Quản lý Dự án Công nghệ thông tin - Bài 2: Xác định dự án
Bài 2. Xác định dự án
1. Xác định mục đích và mục tiêu dự án
2. Làm tài liệu Phác thảo dự án
3. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án
4. Kết luận
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Quản lý Dự án Công nghệ thông tin - Bài 2: Xác định dự án", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
Tóm tắt nội dung tài liệu: Quản lý Dự án Công nghệ thông tin - Bài 2: Xác định dự án
Quản lý Dự án IT Thạc Bình Cường Xác định dự án 2 Nội dung Khoá học Bài 1. Giới thiệu chung Bài 2. Xác định dự án Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án Bài 6. Kết thúc dự án Xác định dự án 3 Bài 2. Xác định dự án 1. Xác định mục đích và mục tiêu dự án 2. Làm tài liệu Phác thảo dự án 3. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự á n 4. Kết luận Xác định dự án 4 Các mục tiêu Sau khi kết thúc phần này bạn sẽ: Hiểu được sự cần thiết của việc xác định được mục đích công việc Lập được một hồ sơ ban đầu về dự án Hiểu biết về quan hệ các bên liên quan dự án Xác định mục đích và mục tiêu dự án Xác định dự án 5 1. Xác định mục đích và mục tiêu dự án Mục đích (Goals) là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung không đo được. Mục tiêu (Objectives) là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích. Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của dự án đã đi đến mức nào. Xác định dự án 6 Giá trị của các mục tiêu rõ ràng Thiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự án Đưa ra mục tiêu để hướng dẫn đội dự án Cho phép xác định thời điểm kết thúc! C¸c môc tiªu §éi dù ¸n Xác định dự án 7 Các mục tiêu và thoả hiệp Ph¹m vi Thêi gian ChÊt lîng T ài chính sù thay ®æi cña bÊt cø môc tiªu nµo ®Òu ¶nh hëng ®Õn c¸c môc tiªu kh¸c Xác định mục đích và mục tiêu dự án Xác định dự án 8 Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu Mục tiêu phải là chi tiết cụ thể của mục đích Phụ hoạ và nhất quán cho mục đích Khi tất cả các mục tiêu đã đạt được, có nghĩa là mục đích đã đạt được Xác định dự án 9 Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu Mục đích #1 Mục đích #2 Mục tiêu #1 Mục tiêu #2 Mục tiêu #3 Mối quan hệ giữa mục đích và mục tiêu Xác định mục đích và mục tiêu dự án Xác định dự án 10 Ví dụ 1: Dự án xây cầu Mục đích: Xây dựng một cái cầu hiện đại qua sông Hồng phạm vi một khoảng thời gian và trong phạm vi ngân sách Các mục tiêu hỗ trợ cho mục đích này: Cầu chở được xe ô tô có tải trọng tối đa 15 tấn Trọng lượng cầu cần nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay có cùng chiều dài Tuổi thọ của cầu phải đảm bảo trên 50 năm Đảm bảo cho 4 làn xe ô tô chạy, 2 làn xe máy và 2 làn người đi bộ Kinh phí cấp phát 5 triệu đô la Cầu sẽ xây xong trước ngày 2 tháng 9 năm xxxx. v.v... Xác định mục đích và mục tiêu dự án Xác định dự án 11 Ví dụ 2: Dự án xây dựng bệnh viện tỉnh Mục đích của dự án: Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại, phục vụ việc chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân trong tỉnh Các mục tiêu của dự án: Bệnh viện có khuôn viên 20 000 met vuông Bệnh viện có 20 phòng nội trú, với 300 giường bệnh Bệnh viện có các Khoa: Tim/mạch, xương, .... Bệnh viện có khoảng 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc và phục vụ nhân dân Kinh phí dự kiến: 4 triệu USD Thời gian dự kiến: 2 năm Xác định mục đích và mục tiêu dự án Xác định dự án 12 Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá QLHC Nhà nước, 2001-2005 ... Mục đích dự án: Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp. Xác định mục đích và mục tiêu dự án Xác định dự án 13 Ví dụ 3: Đề án Tin học hoá QLHC Nhà nước, 2001-2005 Các mục tiêu dự án Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan quản lý nhà nước Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia (Cơ sở dữ liệu quốc gia về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên đất, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính, v.v...) Tin học hoá các dịch vụ công: Đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v... Thời gian thực hiện Đề án : 5 năm 2001-2005 Kinh phí thực hiện Đề án: 1000 tỷ VND Xác định dự án 14 Đánh giá nội dung việc xác định dự án Báo cáo rõ ràng về các mục tiêu của dự án chưa? Tránh việc mô tả các giải pháp? Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh trong phạm vi dự án? (phạm vi, chất lượng, thời gian, đầu tư) Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu - thậm chí cả các mục tiêu hiển nhiên mà tất cả mọi người đều công nhận? Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương tiện đo lường những kết quả đạt được? Có phải các mức độ yêu cầu của thành tựu đạt được đưa ra một phạm vi chấp nhận được, bao gồm mức chấp nhận tối thiểu (trường hợp xấu nhất)? Xác định dự án 15 §¸nh gi¸ h×nh thøc x¸c ®Þnh dù ¸n Râ rµng Kh«ng cã ng«n tõ nhËp nh»ng Kh«ng cã ng«n ng÷ marketing Kh«ng cã tõ viÕt t¾t Ng¾n gän 25 tõ hoÆc Ýt h¬n Nªn “lµ g×” chø kh«ng ph¶i “nh thÕ nµo” Đ Çy ®ñ Tr×nh bµy ph¹m vi, lÞch tr×nh, nguån Sö dông c¸c ®éng tõ hµnh ®éng Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Xác định dự án 16 Những điểm cần tránh trong việc xác định dự án Nội dung không đầy đủ (đặc biệt là các ràng buộc đối với dự án) Nhượng bộ những yêu cầu không khả hiện do khách hàng đề nghị Tránh viết những câu văn không rõ nghĩa Bản phác thảo dự án đã được các bên ký vào. Thực hiện dự án có những thay đổi, nhưng không ai để ý. Không nên coi rằng những thay đổi đó được các bên nhất trí. Làm tài liệu Phác thảo dự án Xác định dự án 17 2. Làm tài liệu Phác thảo dự án (Statement of Work) Phác thảo dự án là tài liệu xác định ra phạm vi của dự án và trách nhiệm của những người tham dự. Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số những bên tham gia dự án. Khi thống nhất về nội dung SOW, khách hàng, người tài trợ dự án và người quản lí dự án coi như đã nhất trí: Về các mục đích và mục tiêu của dự án. Ai chịu trách nhiệm làm việc gì Làm tài liệu Phác thảo dự án Xác định dự án 18 Thành phần chủ yếu của SOW ... Giới thiệu dự án Mô tả ngắn gọn về dự án, Giải thích cho ý đồ của dự án và những bên tham gia chính. Có thể bao gồm một số thông tin về bối cảnh lịch sử Mục đích và mục tiêu Phạm vi Xác định ranh giới của dự án Sản phẩm kết quả của dự án Những gì được đưa vào trong dự án và những gì bị đưa ra ngoài khuôn khổ dự án Những người liên quan chính Là những cá nhân hoặc tập thể có quyền lợi sát sườn với dự án. Làm tài liệu Phác thảo dự án Xác định dự án 19 Thành phần chủ yếu của SOW Tài nguyên dự án (nguồn nhân lực) Xác định nguồn nhân lực chủ chốt, cùng với trách nhiệm của mỗi người (hoặc nhóm người) sẽ đảm nhận. Không nên chỉ xác định các nguồn nhân lực bên trong 1 tổ chức Các điểm mốc thời gian quan trọng Kinh phí Nếu có thể, kinh phí được phân chia theo từng giai đoạn Phần hiệu chỉnh/điều chỉnh Chữ kí các bên liên quan Xác định dự án 20 C¸c c ông việc xác ®Þnh ph ác thảo dù ¸n Xem xÐt l¹i c¸c v¨n b¶n hiÖn cã LËp danh s¸ch c¸c v¨n b¶n/ th«ng tin cha ®Çy ®ñ hay cßn thiÕu TiÕn hµnh pháng vÊn vµ/hoÆc héi th¶o ®Ó thu thËp c¸c th«ng tin cßn thiÕu Ph©n lo¹i c¸c th«ng tin cô thÓ liªn quan ®Õn c¸c cam kÕt, lÞch tr×nh vµ c¸c kÕt qu¶ bµn giao KÕt hîp chÆt chÏ c¸c chi tiÕt vµo kÕ ho¹ch qu¶n lý §¹t ®îc tho¶ thuËn Làm tài liệu Phác thảo dự án Xác định dự án 21 Ví dụ: Phác thảo dự án "Giải toả và Di dân xóm liều T.Nhàn" Tên dự án: Như trên Người quản lý dự án (PM): Tiến sĩ Nguyễn văn X Danh sách Ban quản lý dự án: Tiến sĩ Nguyễn Văn X, trưởng ban Ông A Bà B Chủ đầu tư: UBND qu.Hai Bà Trưng HN Vi Du Làm tài liệu Phác thảo dự án Xác định dự án 22 Các bước tiến hành khi làm tài liệu phác thảo dự án Viết dự thảo Có cần sửa không? Các bên kí Không Chuyển cho đơn vị tài trợ (và khách hàng) Tổ chức họp xét duyệt Có Sửa Xác định dự án 23 Đánh giá phác thảo dự án C¸c tµi liÖu ®îc lËp trong kÕ ho¹ch qu¶n lý? Dùa trªn thµnh tùu cña c¸c môc tiªu dù ¸n? Cã thÓ ®¬ng ®Çu víi nh÷ng thay ®æi vÒ c¸c môc tiªu hay c¸c tiªu thøc ®îc thõa nhËn? Cã thÓ cung cÊp cho ngêi sö dông c¸c kÕt qu¶ thêng xuyªn vÒ % ®¹t ®ùoc c¸c môc tiªu dù ¸n? Ph¶n håi vÒ tÝnh thÝch hîp cña c¸c môc tiªu vµ ph¬ng ph¸p tiÕp cËn dù ¸n? Xác định dự án 24 3. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Thµnh c«ng phô thuéc vµo yÕu tè con ngêi Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Xác định dự án 25 Tổ chức dự án Người tài trợ dự án Khách hàng Người quản lí dự án Ban lãnh đạo Ban Điều hành dự án Tổ dự án Terms of Reference (TOR) Xác định dự án 26 Nhóm Quản Lý dự án Nhµ tµi trî Ban chØ ®¹o ®iÒu hµnh Qu¶n lý dù ¸n Nhãm trëng phô tr¸ch c«ng viÖc trùc tiÕp C¸c nhãm trëng phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc hç trî Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Xác định dự án 27 Người tài trợ dự án Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng. Bổ nhiệm người quản lí dự án Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứng Kí các hợp đồng pháp lí, khi được yêu cầu Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu cấp thêm tiền phát sinh Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu về quyết định và thay đổi Có quyền với mọi thay đổivè phát biểu công việc Kí xác nhận nghiệm thu những sản phẩm chủ chốt nhất Kí xác nhận kết thúc dự án Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Xác định dự án 28 Khách hàng Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án. Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án Phát biểu yêu cầu Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo thành công Xét duyệt, nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Xác định dự án 29 Người quản lí dự án Hoàn thành dự án Hiểu yêu cầu của khách hàng Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích và mục tiêu được xác định trong WBS Cung cấp báo cáo hiện trạng cho người tài trợ dự án và những đơn vị liên quan Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm bàn giao Quản lí mọi thay đổi của dự án Quản lí và kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất lượng và chi phí Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Xác định dự án 30 Ban lãnh đạo Bổ nhiệm các chức danh của Dự án: Ban dự án, Quản lý dự án,... Xét duyệt và giải quyết những vấn đề liên quan đến chỉ đạo cấp cao Xem xét tác động của dự án lên các dự án khác và hoạt động khác của tổ chức/đơn vị Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Xác định dự án 31 Ban Chỉ đạo Điều hành dự án. Kiểm điểm tình hình thực hiện dự án Đảm bảo dự án được thực hiện trong phạm vi đã xác định Hướng dẫn về các vấn đề có liên quan tới quản lí rủi ro Xem xét và giải quyết các yêu cầu Xem xét và tư vấn về những yêu cầu thay đổi dự án Đưa ra các chỉ đạo cho tổ dự án. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Xác định dự án 32 Tổ dự án Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng lực (talent) Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực hiện dự án, các công việc phải làm, các sản phẩm chuyển giao, và các ước lượng Hoàn thành các công việc như được xác định trong bản kế hoạch dự án Báo cáo hiện trạng cho người quản lí dự án Xác định những thay đổi ngay khi xuất hiện Xác định dự án 33 Quy trình tổ chức dự án X¸c ®Þnh vÞ trÝ dù ¸n trong tæ chøc thiÕt kÕ tæ chøc dù ¸n lËp thµnh v¨n b¶n vai trß vµ tr¸ch nhiÖm cña dù ¸n X©y dùng b¶ng m« t¶ c«ng viÖc lùa chän ®éi dù ¸n Step 1 Step 2 Step 3 Step 4 Step 5 Xác định dự án 34 Vi du Ban chØ ®¹o ®iÒu hµnh dù ¸n Chñ tÞch = nhµ tµi trî dù ¸n qu¶n lý ®¬n vÞ nghiÖp vô qu¶n lý b¶o ®¶m chÊt lîng Qu¶n lý dù ¸n nhãm trëng nhãm trëng qu¶n lý nhãm nhãm trëng nhãm trëng nhãm trëng nhãm trëng Qu¶n lý v¨n phßng dù ¸n Xác định dự án 35 L ưu ý về tổ chức dự án Hợp tác và cản trở Chất lượng Thay đổi về tổ chức Quản lý rủi ro Lập báo cáo và kiểm soát dự án Nhà thầu phụ Xác định dự án 36 Cơ cấu đội dự án mẫu TÊt c¶ c¸c nhãm liªn kÕt con ngêi trong kinh doanh vµ kü thuËt qu¶n ly dù ¸n nhãm v¨n phßng dù ¸n nhãm trëng hç trî kü thuËt nhãm trëng yªu cÇu hÖ thèng phô nhãm trëng b¶o l·nh hÖ thèng phô nhãm trëng kÕ to¸n hÖ thèng phô nhãm trëng hç trî viÖc triÓn khai qu¶n trÞ d÷ liÖu qu¶n trÞ b¶ng C«ng cô b¶o dìng/®µo t¹o hç trî text coordination C¸c yªu cÇu thiÕt kÕ X©y dùng kiÓm tra Unit/modular C¸c yªu cÇu thiÕt kÕ X©y dùng kiÓm tra Unit/modular C¸c yªu cÇu thiÕt kÕ X©y dùng kiÓm tra Unit/modular kiÓm tra tÝch hîp/hÖ thèng giao diÖn kÕt hîp kiÓm tra tÝnh thõa nhËn lËp kÕ ho¹ch chuyÓn ®æi m« h×nh v¨n phßng ®µo t¹o Xác định dự án 37 Cơ cấu tổ chức dự án Cơ cấu và con người là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của dự án giám đốc dự án điều hành nhóm quản lý các mối quan hệ cần phải được thiết lập Vai trò kiểm soát dự án phải luôn có trong nhiệm vụ kiểm soát và quản trị không cần thiết cán bộ làm việc full time không thể được thực hiện bởi giám đốc dự án Xác định dự án 38 Ví dụ mô tả công việc Vị trí: kiến trúc kỹ thuật (nhóm trưởng) báo cáo cho: quản đốc dự án người kiến trúc kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm đối với việc xác định, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát kỹ thuật của dự án Trách nhiệm quản lý 1 nhóm có từ 4-6 cán bộ dự án; xem xét các công cụ được sử dụng đối với các ứng dụng front-end và back-end; Xác định kiến trúc mong muốn được đưa vào xem xét trong phạm vi giới hạn của dự án; xem xét phần mềm để xác định tính khả dụng của kiến trúc; và, đưa ra hướng dẫn về tính khả thi kỹ thuật đối với các yêu cầu cụ thể Kỹ năng yêu cầu có kiến thức làm việc về các cơ sở dữ liệu, bao gồm Oracle; có kiến thức làm việc về các môi trường triển khai, ngôn ngữ triển khai, phần mếm kết nối cơ sở dữ liệu, và thông tin liên lạc; có kinh nghiệm rộng trong triển khai hệ thống sử dụng những công nghệ đã nêu ở trên; và, Có kinh nghiệm về quản lý và phối hợp trong đội dự án Các phẩm chất khác tối thiểu 5 năm kinh nghiệm về CNTT, đặc biệt là về phát triển kỹ thuật có bằng đại học Xác định dự án 39 Ma trận trách nhiệm Công việc Tên Công việc X Công việc Y Công việc Z ... Ng Văn A A A A ... Lê thị B P I R Cao văn C I P Không Vũ văn D C R Không Phạm văn E C Trần thị F R C P Các kiểu trách nhiệm khác nhau trên công việc A (Approving): Xét duyệt P (Performing): Thực hiện R (Reviewing): Thẩm định C (Contributing): Tham gia đóng góp I (Informing): Báo cho biết Xác định dự án 40 Tổ chức dự án c ần có Nhà tài trợ có trách nhiệm cao Hỗ trợ tích cực từ ban điều hành Phân định rõ trách nhiệm, thẩm quyền, Trao đổi hợp lý giữa cán bộ kỹ thuật và cán bộ chức năng Hoàn thành công việc với nguồn lực ít nhất Thông tin liên lạc hiệu quả Đơn giản hoá nội dung báo cáo Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Xác định dự án 41 Xây dựng Tổ dự án cần tránh Hiểu lầm nội dung của dự án Trách nhiệm không rõ ràng Quyền hạn không rõ ràng Phân việc không đều, không rõ ràng Không xác định được những người liên quan đến dự án Mục tiêu chung không rõ Thông tin không thông suốt Thành viên thiếu tin tưởng nhau không cam kết thực hiện kế hoạch không có tinh thần đồng đội thực sự không quan tâm tới chất lượng công việc thiếu định hướng Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Xác định dự án 42 Nếu sau khi khai trương dự án, không khí lại lắng xuống Triệu tập cuộc họp ngắn với các tổ viên Động viên, khích lệ các tổ viên Giải quyết mọi tư tưởng lo ngại, thiếu tin tưởng, và không hiểu rõ về chương trình công việc. Hỏi thành viên xem có vấn đề gì không. Nhắc các thành viên đề phòng và phát hiện các rủi ro ảnh hưởng đến dự án. Xác định dự án 43 Ban điều hành và nhà tài trợ phải phê chuẩn Ph¹m vi cña dù ¸n Ph¬ng ph¸p luËn ®îc sö dông Thµnh phÇn cña ®éi dù ¸n Ư íc tÝnh kü lìng vÒ thêi gian vµ chi phÝ Quy tr×nh ®èi víi viÖc qu¶n lý dù ¸n Xác định dự án 44 Ví dụ về Sổ tay dự án CNTT Ví dụ Xác định dự án 45 4. Kết luận Định hướng là điều sống còn cho hoàn thành mọi công việc. Cách tốt nhất là bắt đầu dự án bằng: Mục đích, Mục tiêu Quản lý dự án cần chính thức hoá chúng bằng văn bản gọi là SOW Cũng cần công bố dự án và công bố tài liệu trên rộng rãi cho mọi người liên quan dự án
File đính kèm:
- quan_ly_du_an_cong_nghe_thong_tin_bai_2_xac_dinh_du_an.ppt