Quản lý Dự án Công nghệ thông tin - Bài 6: Kết thúc dự án

Quản lý Dự án CNTT 
Thạc Bình Cường 
Giới thiệu 
Kết thúc dự án 
2 
Nội dung Khoá học 
Bài 1. Giới thiệu chung 
Bài 2. Xác định dự án 
Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án 
Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án 
Bài 6. Kết thúc dự án 
Giới thiệu 
Kết thúc dự án 
3 
Bài 6. Kết thúc dự án 
1. Nhập đề 
2. Thống kê lại dữ liệu và Rà soát 
3. Hạ cánh (WINDING DOWN ) 
Kết thúc dự án 
4 
Muc tiªu bµi häc 
HiÓu ®­îc các nh©n tè c¨n b¶n vµ ph­¬ng ph¸p thực hiện ®èi víi giai ®o¹n hoµn thiÖn dù ¸n 
HiÓu ®­îc tÇm quan träng cña ViÖc rµ xÐt Sau thùc hiÖn 
Kết thúc dự án 
5 
1. Nhập đề 
 Một dự án phải kết thúc, sớm hay muộn. Các lí do kết thúc dự án 
Đã hoàn thành các yêu cầu 
Chưa hoàn thành các yêu cầu, nhưng ...... 
Kinh phí đã hết, không thể cấp thêm 
Thời hạn đã hết, không cho phép gia hạn thêm 
Ban Quản lý và nhà tài trợ quyết định chấm dứt 
Những lý do đặc biệt khác 
Kết thúc dự án 
6 
Hoµn tÊt dù ¸n lµ viÖc gi¶i thÓ tæ chøc vµ m«i tr­êng dù ¸n theo ph­¬ng thøc ®· ®­îc Ên ®Þnh sau khi ®· ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu cña dù ¸n vµ tÊt c¶ c¸c nhiÖm vô trong kÕ ho¹ch lµm viÖc chi tiÕt ®­îc hoµn thµnh. 
Hoµn thiÖn dù ¸n 
Kết thúc dự án 
7 
Quy tr×nh hoµn thiÖn dù ¸n 
Rµ xÐt vµ cËp nhËt kÕ ho¹ch qu¶n lý 
X©y dùng kÕ ho¹ch chi tiÕt hoµn tÊt dù ¸n 
TiÕn hµnh rµ xÐt c¸c ho¹t ®éng 
KÕt thóc hîp ®ång víi c¸c nhµ thÇu phô 
ChuÈn bÞ c¸c b¸o c¸o dù ¸n cuèi cïng 
LËp v¨n b¶n vµ gi÷ c¸c kÕt qu¶ bµn giao 
§ãng v¨n phßng dù ¸n 
Gi¶i thÓ tæ chøc dù ¸n 
TiÕn hµnh c¸c cuéc häp kÕt thóc dù ¸n 
TiÕn hµnh rµ xÐt sau thùc hiÖn 
ThiÕt lËp l¹i viÖc ph©n bæ nh©n sù 
Kết thúc dự án 
8 
2. Thống kê lại và Rà soát 
 Cần thống kê lại các số liệu "lịch sử" về chi phí, thời gian thực hiện, chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm. 
 So sánh giữa kế hoạch và thực tế 
 Tìm nguyên nhân (kể cả trong trường hợp mọi sự là hoàn hảo) 
Kết thúc dự án 
9 
Nguyªn t¾c 
Quy tr×nh ®èi víi viÖc hoµn tÊt dù ¸n cÇn ®­îc lËp kÕ ho¹ch víi sù chó ý vµo tõng chi tiÕt gièng nh­ c¸c giai ®o¹n vai trß vµ tr¸ch nhiÖm con ng­êi tr¶i qua sù thay ®æi lín vµo thêi ®iÓm cuèi cïng cña dù ¸n 
C¸c kÕ ho¹ch ®èi víi viÖc hoµn tÊt dù ¸n cÇn lªn lÞch c¸c ho¹t ®éng yªu cÇu cña Rµ xÐt sau thùc hiÖn 
Rút bài học kinh nghiệm 
Kết thúc dự án 
10 
Đề cương BC kinh nghiệm 
I. Giới thiệu chung về dự án 
 A. Mục đích 
 B. Phạm vi 
II. Tình hình/hiện trạng trước khi thực hiện dự án 
III. Tóm tắt nội dung công việc của dự án 
IV. Những điểm đã đạt được/thành công 
 A. Các thành công 
 B. Thảo luận về từng thành công 
V. Các vấn đề gặp phải trong khi thực hiện dự án 
 A. Thảo luận về từng vấn đề 
 B. Cách khắc phục vấn đề 
VI. Cơ hội cho công việc tương lai 
Rút bài học kinh nghiệm 
Kết thúc dự án 
11 
Các nguồn tài liệu tham khảo để viết tài liệu 
Yêu cầu kiểm soát thay đổi 
Bản ghi chi phí 
Phỏng vấn với các thành viên tổ, Ban lãnh đạo và khách hàng 
Biên bản các cuộc họp 
Lịch biểu thời gian 
Phác thảo dự án và những sửa đổi 
Tài liệu thống kê 
Viết tài liệu cuối/ngay sau khi kết thúc DA 
Rút bài học kinh nghiệm 
Kết thúc dự án 
12 
Tài liệu này là không có lợi khi nào? 
PM không đủ trình độ, không đủ thông tin => viết ra một tài liệu không chính xác. 
Mục đích chính trị của tài liệu: Tài liệu không phản ảnh sự thật, hoặc để công kích người khác 
Không phổ biến cho ai, hoặc không cho ai đọc. 
Kết thúc dự án 
13 
TiÕn hµnh c¸c cuéc häp kÕt thóc dù ¸n 
Xem xÐt c¸c yªu cÇu dù ¸n 
c¸c môc tiªu dù ¸n 
ph¹m vi dù ¸n 
C¸c kÕt qu¶ bµn giao chÝnh 
ph­¬ng ph¸p tiÕp cËn dù ¸n 
lÞch tr×nh ë møc cao 
Xem xÐt c¸c thµnh qu¶ dù ¸n 
nÒn t¶ng 
kÕt qu¶ bµn giao 
®Æc tÝnh næi bËt 
c¸c lîi Ých lín ®· ®¹t ®­îc 
Thùc tr¹ng cuèi cïng 
kÕ ho¹ch so víi thùc tÕ 
ph©n tÝch sù kh¸c nhau vµ th¶o luËn 
Xem xÐt c¸c kho¶n môc më 
danh môc næi bËt 
danh môc c¸c vÊn ®Ò thay ®æi 
kh¸i qu¸t c¸c b­íc tiÕp theo 
hoµn tÊt lÞch tr×nh chuyÓn ®æi 
c¸c môc tiªu/ kÕ ho¹ch ®èi víi rµ xÐt sau thùc hiÖn 
LÞch tr×nh 
Kết thúc dự án 
14 
TiÕn hµnh rµ xÐt sau triển khai 
Quy tr×nh vµ viÖc hoµn tÊt dù ¸n 
Lîi Ých kinh doanh/ tÝnh hiÖu qu¶ cña dù ¸n 
TiÕn hµnh vµi th¸ng sau khi triÓn khai 
Thùc hiÖn vµ theo dâi ngoµi dù ¸n 
Kết thúc dự án 
15 
Kiểm điểm sau khi bàn giao ... 
 Mục đích: Khảo sát hiệu suất phục vụ của sản phẩm và các hoạt động duy trì, bảo trì, hỗ trợ khách hàng. 
Xác định xem mục đích và mục tiêu của dự án có đạt được không? 
Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu của khách hàng không? 
Đánh giá ích lợi thực sự của sản phẩm? 
Khách hàng có thực sự thoả mãn? 
Thảo luận sự hỗ trợ tiếp tục 
Kết thúc dự án 
16 
Kiểm điểm sau khi bàn giao 
 Khi họp kiểm điểm, nên ... 
Mời tư vấn độc lập 
Khoanh vùng những nội dung cần họp bàn, tránh đi lan man, cãi vã 
Cần khoảng 3-6 tháng chuẩn bị cho cuộc họp (tuỳ độ lớn của dự án) 
Tổng kết những điểm mới (sáng kiến, kinh nghiệm, ...) trong dự án 
Kết thúc dự án 
17 
3. Hạ cánh (WINDING DOWN) 
Thải bớt người, phân công lại công việc 
Xác nhận và công bố những cá nhân/đơn vị đã làm tốt (động viên tinh thần, hoặc kèm theo vật chất - dù nhiều/ít) 
Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách để PM tự bảo vệ mình) 
Kết thúc dự án 
18 
C¸c nh©n tè thµnh c«ng 
KÕ ho¹ch lµm viÖc toµn diÖn ®­îc x©y dùng 
ViÖc ®¸nh gi¸ qu¸ tr×nh triÓn khai ®­îc tiÕn hµnh 
C¸c b¸o c¸o dù ¸n cuèi cïng ®­îc ph¸t hµnh, c¸c kÕt qu¶ bµn giao ®­îc l­u gi÷ 
Gi¶i thÓ chÝnh thøc tæ chøc cña dù ¸n 
ViÖc rµ xÐt toµn diÖn sau triÓn khai ®­îc tiÕn hµnh 
Kết thúc dự án 
19 
KÕt luËn 
ViÖc gi¶i thÓ yªu cÇu sù cÈn thËn kh«ng kÐm viÖc x©y dùng dù ¸n 
Rµ xÐt sau thùc hiÖn lµ mét c¬ héi tèt ®èi víi nghiªn cøu cña c¸ nh©n còng nh­ tæ chøc 
 	Nh­ng...Nã ph¶i ®­îc lËp kÕ ho¹ch vµ tiÕn hµnh ®¶m b¶o tËp trung tÝch cùc vµo c¸c môc tiªu kinh doanh cña dù ¸n vµ tæ chøc 
Kết thúc dự án 
20 
Kết luận toàn khoá học 
Lập kế hoạch dự án 
Danh sách công việc 
ước lượng 
Lên lịch biểu 
Lên ngân sách 
Xác định 
 dự án 
Xây dựng Phác thảo công việc 
Công bố dự án 
Tổ chức 
 dự án 
Lập tài liệu dự án và hoạt động quản lý dự án 
Lập tổ dự án 
Phân bổ tài nguyên 
Xác định cách làm lại 
Không 
Kiểm soát 
 dự án 
Quản lí 
dự án 
Theo dõi và quản lý tiến độ 
Phân tích khác biệt 
Lập kế hoạch lại? 
Xác định sửa đổi cần thiết 
Thực hiện sửa đổi 
Kết thúc 
dự án 
Có 
Kết thúc 
 dự án 
Qúa trình quản lí dự án 
Kết thúc dự án 
21 
Tài liệu tham khảo 
Project Management Methodology - A Practical Guide for the Next Millenium, Ralph L. Kliem, Irvin S. Ludin, Ken L. Robertson, Marcel Dekker, Inc., 1997 
Managing Information Technology - What Managers Need to Know, E. Wainright Martin et al., Second Edition, Prentice Hall, 1994 
Software Project Management : A Unified Framwork, Walker Royce, Addition-Wesley, 1998 
A Guide to the Project Management - Body of Knowledge, William R. Duncan, PMI Standard Committee, 1996 
Roger S. Pressman, Software Engineering - A Practitioner's approach, fifth edition. McGraw Hill, 2001. 
Một số Website có ích