Quản lý Dự án Công nghệ thông tin - Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án

Quản lý Dự án IT 
Thạc Bình Cường 
Giới thiệu 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
2 
Nội dung Khoá học 
Bài 1. Giới thiệu chung 
Bài 2. Xác định dự án 
Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án 
Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án 
Bài 6. Kết thúc dự án 
Giới thiệu 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
3 
Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
1. Các thủ tục dự á n 
2. Hồ sơ quản lý dự á n 
3. Các biểu mẫu (Forms ) 
4. Văn phòng dự án (Project Office) 
5. MS Project - Tool 
Tổ dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
4 
Mục tiêu của phần này 
Giúp học viên hiểu biết về: 
Nắm được các thủ tục chính 
Hiểu ý nghĩa của các loại tài liệu chủ yếu 
Các công việc thường ngày của bộ phận văn phòng quản lý dự án 
3. Các thủ tục dự án 
Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
5 
1. Các thủ tục dự án 
PM cần phải xây dựng một số thủ tục làm việc trong dự án. 
Mỗi thủ tục là một quy định/nội quy bắt buộc các thành viên dự án phải tuân theo. 
Mỗi thủ tục là một bản viết rõ ràng, phát cho anh em, không nói bằng lời 
Sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
6 
Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án ... 
Phải chọn ra một phần mềm thích hợp 
Phải học sử dụng phần mềm thành thạo 
Nên sử dụng 1 phần mềm cho: 
tất cả các máy tính trong dự án 
tất cả các công việc có thể đáp ứng 
Phần mềm chỉ trợ giúp, không thể thay thế 
Sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
7 
Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án 
Dữ liệu phải thường xuyên được cập nhật 
Người cập nhật càng ít càng tốt. Người xem càng nhiều càng tốt 
Biết sử dụng thành thạo 1 hơn là biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm 
Trong thực tế còn rất nhiếu yếu tố khác không mô tả được, không định lượng được 
Nên kết hợp thêm với các phần mềm Word, EXCEL, Email 
3. Các thủ tục dự án 
Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
8 
Vì sao phải áp đặt các thủ tục 
Tạo ra một chuẩn mực để trao đổi, làm việc trong nhóm một cách hiệu quả 
Tập trung suy nghĩ, hành động của các thành viên trong tổ theo 1 hướng 
Tăng năng suất công việc (mọi việc quy định rõ ràng, không mất thời gian hỏi nhau) 
Chỉ nên đặt ra các thủ tục cho những nội dung chính, quan trọng (PM quyết định) 
3. Các thủ tục dự án 
Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
9 
Nên xây dựng các thủ tục cho 
Kiểm soát thay đổi 
Sử dụng thiết bị 
Dùng các biểu mẫu 
quy chế báo cáo 
Trách nhiệm của một số người trong dự án 
Họp hành 
Mua sắm vật tư, thiết bị 
Mỗi thủ tục đều phải trả lời các câu hỏi: Ai, cái gì, khi nào, ở đâu, thế nào, Tại sao. 
Tổ dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
10 
Luồng công việc (WorkFlow) 
Lập danh sách các công việc trong biểu đồ mạng 
Xác định công việc nào còn chưa bắt đầu hay chưa hoàn tất tới ngày hiện tại 
Xác định người tiếp xúc để biết hiện trạng về từng công việc 
Thu thập hiện trạng về mỗi công việc 
Công việc hoàn thành 100%? 
Ghi ngày hoàn thành thực tế 
Ghi hoàn thành 100% 
Ghi ngày bắt đầu thực tế 
Ghi phần trăm hoàn thành 
Không 
Có 
 Thủ tục quản lý công việc 
Hồ sơ quản lý dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
11 
2. Hồ sơ quản lý dự án 
Hồ sơ quản lý dự án: bao gồm tất cả các giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình hoạt động của dự án. 
Tổ dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
12 
H ồ sơ quản trị hành chính 
 C¸c chÝnh s¸ch 
 C¸c thñ tôc hµnh chÝnh 
 C¸c tiªu chuÈn 
Hồ sơ quản lý dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
13 
Vấn đề 
Lưu trữ cái gì ? 
Ai giữ ? 
Lưu trữ như thế nào ? 
Hồ sơ quản lý dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
14 
Lưu trữ cái gì 
Chia thành các loại tài liệu khác nhau 
Thư từ trao đổi với bên ngoài 
Các ước lượng thời gian 
Các biểu mẫu 
Các bản ghi nhớ 
Các biên bản các cuộc họp 
Các thủ tục 
Các báo cáo 
Các quy định về trách nhiệm, quyền hạn 
Các cập nhật lịch biểu 
Bảng công việc 
Các tài liệu khác có liên quan 
Hồ sơ quản lý dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
15 
Ai lo việc lưu trữ 
Trợ lý PM: Có trách nhiệm 
Phân loại tài liệu 
Tạo lập, thu thập, bổ sung hồ sơ 
Cung cấp tài liệu khi được yêu cầu 
Hồ sơ quản lý dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
16 
Lưu trữ như thế nào 
Trên giấy: (không khuyến khích): Tổ chức thành các folder 
Trên máy tính (khuyến khích): Tổ chức thành các folder chia sẻ trên mạng (Nếu Dự án trải rộng trên nhiều tỉnh => Truy cập qua Web) 
Luôn có một "File list" (trên giấy, trên máy) được cập nhật thường xuyên và thông báo cho mọi người 
Hồ sơ quản lý dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
17 
Tại sao phải tổ chức lưu trữ hồ sơ dự án 
Mất thời gian 1 lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần 
Tạo điều kiện theo dõi dự án 
Tạo điều kiện thuận lợi cho cấp trên (hoặc nhà tài trợ) kiểm tra dự án 
Là cơ sở để lập các báo cáo 
Là chỗ dựa để PM tự bảo vệ mình 
Chia sẻ thông tin trong tập thể thực hiện dự án 
Tổ dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
18 
Hồ sơ giúp kiểm soát dự án 
 KÕt qu¶ bµn giao ®¸p øng tiªu chuÈn 
 Tèi thiÓu ho¸ c¸c rñi ro dù ¸n 
 KÕ ho¹ch ®­îc x©y dùng phï hîp víi mÉu 
 TiÕn tr×nh ®­îc ®o l­êng, ghi chÐp vµ b¸o c¸o 
 C¸c trë ng¹i ®­îc x¸c ®Þnh vµ chØ ra 
Tổ dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
19 
Quy tr ình báo cáo và Ki ể m so á t 
 Theo dâi & xem xÐt c¸c d÷ liÖu môc tiªu 
 Rµ xÐt c¸c kÕt qu¶ bµn giao 
 B¸o c¸o vµ ph©n tÝch tiÕn tr×nh 
 T ái định hướng dù ¸n khi cÇn thiÕt 
 Lùa chän phÇn mÒm qu¶n lý dù ¸n 
Các biểu mẫu 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
20 
3. Các biểu mẫu tài liệu của dự án 
PM cần quy định một số biểu mẫu cho một số báo cáo, đề nghị, tờ trình, .... 
Các biểu mẫu 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
21 
Vì sao cần các biểu mẫu 
Thống nhất cách trình bày về một vấn đề 
Dễ theo dõi, xử lý 
Các biểu mẫu 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
22 
Ví dụ về một số biểu mẫu 
Mô tả công việc 
Ước lượng thời gian công việc 
Bản ghi hiện trạng công việc 
Kiểm soát thay đổi 
Bổ nhiệm nhân viên 
Dự kiến chi phí 
Vấn đề n ả y sinh 
Đơn mua hàng 
Theo dõi sử dụng lao động (chấm công) 
Bản ghi chi phí sử dụng tài nguyên thực tế 
Đồ hình tài nguyên 
Các biểu mẫu 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
23 
Lưu ý 
Nên soạn biểu mẫu trên máy tính (chia sẻ và thông báo rộng rãi) 
Có hướng dẫn cách khai (ngắn gọn, rõ ràng) 
Thiết kế thoáng, nhiều chỗ trống 
Chỉ yêu cầu viết đủ các thông tin cần thiết, tránh viết dài, thừa 
Biểu mẫu nên thiết kế sao cho dễ khai, mất ít thời gian để khai 
Báo cáo 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
24 
Báo cáo 
Báo cáo: là một loại Biểu mẫu (Form), được thiết kế để cấp dưới báo cáo lên cấp trên. 
Form cho báo cáo được thiết kế đa dạng, phong phú (lời văn, hình vẽ, bảng biểu,...). Cố gắng sao cho báo cáo có thể tạo ra trên máy tính. 
Ví dụ 
Báo cáo 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
25 
Một số ví dụ về báo cáo được dùng trong dự án bao gồm 
Biểu đồ mũi tên 
Sơ đồ thanh 
Biểu đồ việc trước 
Lịch biểu việc trước - sau 
Lịch biểu dự án 
Tóm tắt trạng thái dự án 
Chi phí tài nguyên 
Việc sử dụng tài nguyên đến ngày đó 
Các bien bản 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
26 
Các biên bản 
Là một loại tài liệu không thể thiếu 
Là một dạng ghi lại những thống nhất, cam kết 
Theo dõi và quản lý các cuộc họp và các sự kiện của dự án 
Ví dụ 1 
Ví dụ 2 
Các bien bản 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
27 
Lưu ý 
Biên bản cần cụ thể, rõ ràng, tránh sơ sài 
Nói trực tiếp vấn đề, ngắn gọn (1- 2 trang) 
Cấu trúc logic, hợp lý 
Nên tập trung vào những điểm đã thỏa thuận, thống nhất 
Thư viện dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
28 
Thư viện dự án (Trợ lý PM quản lý) 
Các ấn bản của riêng cơ quan 
Sách 
Báo chí, tin tức 
Hồ sơ, tài liệu dự án 
Các thủ tục dự án 
Tài liệu kĩ thuật 
Ví dụ 
Văn phòng dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
29 
4. Văn phòng dự án (Project Office) 
Trung tâm chỉ huy và kiểm soát của dự án. Phần lớn các hoạt động và quyết định quản lí dự án chính đều xuất hiện tại văn phòng dự án 
Nơi cung cấp các tài nguyên dự án 
Nơi tổ chức các cuộc họp quan trọng 
Nơi làm việc chính thức của Ban quản lý dự án và PM 
Tổ dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
30 
Nhiệm vụ của văn phòng dự án 
ph©n tÝch 
xu h­íng 
s¬ ®å tæ chøc 
kiÓm so¸t 
thay ®æi 
lËp b¸o c¸o 
vÒ thùc tr¹ng 
lËp b¶ng 
biÓu 
®­a ra c¸c 
gi¶i ph¸p 
sö dông 
c¸c nguån 
duy tr× 
kÕ ho¹ch 
ng©n sach 
dù ¸n 
lËp th­ viÖn vÒ 
c¸c v¨n b¶n tµi liÖu 
lËp b¸o c¸o 
theo thêi gian 
®­a ra 
c¸c kÕt qu¶ 
kh«ng cÇn 
thÈm ®Þnh 
gi¸m s¸t 
thêi gian 
h­íng dÉn 
lËp kÕ ho¹ch 
theo dâi lÞch 
tr×nh 
dÞch thuËt 
Văn phòng dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
31 
Lưu ý 
Dự án càng lớn => Văn phòng dự án lớn 
Lập Văn phòng dự án càng sớm càng tốt 
Văn phòng dự án cần có 
Phần mềm quản lí dự án tự động 
Tài liệu dự án 
Hồ sơ quản lý dự án 
Thư viện dự án 
Tổ dự án 
Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
32 
Kết luận 
Từ quan liêu liên quan đến Văn phòng. Tuy nhiên không có tài liệu thì khó có thể nói tới thành công của dự án 
Tài liệu bao gồm: Các bản ghi nhớ, mô tả Thủ tục dự án, Luồng công việc, Tài liệu dự án, Hồ sơ dự án. 
Bạn cũng cần một vị trí chung để cất giữ tài liệu gọi là Thư viện.