơn khiếu nại, v.v.. [1] 
1.1.2. Đặc trưng của văn bản 
Ðặc trưng của văn bản thể hiện qua các tính chất: tính hoàn chỉnh, tính thống nhất, tính 
liên kết và tính mạch lạc. Trong đó tính hoàn chỉnh và tính liên kết là hai đặc trưng cơ bản. [2] 
a)- Tính hoàn chỉnh. 
Xét về mặt nội dung, một văn bản được xem là hoàn chỉnh khi đề tài và chủ đề của nó 
được triển khai một cách đầy đủ, chính xác và mạch lạc. Nếu đề tài, chủ đề triển khai không đầy 
đủ, vượt quá giới hạn hay thiếu chính xác, mạch lạc thì văn bản sẽ vi phạm tính hoàn chỉnh. 
Xét về mặt cấu trúc, một văn bản được xem là hoàn chỉnh khi các phần, các đoạn, các câu 
trong từng đoạn được tổ chức, sắp xếp theo một trật tự hợp lí, thể hiện một cách đầy đủ, chính 
xác, và mạch lạc nội dung của văn bản. 
Sự hoàn chỉnh về mặt cấu trúc của văn bản còn chịu sự chi phối gián tiếp của phong cách 
ngôn ngữ văn bản. Tuỳ vào phong cách ngôn ngữ, cấu trúc của các văn bản thuộc phong cách 
hành chánh phải tuân thủ khuôn mẫu rất nghiêm ngặt. Các văn bản thuộc phong cách khoa học 
cũng ít nhiều mang tính khuôn mẫu, thể hiện qua bố cục của các phần. Riêng văn bản thuộc 
phong cách nghệ thuật như thơ, truyện, ký thì thường có cấu trúc linh hoạt. 
b)- Tính liên kết. 
Tính liên kết của văn bản là tính chất kết hợp, gắn bó, ràng buộc qua lại giữa các cấp độ 
đơn vị dưới văn bản. Ðó là sự kết hợp, gắn bó giữa các câu trong đoạn, giữa các đoạn, các phần, 
1
 Theo tài liệu “Tiếng Việt thực hành” 
2
 Theo tài liệu “Rèn luyện kỹ năng tạo lập văn bản” 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 2 
các chương với nhau, xét về mặt nội dung cũng như hình thức biểu đạt. Trên cơ sở đó, tính liên 
kết của văn bản thể hiện ở hai mặt: liên kết nội dung và liên kết hình thức. 
- Tính liên kết nội dung. 
Nội dung văn bản bao gồm hai nhân tố cơ bản: đề tài và chủ đề (hay còn gọi là chủ đề và 
lô-gích). Do đó, tính liên kết về mặt nội dung thể hiện tập trung qua việc tổ chức, triển khai hai 
nhân tố này, trên cơ sở đó hình thành 2 nhân tố liên kết: liên kết đề tài và liên kết chủ đề (còn gọi 
là liên kết chủ đề và liên kết lô-gích). 
Liên kết đề tài là sự kết hợp, gắn bó giữa các cấp độ đơn vị dưới văn bản trong việc tập 
trung thể hiện đối tượng mà văn bản đề cập đến. 
Liên kết chủ đề là sự tương hợp mang tính lô-gích về nội dung nghĩa giữa các cấp độ đơn 
vị dưới văn bản. Ðó là sự tương hợp về nội dung miêu tả, trần thuật hay bàn luận giữa các câu, 
các đoạn, các phần trong văn bản. Một văn bản được xem là có liên kết lô-gích khi nội dung 
miêu tả, trần thuật, bàn luận giữa các câu, các đoạn, các phần không rời rạc hay mâu thuẫn với 
nhau, ngoại trừ trường hợp người viết cố tình tạo ra sự mâu thuẫn nhắm vào một mục đích biểu 
đạt nào đó. 
- Liên kết hình thức. 
Liên kết hình thức trong văn bản là sự kết hợp, gắn bó giữa các cấp độ đơn vị dưới văn bản 
xét trên bình diện ngôn từ biểu đạt, nhằm hình thức hoá, hiện thực hoá mối quan hệ về mặt nội 
dung giữa chúng. 
Như đã nói, liên kết nội dung với hai nhân tố đề tài và chủ đề thể hiện qua mối quan hệ 
giữa các câu, các đoạn, các phần..., xoay quanh đề tài và chủ đề của văn bản. Mối quan hệ này 
mang tính chất trừu tượng, không tường minh. Do đó, trong quá trình tạo văn bản, người viết 
(người nói) bao giờ cũng phải vận dụng các phương tiện ngôn từ cụ thể để hình thức hoá, xác lập 
mối quan hệ đó. Toàn bộ các phương tiện ngôn từ có giá trị xác lập mối quan hệ về nội dung 
giữa các câu, các đoạn... là biểu hiện cụ thể của liên kết hình thức. 
Liên kết hình thức trong văn bản được phân chia thành nhiều phương thức liên kết. Mỗi 
phương thức liên kết là một cách tổ chức sự liên kết, bao gồm nhiều phương tiện liên kết khác 
nhau có chung đặc điểm nào đó. Nhìn chung, liên kết hình thức bao gồm các phép liên kết: lặp 
ngữ âm, lặp từ vựng, thế đồng nghĩa, liên tưởng, đối nghịch, thế đại từ, tỉnh lược cấu trúc, lặp 
cấu trúc và tuyến tính. Các phép liên kết này sẽ được xem xét cụ thể trong tổ chức của đoạn văn - 
đơn vị cơ sở và là đơn vị điển hình của văn bản. Các phép liên kết này cũng được vận dụng giữa 
các đoạn, phần... trong văn bản. Ðiều đó có nghĩa là liên kết hình thức thể hiện ở nhiều cấp độ 
trong văn bản. Trong văn bản, liên kết nội dung và liên kết hình thức có mối quan hệ biện chứng 
với nhau, trong đó, liên kết nội dung quy định liên kết hình thức. 
1.2. Nội dung và cấu trúc văn bản 
1.2.1. Nội dung văn bản 
Văn bản dù ngắn hay dài đều đề cập đến một hay một vài đối tượng nào đó trong hiện thực 
khách quan hay trong hiện thực tâm lí, tình cảm của con người. Ðối tượng này chính là đề tài của 
văn bản. Gắn liền với đề tài là sự triển khai của người viết/nói về đề tài, tức sự miêu tả, trần thuật 
hay bàn luận về đề tài. Nội dung miêu tả, trần thuật hay bàn luận cơ bản, bao trùm lên toàn văn 
bản là chủ đề của đề tài. 
Cần lưu ý rằng, đề tài của văn bản thường mang tính hiển ngôn, còn chủ đề của văn bản có 
thể mang tính hàm ngôn hay hiển ngôn. Tính hiển ngôn hay hàm ngôn của chủ đề văn bản có thể 
do phong cách ngôn ngữ văn bản hay do phong cách tác giả chi phối. Nhìn chung, trong các loại 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 3 
hình văn bản phi hư cấu (văn bản thuộc phong cách khoa học, chính luận, hành chính), chủ đề 
thường được hiển ngôn. Trong các loại hình văn bản hư cấu (văn bản thuộc phong cách nghệ 
thuật), chủ đề thường mang tính hàm ngôn, nhiều tầng, nhiều lớp. 
1.2.2. Cấu trúc của văn bản 
a) Cấu trúc của văn bản 
Như đã nói, tuỳ theo quy mô, văn bản có thể chỉ gồm một câu, vài câu hay bao gồm nhiều 
đoạn, nhiều chương, nhiều phần... Câu, đoạn, chương, phần khi tham gia vào tổ chức của văn 
bản đều có một chức năng nào đó và chúng có mối quan hệ ràng buộc, nương tựa lẫn nhau. Toàn 
bộ các bộ phận hợp thành văn bản - còn gọi là các đơn vị/kết cấu tạo văn bản - cùng với trình tự 
phân bố, sắp xếp chúng dựa trên cơ sở chức năng và mối quan hệ qua lại giữa chúng chính là cấu 
trúc của văn bản. 
Cấu trúc của văn bản bao giờ cũng gắn liền với việc thể hiện nội dung của văn bản, thông 
qua chức năng của nó. 
Thông thường, trong một văn bản có chủ đề mang tính hiển ngôn, được cấu tạo bằng vài 
câu, thì câu mở đầu của văn bản có thể là câu nêu lên chủ đề của nó, gọi là câu chủ đề. Và câu 
cuối của văn bản có thể đúc kết, khẳng định lại chủ đề, gọi là câu kết đề. Trong trường hợp chủ 
đề của văn bản không được nêu lên ở câu mở đầu mà được nêu ở câu cuối, thì câu cuối chính là 
câu kết đề, đồng thời cũng là câu nêu lên chủ đề của văn bản. 
Trong văn bản được cấu tạo gồm ba bộ phận, tiêu biểu là các bài học trong sách giáo khoa, 
các bài văn nghị luận trong nhà trường, ba phần này thường có chức năng như sau: 
- Phần Mở đầu (Nhập đề) là phần chủ yếu có chức năng dẫn nhập và nêu chủ đề, có thể 
được cấu tạo bằng một hay vài đoạn văn bản. 
- Phần Khai triển (Thân bài) là phần triển khai, làm sáng tỏ chủ đề của văn bản bằng cách 
miêu tả, trần thuật, trình bày hay bàn luận. Phần này bao gồm nhiều đoạn văn, trong đó, mỗi 
đoạn triển khai, làm sáng tỏ một khía cạnh nào đó của chủ đề toàn văn bản. 
- Phần Kết luận là phần có chức năng đúc kết, khẳng định lại chủ đề, đồng thời nó có thể 
mở rộng, liên hệ đến những vấn đề có liên quan. Phần này có thể được cấu tạo bằng một vài 
đoạn văn. 
Trong những văn bản gồm ba phần như vừa nêu trên, chủ đề của văn bản thường được phát 
biểu trực tiếp trong phần Mở đầu, cụ thể là trong câu chủ đề, thường là câu cuối hay câu áp cuối 
trong phần Mở đầu. Chủ đề của văn bản cũng thường được đúc kết, khẳng định lại ở phần Kết 
luận, trong câu kết đề, thường là câu mở đầu của phần này. Tuy nhiên, câu kết đề cũng có thể 
xuất hiện ở giữa hay cuối phần Kết luận. 
Bên cạnh các cấp độ đơn vị dưới văn bản, cấu trúc văn bản có thể còn bao gồm một bộ 
phận khác, đó là tiêu đề của nó. 
b) Khái niệm về tiêu đề của văn bản. 
Tiêu đề hay đầu đề của văn bản là tên gọi của văn bản và là một bộ phận cấu thành văn 
bản. Tuy nhiên, một số loại văn bản có thể không có tiêu đề, tiêu biểu như tin vắn, các sáng tác 
dân ca như ca dao v.v... 
Xét mối quan hệ giữa tiêu đề với nội dung cơ bản của văn bản, có hai loại tiêu đề: tiêu đề 
mang tính dự báo và tiêu đề mang tính nghệ thuật. 
- Tiêu đề mang tính dự báo. 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 4 
Ðây là loại tiêu đề phản ánh một phần hay toàn bộ nội dung cơ bản của văn bản. Qua tiêu 
đề thuộc loại này, người đọc có thể suy đoán trước đề tài hay/và chủ đề của văn bản. 
- Tiêu đề mang tính nghệ thuật. 
Loại tiêu đề này không gợi ra điều gì về đề tài và chủ đề của văn bản. Nó được đặt ra nhằm 
mục đích gây ấn tượng, nghi binh nhằm đánh lạc hướng người đọc. Thậm chí, loại tiêu đề này có 
thể trở thành phản tiêu đề. Chẳng hạn, các tiêu đề như Oẳn tà roằn (tên một truyện ngắn của 
Nguyễn Công Hoan), Bến không chồng (tên một quyển tiểu thuyết của Dương Hướng), Thân 
phận tình yêu (tên một quyển tiểu thuyết của Bảo Ninh) ... gây ấn tượng rất mạnh đối với người 
đọc. Còn các tiêu đề như Báo hiếu: trả nghĩa cha, Báo hiếu: trả nghĩa mẹ, Một tấm gương sáng 
(tên ba truyện ngắn của Nguyễn Công Hoan) thì lại mang tính chất nghi binh nhằm đánh lạc 
hướng, tạo bất ngờ đối với người đọc. Bởi vì, các tiêu đề này đã dự báo trước chủ đề một cách 
giả tạo, hoàn toàn trái ngược với chủ đề thật sự của truyện. 
Xét mối quan hệ giữa hai loại tiêu đề vừa nếu với các phong cách ngôn ngữ văn bản, chúng 
ta thấy các loại văn bản thuộc phong cách khoa học, hành chính và chính luận thường có tiêu đề 
mang tính dự báo. Còn các loại văn bản thuộc phong cách nghệ thuật thường có tiêu đề mang 
tính chất nghệ thuật hơn là tính chất dự báo. 
Về mặt ngôn từ biểu đạt, tiêu đề có thể chia thành hai loại: tiêu đề biểu đạt bằng từ, ngữ và 
tiêu đề biểu đạt bằng câu thuộc đủ kiểu loại (câu hoàn chỉnh và câu tỉnh lược, câu trần thuật, câu 
mệnh lệnh, câu nghi vấn...). Các tiêu đề như Nghèo (tên một truyện ngắn của Nam Cao), Khói 
(tên một truyện ngắn của Anh Ðức) là tiêu đề bằng từ. Các tiêu đề như Muối của rừng, Vấn đề 
rượu ở Nga, Cảnh rừng Việt Bắc, là tiêu đề bằng ngữ. Các tiêu đề như Hãy nhớ lời tôi!, Hoa hậu 
Malaysia bị tước danh hiệu, Sao lại thế này?... là tiêu đề bằng câu. 
Xét về mặt cấp độ, có tiêu đề toàn thể và tiêu đề bộ phận. Tiêu đề toàn thể là tiêu đề của cả 
văn bản. Tiêu đề bộ phận là tiêu đề của từng phần, chương, mục... trong văn bản. 
1.3. Đoạn văn – Đơn vị điển hình và đơn vị cơ sở của văn bản 
1.3.1. Khái niệm đoạn văn 
Ðoạn văn là một tập hợp câu liên kết chặt chẽ với nhau về nội dung và hình thức, diễn đạt 
hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh một chủ đề bộ phận ở cấp độ nhỏ nhất nào đó trong chủ đề 
hay hệ thống chủ đề toàn thể của văn bản. 
Trong định nghĩa vừa nêu, cần lưu ý mấy điểm: - Thứ nhất là vè khái niệm tập hợp. Nếu 
đoạn văn là một tập hợp thì câu chính là phần tử. Do đó, về số lượng câu, đoạn văn có ba khả 
năng: đoạn văn gồm nhiều câu, tức là từ hai trở lên (tập hợp nhiều phần tử), đoạn văn một câu 
(tập hợp một phần tử) và đoạn văn không có câu nào (tập hợp rỗng). Ðoạn văn nhiều câu là hiện 
tượng phổ biến trong văn bản. 
Ðoạn văn một câu chỉ xuất hiện rải rác trong văn bản. Ðoạn văn không câu nào là trường 
hợp đặc biệt, chỉ xuất hiện ở các bài văn tuyển. Ðó là những đoạn văn đã bị lược bỏ, được báo 
hiệu bằng dấu chấm ngang dòng. 
- Thứ hai là tính liên kết trong đoạn văn. Trong đoạn văn, tính liên kết cũng thể hiện ở cả 
hai bình diện: liên kết nội dung và liên kết hình thức như ở cấp độ văn bản. 
- Thứ ba là sự hoàn chỉnh tương đối của đoạn văn. Một đoạn văn được xem là hoàn chỉnh 
khi nội dung biểu đạt của nó mang tính tự nghĩa và xác định. Ðoạn văn chỉ hoàn chỉnh tương đối 
khi nội dung biểu đạt của nó mang tính hợp nghĩa và/hay không xác định. 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 5 
- Thứ tư là về khái niệm chủ đề bộ phận ở cấp độ nhỏ nhất mà đoạn văn diễn đạt. Ðiều này 
có nghĩa là những chuỗi câu dưới đoạn chỉ có chức năng triển khai chủ đề của đoạn; dưới đoạn 
không còn chủ đề bộ phận ở cấp độ nhỏ hơn. 
1.3.2. Cấu trúc đoạn văn 
Nói đến cấu trúc của đoạn văn là nói đến các loại câu có chức năng khác nhau và sự phân 
bố, sắp xếp cùng với mối quan hệ qua lại giữa chúng. 
Trong đoạn văn, có tất cả năm loại câu có chức năng khác nhau, được phân bố, sắp xếp qua 
sơ đồ cấu trúc tổng thể sau đây: 
a) Câu chuyển đoạn. 
Câu chuyển đoạn là loại câu có chức năng liên kết đoạn văn mà nó trực tiếp thuộc với đoạn 
văn hay phần văn bản đứng trước. Về nội dung biểu đạt, loại câu này bao giờ cũng nhắc lại, hồi 
quy chủ đề bộ phận đã trình bày bằng cách lặp lại từ vựng hay thế đồng nghĩa, thế đại từ. 
Câu chuyển đoạn có thể xuất hiện hay vắng mặt. Nếu xuất hiện, số lượng thường gặp là 
một, đứng đầu đoạn. Nếu câu chuyển đoạn vắng mặt, chức năng liên kết đoạn sẽ do một, hai loại 
câu khác đồng thời đảm nhiệm. 
b) Câu mở đoạn. 
Câu mở đoạn là loại câu có chức năng đưa đẩy hay dẫn dắt ý vào đoạn. Khác với câu 
chuyển đoạn, câu mở đoạn không nhắc lại chủ đề đã đề cập đến mà nó nêu lên một thông tin nào 
đó có quan hệ với chủ đề của đoạn. 
Câu mở đoạn có hai khả năng: xuất hiện hay vắng mặt. Khi xuất hiện, số lượng thường gặp 
là một, hai câu, đứng ở đầu đoạn. 
Xét mối quan hệ giữa câu mở đoạn với câu chủ đoạn, chúng ta cần lưu ý: Hai loại câu này 
có xu hướng loại trừ nhau trong đoạn văn. Bên cạnh đó, chức năng liên kết đoạn và dẫn dắt vào 
đoạn có thể được phức hợp trong một câu văn: một bộ phận nào đó có chức năng liên kết, bộ 
phận còn lại dẫn ý vào đoạn. 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 6 
c) Câu chủ đoạn. 
Câu chủ đoạn là loại câu có chức năng nêu lên chủ đề của đoạn văn mà các câu thuyết 
đ ... t tắt tên loại văn 
bản và bản sao. Số được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu nhiệm kỳ hoặc 
ngày đầu năm và kết thúc vào ngày cuối cùng của đại hội tiếp theo hoặc vào ngày 31/12 hàng 
năm. 
- Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; 
chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi 
nhận bản sao. 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 33 
3.3. Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản 
3.3.1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản: 
Đối với văn bản hành chính thông thường, khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn 
bản được quy định tiêu chuẩn như sau: 
a) Khổ giấy: Văn bản được trình bày (đánh máy hoặc in) trên giấy A4 (kích thước 210 mm 
x 297 mm, sai số cho phép ± 2 mm). 
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ hơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể 
được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210mm) hoặc trên mẫu giấy in sẵn. 
b) Kiểu trình bày: 
Các loại văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in 
theo chiều dài). 
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu không được làm thành các phụ lục riêng 
thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). 
c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4): 
- Trang mặt trước. 
Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm. 
Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm. 
Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm. 
Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm. 
- Trang mặt sau (nếu in 2 mặt): 
Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm. 
Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm. 
Lề trái: Cách mép trái từ 15 - 20 mm. 
Lề phải: Cách mép phải từ 30 - 35 mm. 
3.3.2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản: 
Vì trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện 
theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản ở phụ lục I[8]. Vị trí trình bày các thành phần 
thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ trên. 
Kiểu chữ trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực 
hiện theo phụ lục II. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 
được áp dụng tương tự như phụ lục II. 
3.3.3. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao: 
Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một trang giấy, ngay sau phần 
cuối cùng của văn bản được sao, dưới một đường kẻ nét trên, kéo dài hết chiều ngang của vùng 
trình bày văn bản. 
Vị tờ trình bày các thành phần thể thức bản sao trên trang giấy A4 được thực hiện theo sơ 
đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao theo phụ lục II. 
8
 Phụ lục theo thông tư 01/2011/TT-BNV 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 34 
Các thành phần thể thức bản sao được trình bày như sau: 
- Hình thức sao: Cụm từ "Sao y bản chính", các từ "Trích sao" và "Sao lục" được trình bày 
tại ô số 1 (phụ lục II) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. 
- Các thành phần thể thức khác của bản sao thực hiện như phụ lục 2, kiểu chữ, cỡ chữ thực 
hiện như phụ lục III. 
3.4. Một số vấn đề cần lưu ý khi biên soạn văn bản 
1. Nắm vững vấn đề đặt ra để chọn thể loại cho phù hợp. Trong một văn bản chỉ nên tập 
trung vào một vấn đề, tránh nêu vấn đề đối lập nhau hoặc trùng lặp để nâng cao tính hiệu lực. 
2. Trong văn bản cần xác định rõ phạm vi hiệu lực, thẩm quyền ban hành văn bản, đối 
tượng tác động, thời gian, không gian, trách nhiệm thực hiện... 
3. Bảo đảm tính kế thừa của văn bản, chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính 
mạch lạc, hệ thống, khoa học, bảo đảm văn bản cấp dưới phục tùng văn bản cấp trên. 
4. Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ả rập cách 
mép dưới trang giấy 25 mm ở góc phải. 
5. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La 
Mã. 
Câu hỏi ôn tập và bài tập chương 3 
Xem chi tiết trong phần phụ lục. 
Phụ lục: 
1. Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ban hành kèm theo 
Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, ngày 19/01/2011 
2. Một số mẫu biểu, đơn, báo cáo hiện hành thường sử dụng của sinh viên, của lớp sinh 
viên trong quá trình học tập tại Học viện; 
3. Một số mẫu đơn, thư, hợp đồng dân sự thường gặp. 
4. Câu hỏi và bài tâp: Chương 1; Chương 2 và Chương 3. 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 35 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Bài giảng Slide show (powerpoint): Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt, 
 Bộ môn phát triển kỹ năng, 01/2012. 
2. Nguyễn Hồng Cổn (và các tác giả khác): Kỹ năng thuyết trình và kỹ văn văn bản, Đại học 
Kinh doanh và Công nghệ, 2002; 
3. Nguyễn Minh Thuyết (chủ biên), Nguyễn Văn Hiệp: Tiếng Việt thực hành, Nxb Đại học 
Quốc gia Hà Nội, 1998 (tái bản, 2002); 
4. Bài giảng môn học: Phương pháp và kỹ năng soạn thảo văn bản, Đại học Cần thơ 
(www.stu.edu.vn); 
5. Tài liệu môn học: Phương pháp soạn thảo văn bản trên máy tính, Trường Quang Trung, 
TP. HCM (www.quangtrungtech.edu.vn); 
6. Bài giảng qua mạng giáo dục từ xa: Tiếng Việt thực hành, Học viện Phật giáo TP. Hồ 
Chí Minh (www.vbu.edu.vn); 
7. Ths. Lương Thanh Dũng: Bài giảng môn học: Kỹ năng xây dựng bản thân, Trường Đại 
học Kiến trúc TP. Hồ Chí Minh; 
8. GS. Nguyễn Lân, Muốn đúng chính tả, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội, 2010; 
9. Michel Voirol, Hướng dẫn cách biên tập, Nxb Thông tấn, Hà nội, 2004; 
10. Bộ luật Dân sự năm 2005; 
11. Thông tư 01/2011/TT-BNV Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 
của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011; 
12. Một số Website tham khảo: 
 +  
 +  
 + en.wikipedia.org/wiki/Skill; 
 + www.vietnamlearning.vn; 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 36 
TÀI LIỆU MÔN HỌC 
KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN TIẾNG VIỆT 
CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH ...................................0 
1.1. Văn bản và đặc trưng của văn bản .......................................................................................1 
1.1.1. Khái niệm về văn bản ....................................................................................................1 
1.1.2. Đặc trưng của văn bản..................................................................................................1 
1.2. Nội dung và cấu trúc văn bản...............................................................................................2 
1.2.1. Nội dung văn bản ..........................................................................................................2 
1.2.2. Cấu trúc của văn bản ....................................................................................................3 
1.3. Đoạn văn – Đơn vị điển hình và đơn vị cơ sở của văn bản..................................................4 
1.3.1. Khái niệm đoạn văn.......................................................................................................4 
1.3.2. Cấu trúc đoạn văn .........................................................................................................5 
1.3.3. Các kiểu kết cấu đoạn văn.............................................................................................6 
1.3.4. Các loại đoạn văn .........................................................................................................7 
1.4. Các loại hình văn bản thường dùng......................................................................................7 
1.4.1. Các phong cách văn bản ...............................................................................................7 
1.4.2. Các văn bản có tính pháp quy .......................................................................................9 
1.4.3. Các văn bản hành chính thông thường. ........................................................................9 
1.4.4. Các loại giấy tờ hành chính ........................................................................................10 
1.5. Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ ......................................................11 
1.5.1. Đặc trưng ngôn ngữ trong văn bản hành chính công vụ ............................................11 
1.5.2. Sử dụng câu .................................................................................................................11 
1.5.3. Sử dụng từ ngữ ............................................................................................................12 
Câu hỏi ôn tập và bài tập chương 1...........................................................................................13 
CHƯƠNG 2 - PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN THÔNG THƯỜNG....14 
2.1. Quá trình tạo lập văn bản ...................................................................................................14 
2.1.1. Định hướng tạo lập văn bản........................................................................................14 
2.1.2. Xây dựng kết cấu (đề cương) văn bản.........................................................................15 
2.1.3. Thể hiện văn bản .........................................................................................................15 
2.1.4. Kiểm tra, hoàn thiện văn bản ......................................................................................16 
2.2. Soạn thảo báo cáo...............................................................................................................16 
2.2.1. Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo ........................................................................16 
2.2.2. Các loại báo cáo và bố cục báo cáo ...........................................................................17 
2.2.3. Phương pháp soạn thảo báo cáo.................................................................................17 
2.3. Soạn thảo công văn ............................................................................................................18 
2.3.1. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn: .....................................................................18 
2.3.2. Xây dựng bố cục một công văn: ..................................................................................18 
2.3.3. Phương pháp soạn thảo nội đung công văn: ..............................................................19 
2.4. Soạn thảo tờ trình ...............................................................................................................19 
2.4.1. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:........................................................................19 
2.4.2. Xây dựng bố cục tờ trình:............................................................................................19 
LƯU HÀNH NỘI BỘ 
 37 
2.5. Soạn thảo thông báo ...........................................................................................................20 
2.5.1. Xây dựng bố cục thông báo: .......................................................................................20 
2.5.2. Trong thông báo:.........................................................................................................20 
2.6. Soạn thảo biên bản .............................................................................................................20 
2.6.1. Yêu cầu của một biên bản: ..........................................................................................20 
2.6.2. Cách xây dựng bố cục: ................................................................................................21 
2.6.3. Phương pháp ghi chép biên bản: ................................................................................21 
2.7. Soạn thảo đơn, thư, hợp đồng dân sự .................................................................................21 
2.7.1. Soạn thảo đơn, thư ......................................................................................................21 
2.7.2. Soạn thảo hợp đồng dân sự .........................................................................................22 
Câu hỏi ôn tập và bài tập chương 2...........................................................................................24 
CHƯƠNG 3 - THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN................................................25 
3.1. Một số quy tắc cơ bản khi soạn thảo văn bản trên máy tính ..............................................25 
3.1.1. Khái niệm ký tự, từ, dòng, câu, đoạn ..........................................................................25 
3.1.2. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản...............................................................................26 
3.2. Thể thức văn bản hành chính .............................................................................................27 
3.2.1. Quốc hiệu và tiêu ngữ: ................................................................................................27 
3.2.2. Tên cơ quan ra văn bản: .............................................................................................27 
3.2.3. Số và ký hiệu của văn bản:..........................................................................................28 
3.2.4. Địa danh và ngày tháng: .............................................................................................28 
3.2.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản: ........................................................29 
3.2.6. Nội dung văn bản: .......................................................................................................29 
3.2.7. Phần chứng nhận văn bản:..........................................................................................30 
3.2.8. Nơi nhận văn bản: .......................................................................................................31 
3.2.9. Các thành phần, thể thức khác:...................................................................................32 
3.2.10. Thể thức bản sao: ......................................................................................................32 
3.3. Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản....................................................................................33 
3.3.1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản:.....................................................33 
3.3.2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản: .................................................33 
3.3.3. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao: .................................................33 
3.4. Một số vấn đề cần lưu ý khi biên soạn văn bản .................................................................34 
Câu hỏi ôn tập và bài tập chương 3...........................................................................................34 
Phụ lục:.......................................................................................................................................................34 
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................................35