Quản lý Dự án Công nghệ thông tin - Bài 5: Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án

Quản lý Dự án CNTT 
Thạc Bình Cường 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
2 
Nội dung Khoá học 
Bài 1. Giới thiệu chung 
Bài 2. Xác định dự án 
Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án 
Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án 
Bài 6. Kết thúc dự án 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
3 
Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án 
1. Thu thập và đánh giá hiện trạng 
2. Họ p 
3. Qu ản lý cấu hình 
4. Kiểm soát thay đổi 
5. Qu ản lý chất lượng 
6. Quản lý rủi ro 
7. Lập lại kế hoạch 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
4 
Các mục tiêu của phần này 
Sau khi kết thúc phần này, bạn sẽ hiểu: 
Kiểm soát là gì ? và tại sao sự thành công của dự án phụ thuộc vào nó 
Những việc thiết lập và các nhiệm vụ kế tiếp nào cần được thực hiện để triển khai kiểm soát được hiệu quả 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
5 
1. Thu thập và đánh giá hiện trạng 
Thu thập hiện trạng là: Dùng mọi phương sách để xác định xem các công việc (nói riêng) và toàn bộ dự án (nói chung) hiện nay đang tiến triển thế nào. 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
6 
Các bước 
Thu thập các dữ liệu về hiện trạng theo định kỳ (1 hoặc hai tuần). Công bố cho cán bộ tổ dự án biết Ví dụ 
Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của tổ dự án. Ví dụ 
Tránh đưa ra đánh giá (vội vã) khi thu thập dữ liệu. (Cần phân tích kỹ lưỡng) 
Làm tài liệu tổng hợp (tốt nhất là tổng hợp từ các tài liệu, báo cáo điện tử) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
7 
Mục đích của đánh giá 
Làm rõ sự khác biệt Dự kiến và Thực tế 
Khác biệt có thể là xấu hoặc tốt. 
Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu (tuỳ từng trường hợp cụ thể) 
Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch 
Ngày bắt đầu và kết thúc thực tại 
Sai biệt ngân sách 
Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
8 
V í dụ: Hi ện trạng dự án 
G ửi tới : 
T ừ : 
Copy: 
tuÇn kÕt thóc: 
kÕ ho¹ch dù ¸n: 
tr­ëng nhãm 
M ô tả các công việc được phân công trong tuần 
S ố hiệu 
công việc 
Ng ày bắt đầu/kết thúc thực tế 
S ố giờ thực tê 
S ố giờ còn lại 
T ổng 
S ố giờ dự tính cho tuần 
Ghi chó 
S ố hiệu 
công việc 
M ô tả các công việc được phân công trong tuần 
Ng ày bắt đầu/kết thúc thực tế 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
9 
Ví dụ: Phân công nhiệm vụ 
tªn dù ¸n:	ngµy: 
Tªn/sè nhiÖm vô:	tªn kÕt qu¶ bµn giao: 
m« t¶ kÕt qu¶ bµn giao: 
Ng ười ®­îc giao nhiÖm vô k ý 	 (To be signed off by lead team member upon completion) 
tªn	ngµy	ghi chó 
Ng ười sử dụng ký 	 (To be signed off by designated user representative) 
tªn	ngµy	ghi chó 
Qu ản lý chất lượng ký 	 (To be signed off by person(s) appointed for quality review) 
tªn	ngµy	ghi chó 
Tr ưởng nhóm ký 	 (To be signed off by the team leader only when deliverable has been satisfactorily 	completed and quality is acceptable) 
tªn	ngµy	ghi chó 
N ếu không kèm theo sản phầm, ghi nơi lưu trữ : 
 	 D ành riêng cho văn phòng dự án 
Đã nhận sản phẩm ?	YES/NO	 Ghi ch ú : 
Th ời gian dành thêm = 0	YES/NO	 Ghi ch ú : 
C ông việc đã kết thúc ?	YES/NO	 Ghi ch ú : 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
10 
V í dụ: Kết quả bàn giao - mốc thực hiện 
Dù ¸n: XXXXX 
ngµy b¸o c¸o: dd/mm/yy 
Mèc hoµn thµnh ngµy kÕt thóc hiÖn tr¹ng ghi chó sù kiÖn# 
xanh  vµng  ®á 
Baseline lÞch 
Xxxxx xxx N 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
11 
BC thực trạng - đồ thị xu hướng 
nhiÖm vô, nç lùc, hay chi phÝ 
tuÇn kÕt thóc 
60 
0 
10 
20 
30 
40 
50 
10/4 
24/4 
8/5 
22/5 
5/6 
19/6 
3/7 
17/7 
31/7 
14/8 
11/9 
28/8 
kÕ ho¹ch hiÖn t¹i 
thùc tÕ hiÖn nay 
tæng ­íc tÝnh cuèi cïng 
kÕ ho¹ch so víi thùc tÕ 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
12 
Kế hoạch với thực tế hoàn thành 
Nhi ệm vụ 
nhiÖm vô 
thùc tÕ 
nhiÖm vô 
theo kÕ ho¹ch 
T ổng nhiệm 
vụ thực tế 
T ổng nhiệm 
vụ kế hoạch 
120 
100 
80 
60 
40 
20 
0 
Note: Plan refers to revised plan 
Th ời gian 
0 
5 
10 
15 
20 
25 
30 
35 
7/6 
14/6 
21/6 
28/6 
5/7 
12/7 
19/7 
26/7 
2/8 
9/8 
16/8 
23/8 
30/8 
6/9 
13/9 
20/9 
27/9 
4/10 
11/10 
18/10 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
13 
Bắt đầu/kết thúc nhiệm vụ 
S ố công việc 
C ông việc hoàn 
thành kế hoạch 
Th ời gian 
C ông việc bắt 
đầu thực tế 
Hi ện thời 
C ông việc bắt 
đầu kế hoạch 
C ông việc hoàn 
thành thực tế 
14/6 
21/6 
28/6 
5/7 
12/7 
19/7 
26/7 
2/8 
9/8 
16/8 
23/8 
30/8 
6/9 
13/9 
20/9 
27/9 
4/10 
11/10 
18/10 
0 
20 
40 
60 
80 
100 
120 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
14 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
15 
Quản lý giá trị thu được (EVM) 
EVM là phương pháp đánh giá hoạt động dự án, nó tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí . 
Với một cơ sở - baselines (kế hoạch ban đầu và thay đổi được chấp nhận), bạn có thể xác định được dự án đạt được mục đích của nó ở mức độ nào. 
Bạn phải nhập định kỳ thông tin thực tế để dùng EVM 
Ngày càng nhiều tổ chức trên thế giới dùng EVM kiểm soát chi phí dự án. 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
16 
Các thuật ngữ quản lý giá trị thu được 
Giá trị dự tính (PV), trước đây được gọi là chi phí dự toán cho các công việc đã được lên lịch (BCWS), cũng gọi là dự toán, là phần của ước lượng tổng chi phí được duyệt dành cho một kế hoạch cho một giai đoạn nhất định 
Chi phí thực tế (AC) , trước đây được gọi là chi phí thực của công việc đã thực hiện (ACWP), là tổng của chi phí trực tiếp và gián tiếp phát sinh để hoàn thành công việc của một hoạt động trong một giai đoạn nhất định 
Giá trị thu được (EV) , trước đây gọi là chi phí dự toán của các công việc đã thực hiện (BCWP), là ước tính giá trị của các công việc trên thực tế đã hoàn thành. 
EV được dựa trên chi phí dự tính ban đầu cho dự án hoặc cho hoạt động và tỷ lệ hoàn thành công việc của dự án/hoạt động của nhóm (đến ngày tính EV) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
17 
Tỷ lệ thực hiện 
Tỷ lệ thực hiện (RP) là tỷ lệ công việc thực tế đã hoàn thành thực so với công việc trên kế hoạch phải được hoàn thành ở một thời điểm bất kỳ trong thời gian thực hiện dự án/hoạt động. 
Brenda Taylor, quản trị dự án cao cấp ở Nam Phi, đề xuất sử dụng phương pháp này để ước tính giá trị thu được. 
Ví dụ, đến cuối tuần 1, công việc cài đặt máy chủ đã hoàn thành một nửa. Tỷ lệ thực hiện là 50% (50/100) bởi vì hết tuần 1, lịch trình theo kế hoạch là công việc này phải hoàn thành 100%, nhưng thực tế chỉ hoàn thành được 50%. 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
18 
Bảng 7-4. Tính toán giá trị thu được sau 1 tuần hoạt động 
Hoạt động	 Tuần 1 
Giá trị thu được (EV) 
Giá trị dự tính (PV) 
Chi phí thực tế (AC) 
Biến động chi phí (CV) 
Biến động lịch trình (SV) 
Chỉ số thực hiện chi phí (CPI) 
Chỉ số thực hiện lịch trình (SPI) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
19 
Bảng 7-5. Công thức tính giá trị thu được 
Thuật ngữ	Công thức 
Giá trị thu được 
Biến động chi phí 
Biến động lịch trình 
Chỉ số thực hiện chi phí 
Chỉ số thực hiện lịch trình 
Ước lượng tại thời điểm hoàn thành 
Thời gian ước tính để hoàn thành 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
20 
Quy tắc cho số trong giá trị thu được 
Số âm trong biến động chi phí và lịch trình chỉ ra có vấn đề trong những mảng đó. 
CPI hay SPI nhỏ hơn 100% chỉ cho ta biết có vấn đề. 
Vấn đề có nghĩa là dự án có chi phí nhiều hơn so với kế hoạch (vượt ngân sách) hoặc lâu hơn so với kế hoạch (chậm so với kế hoạch làm việc) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
21 
Figure 7-4. Tính toán giá trị kiếm được sau 5 tháng cho một dự án 1 năm 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
22 
Hình 7-5. Biểu đồ giá trị thu được đối với dự án trong 5 tháng 
Nếu đường EV thấp hơn đường AC hay PV, nghĩa là có vấn đề trong những vùng đó. 
Ước tính tại thời điểm hoàn thành 
Dự toán khi hoàn thành 
Chi phí thực tế 
Giá trị dự tính (PV) 
Giá trị thu được (EV) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
23 
Tinh giá tr ị thu được 
phân tích giá trị thu được sử dụng 3 phương pháp cơ bản: 
chi phí theo kế hoạch (PV) l à chi phí dự toán cho lịch trình công việc 
chi phí thực tế (AV) L à chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện 
Trị giá thu được (EV) l à chi phí dự toán cho công việc đã thực hiện 
từ 3 phương pháp này, dẫn đến 4 công thức toán học: 
thay đổi chi phí (CV) = EV - AV 
thay đổi lịch trình (SV) = EV – PV 
chỉ số chi phí thực hiện (CPI) = EV / AV 
chỉ số lịch trình thực hiện (SPI) = EV / PV 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
24 
Phân tích công thức 
BCWS: Ng â n s á ch cho tiến độ c ô ng việc (PV) 
ACWP: Ng â n s á ch cho khối lượng c ô ng việc đạt được (Thực tế) (AV) 
BCWP: Ng â n s á ch cho khối lượng c ô ng việc thực hiện (Dự t í nh) (EV) 
SV = 	BCWP-BCWS	Schedule variance 
CV = 	BCWP-ACWP	Cost variance 
(CPI) = EV / AV 
(SPI) = EV / PV 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
25 
Phân tích trị giá thu được 
Gi ờ 
sè giê thùc tÕ 
Th ời gian 
sè giê theo kÕ ho¹ch 
Hi ện tại 
sè giê thu ®­îc 
1/6 
8/6 
15/6 
22/6 
29/6 
6/7 
13/7 
20/7 
27/7 
3/8 
0 
50 
100 
150 
200 
250 
300 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
26 
Nhiệm vụ của PM: trả lời câu hỏi 
Tại sao có sự khác biệt? 
Sự khác biệt là tốt hay xấu? 
Có cần những hành động uốn nắn, điều chỉnh dự án hay không? 
Nếu có, thì là gì? 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
27 
Tại sao dự án sai kế hoạch? ... 
Vượt kế hoạch 
Vượt kế hoạch thực sự 
Phạm vi giảm mà không có sự phê chuẩn/ nhiệm vụ kết thúc không có kế hoạch thời gian cho những công việc này 
Các tiêu chuẩn không được tuân theo 
ước tính về các dự đoán để hoàn thiện không đúng 
Bỏ qua việc duyệt lại 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
28 
Tại sao dự án lại sai kế hoạch? 
Sau kế hoạch 
Không giải quyết các vấn đề kỹ thuật 
Các vấn đề về nguồn bên ngoài 
Thực hiện các thành viên nhóm 
Tận dụng các nguồn thấp 
Phạm vi/mục tiêu dự án không rõ ràng 
Những thay đổi về phạm vi không được thông qua 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
29 
Các bước hoạt động có thể 
xác định khi nào xảy ra các vấn đề trong một dự án tương tự 
rà xét việc kiểm soát các sự kiện và thay đổi để xác định các vấn đề tiềm ẩn trong công việc sắp tới 
có khuôn mẫu nào không nhìn thấy được không? 
thời gian cho việc kết thúc tăng lên 
quá trình sửa lỗi tăng lên 
có các công cụ đặc biệt được yêu cầu để hoàn thành các công việc sắp tới không. 
đánh giá các lựa chọn đối với công việc của các nhiệm vụ sắp tới? 
các cuộc họp nhóm để giải quyết các sự kiện, điểm mạnh, điểm yếu 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
30 
Lập báo cáo & kiểm soát dự án 
Thiết lập, dự đoán chu kỳ đối với việc lập báo cáo hiện trạng 
Kế hoạch thực tế, đúng lúc dựa trên thông tin được báo cáo ở mức nhóm, quản lý, điều hành 
Các phương pháp trình bày đa dạng thích hợp với từng đối tượng và công việc được giao 
Yêu cầu môi trường hỗ trợ về truyền thông 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
31 
2. Họp 
Họp theo kế hoạch 
Họp đột xuất 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
32 
Nên tránh 
họp không hiệu quả, 
quá dài, 
không tập trung, 
bị vài cá nhân chi phối, 
ghi lại kết quả không đầy đủ 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
33 
Nên 
Công bố cuộc họp từ trước 
Chuẩn bị chương trình họp, phát cho mọi người và theo đúng chương trình đó. 
Ghi lại biên bản, kết quả cuộc họp. 
Mời tất cả những ai có liên quan. 
Khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến. Tránh để vài người chi phối đối thoại. 
Nếu phải họp trên 1 giờ => tìm cách thư giãn 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
34 
Khuôn khổ kiểm soát dự án 
c«ng viÖc kiÓm so¸t 
møc kiÓm so¸t 
b¸o c¸o 
Ban ch ỉ đạo 
qu¶n lý dù ¸n 
tr­ëng nhãm 
nhãm 
B/c Ban ch ỉ đạo 
B/c qu¶n lý dù ¸n 
B/c tr­ëng nhãm 
B/c thµnh viªn nhãm 
kÕ ho¹ch qu¶n lý 
KH CV chi tiÕt 
kÕ ho¹ch c«ng 
viÖc chi tiÕt 
danh môc nhiÖm vô 
kÕ ho¹ch qu¶n lý 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
35 
Chu kỳ kiểm soát dự án 
nêu rõ ràng chu kỳ các sự kiện cho việc lập báo cáo thực trạng 
xác định các thông tin thông thường được yêu cầu với các mức điều hành, quản lý, nhóm 
thiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo yêu cầu đối với từng mức 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
36 
BC hiện trạng của quản l ý dự án ... 
1. rà xét các biên bản cuộc họp trước 
 	thống nhất nội dung 	các hoạt động thực hiện 
2	Rà xét tóm tắt thực trạng dự án tổng hợp 
 	thay đổi 	ngày kết thúc 
 	tận dụng 	đường dẫn quan trọng 
3	Rà xét thực trạng dự án của từng cá nhân 
 	những thay đổi chủ yếu 	hiện trạng các nhiệm vụ quan trọng 
 	ngày kết thúc 	sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án 
4	Tóm tắt trưởng nhóm 
5 hoạt động quan trọng hàng đầu 	 
các sự kiện quan trọng 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
37 
BC hiện trạng của quản lý dự án 
5	Rà xét các ghi ch ép sự kiện 
 	các sự kiện được giải quyết 
6	thảo luận tận dụng nguồn 
 	hiện trạng kế hoạch cho thuê, các ảnh hưởng chính 
7	Khái quát công việc của những tuần tới 
 	các kết quả bàn giao chính được hoàn thành 
 những khó khăn 
8	Các thảo luận khác 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
38 
BC hiện trạng của ban điều hành 
1	Tóm tắt thực trạng 
2	kế hoạch quản lý cập nhật 
3	Phân tích dự án 
thay đổi 	xu hướng 	sử dụng 
4	các vấn đề về hoạt động quản lý 
5	các điểm lưu ý về quản lý 
6	các mốc hoàn thành trong suốt giai đoạn 
7	các mốc phải hoàn thành giai đoạn tới 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
39 
3. Quản lý cấu hình 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
40 
Quan ni ệm về Qu ản lý cấu hình ... 
Mọi người thường nghĩ... 
Đây là vấn đề về LANs, WANs,  
Đây là các hoạt động mang tính kỹ thuật cao 
Nó liên quan rất ít đến quản lý dự án 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
41 
Quan ni ệm về Qu ản lý cấu hình 
...thực hiện hai chức năng chính 
cung cấp việc truy cập an toàn và đơn giản đối với bản copy tổng thể về các kết quả bàn giao đã được thông qua 
kiểm soát được thực trạng của các kết quả bàn giao và mối quan hệ qua lại lẫn nhau giữa các kết quả này 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
42 
Các chức năng quản lý cấu hình 
Kho 
qu ản lý 
cấu hình 
B àn giao 
s ản phẩm (4) 
Tr ả lại mục đã cập nhật 
 (3) 
Bæ sung kho¶n 
môc míi (1) 
L­u gi÷ (5) 
KiÓm so¸t 
b¸o c¸o 
(6) 
Kh«i phôc 
/ c ập nhật (2) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
43 
Tại sao bạn  ... ấu phần của nó và mối quan hệ qua lại giữa chúng, thì chỉ một thay đổi nhỏ sẽ chúng không có giá trị. 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
44 
Các công việc của Configuration Management 
1 Xác định các yêu cầu và phạm vi của CM 
2 Xây dựng kế hoạch CM 
3 Nhất trí và triển khai các quy trình và công cụ 
4 Triển khai các quy trình bảo mật 
(Xem ví dụ trong thư mục QLDA-PhuLuc\KiemSoatTaiLieu) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
45 
Phạm vi Quản lý cấu hình 
Qu¶n lý 
cÊu h×nh 
kiÓm so¸t 
phiªn b¶n 
M« h×nh 
kiÓm tra 
V¨n b¶n 
 kü thuËt 
Tµi liÖu ®µo t¹o 
Quy tr×nh 
ho¹t ®éng 
V¨n b¶n 
hÖ thèng 
Đặc tả 
phần cứng 
PhÇn mÒm 
trän gãi 
Đặc tả 
nâng cấp 
Đặc tả 
giao diện 
C¸c yªu cÇu 
chøc n¨ng 
KÕ ho¹ch 
dù ¸n 
C¸c môc ®Ých 
& ph¹m vi 
triÓn khai 
chiÕn l­îc 
KiÓm so¸t phiªn b¶n ph¶i ®­îc thùc hiÖn ®èi víi tõng kÕt qu¶ bµn giao. 
C¸c kÕt qu¶ bµn giao n»m trong ph¹m vi qu¶n lý cÊu h×nh. 
T ài liệu 
triển khai 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
46 
Kiểm soát phiên bản 
0.1 
0.2 
0.n 
1.1 
1.2 
1.n 
1.0 
2.0 
Ch ấp thuận 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
47 
4. Kiểm soát thay đổi (Change Control) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
48 
Quản lý thay đổi và sự kiện - Tại sao? 
2 trong số những lý do thông thường nhất đối với sự thất bại của dự án: 
Không nhận ra sự thay đổi và sự kiện, và 
Không quản lý hiệu quả những vấn đề này 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
49 
Về nguyên tắc 
Các thành viên tham gia dự án cần được khuyến khích đối với các tài liệu về sự kiện hay các thay đổi đề xuất khi họ nêu ra 
phản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để giảm rủi ro 
Các thành viên của nhóm cần hiểu quy trình quản lý sự thay đổi và sự kiện 
Theo dõi toàn diện được yêu cầu đối với việc kiểm soát và truyền thông 
bao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn thiện 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
50 
Ai gây ra/đề nghị những thay đổi 
 Khách hàng 
 Các cơ quan/đơn vị liên quan 
 Tổ dự án 
 Người tài trợ 
 Chính PM 
 v.v... 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
51 
Các nguồn tạo thay đổi 
Ki ểm tra 
 đơn vị 
 module 
 t ích hợp 
 Ch ấp thuận 
L ập trình viên làm mịn chương trình 
c¸c nguån 
cô thÓ 
cña dù ¸n 
rµ xÐt 
kiÓm so¸t 
chÊt l­îng 
chuyÓn ®æi 
C¸c quyÕt ®Þnh 
 vÒ chÝnh s¸ch 
vµ nghiÖp vô 
c¸c tæ chøc 
bªn ngoµi 
XuÊt hiÖn nhµ 
 cung cÊp phÇn mÒm míi 
C¸c ®¸nh gi¸ 
kh¸c nhau cña 
ng­êi sö dông 
C¸c yªu cÇu 
míi vµ ®­a 
ra nh÷ng 
kh¸m ph¸ 
LuËt ph¸p 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
52 
Định nghĩa thay đổi của dự án: 
bất cứ hoạt động nào thay đổi: 
phạm vi 
kết quả bàn giao 
kiến trúc cơ bản 
chi phí 
lịch trình 
của một dự án 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
53 
Phân loại thay đổi: 3 loại 
Thay đổi quan trọng: 
Thay đổi nhỏ: 
Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
54 
Thay đổi quan trọng: 
lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án. Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án. 
Ví dụ: 	Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây ra bởi người tài trợ) 
Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của phần mềm (gây ra bởi khách hàng) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
55 
Thay đổi nhỏ: 
không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án, nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. 
Ví dụ: Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía chủ nhà - khách hàng) 
Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm một vài module lập báo cáo (khách hàng đề nghị) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
56 
Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: 
Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục 
Ví dụ: Dự án xây nhà: Quên chưa đi dây điện thoại ngầm trong tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện nổi (do PM hoặc tổ dự án đề nghị) 
Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch huấn luyện cho người sử dụng trước khi bàn giao (do khách hàng phát hiện ra) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
57 
Sự khác nhau giữa rủi ro và thay đổi 
Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự phòng, lường trước 
Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã được ghi trong tài liệu, thống nhất, cam kết 
 Không rơi vào phong cách quản lý bị động? => Kiểm soát các thay đổi. 
Kiểm soát thay đổi là: phát hiện, phân tích, đánh giá và thực hiện những thay đổi liên quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân sách và yêu cầu chất lượng. 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
58 
Xem xét tác động của thay đổi 
ảnh hưởng tới công việc, thời gian 
ảnh hưởng tới kinh phí 
ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc => phản ứng tiêu cực 
ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự án 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
59 
Xét xem thay đổi nào cần ưu tiên thực hiện trước 
Lập danh sách những thay đổi 
Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp, không cần phải thay đổi 
Từ đó có kế hoạch đáp ứng: người, thời gian, tiền,... 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
60 
Thủ tục kiểm soát thay đổi 
Ghi yêu cầu thay đổi 
Phân tích yêu cầu thay đổi 
phân tích tác động 
Làm rõ yêu cầu thay đổi 
Lập lịch biểu thực hiện 
thực hiện 
Viết rõ lí do từ chối 
Thông báo cho người yêu cầu thay đổi 
Nhất trí? 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
61 
Nhật ký kiểm soát, theo dõi thay đổi 
Ngày tháng 
Mô tả thay đổi 
Phân tích tác động 
Mức ưu tiên 
Người khởi đầu 
Người chịu trách nhiệm 
Đồng ý? 
Ngày hiệu lực 
[1] 
[2] 
[3] 
[4] 
[5] 
[6] 
[7] 
[8] 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
62 
Chi phí thay đổi 
Req. 
Design 
Code 
Test 
Live 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
63 
Quản lý thay đổi & sự kiện... 
Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện? 
Có một cơ chế thống nhất đối với việc lập báo cáo hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần của chu kỳ kiểm soát dự án? 
Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh đối với các khoản mục chưa được giải quyết? 
Đây có là một cơ chế mà nhờ đó những thay đổi hay sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình? 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
64 
Quản lý thay đổi và sự kiện 
Việc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ yếu trong phạm vi kiểm soát dự án 
hệ thống quản lý thay đổi và sự kiện có thể đóng vai trò chủ đạo trong việc truyền thông dự án 
một hệ thống chính thống, hiệu quả không yêu cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
65 
5. Quản lý chất lượng 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
66 
Cân bằng chất lượng 
Tho¶ m·n 
nhu cÇu 
môc ®Ých 
thùc hiÖn 
ph­¬ng ph¸p 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
67 
Quản lý chất lượng 
1.LËp kÕ haäch chÊt l­îng 
2.ThiÕt lËp khung ®¶m b¶o chÊt l­îng 
3. TiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng kiÓm so¸t chÊt l­îng 
4. Ti ể n khai c¸c häat ®éng hiÖu chØnh 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
68 
Lập kế hoạch chất lượng ... 
ở mức lập kế hoạch quản lý, cần quyết định: 
tiêu chuẩn 
nhóm có trách nhiệm đối với việc ngừng hoạt động 
Nếu cần tách nhóm kiểm soát chất lượng, và thẩm quyền của họ 
các kiểu rà xét (không chính thức, chính thức, walk through kiểm tra cấu trúc) 
 thường xuyên rà xét (ví dụ: tất cả các kết quả chuyển giao theo công việc hoặc chỉ kết quả bàn giao dự án) 
Có được cam kết đối với khái niệm quản lý chất lượng 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
69 
Lập kế hoạch chất lượng 
ở mức độ lập kế hoạch làm việc, cho phép thời gian đối với: 
Kiểm soát và phương pháp quản lý chất lượng 
thiết lập quy trình quản lý chất lượng 
thống nhất người (chính xác) sẽ ký nhận: 
người chịu trách nhiệm 
quản đốc dự án / trưởng nhóm 
đại diện người sử dụng có ảnh hưởng 
người kiểm soát chất lượng 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
70 
Đánh giá Kế hoạch chất lượng 
kế hoạch quản lý có xác định được các phương pháp, tiêu chuẩn, quy trình, và hướng dẫn được sử dụng cho từng giai đoạn hoặc hoạt động cuả dự án không? 
Các lý do có cho thấy những điểm này là rõ ràng hợp lý không? 
Những tiêu thức kiểm soát được xác định để giám sát hiệu quả có sử dụng các phương pháp đã lựa chọn không? 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
71 
Khung đảm bảo chất lượng 
Các phương pháp luận, tiêu chuẩn, hướng dẫn hợp lý 
quy trình kiểm soát thay đổi hiệu quả 
Rà xét các hoạt động kiểm soát chất lượng 
cán bộ có kỹ năng hợp lý 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
72 
Kiểm soát chất lượng 
Nội dung 
rà xét / walkthrough / kiểm tra 
Thẩm định tính chấp nhận 
Rà xét quản lý nhóm/sign-off 
Thẩm định việc phê chuẩn 
Rà xét ban điều hành/sign-off 
Thẩm định việc triển khai 
quản lý lợi ích 
điều tra người sử dụng / các câu hỏi 
 	 Phương pháp kiểm soát chất lượng phải được lập thành văn bản trong kế hoạch chất lượng 
 	Kế hoạch làm việc chi tiết phải bao gồm việc thẩm định các nhiệm vụ và các nguồn lực 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
73 
Các hoạt động điều chỉnh (Correctvie action) 
Khi việc thực hiện dự án không diễn ra theo kế hoạch, hoặc chất lượng sản phẩm/công việc chưa đạt yêu cầu 
Khi chi phí cho dự án có nguy cơ tăng lên 
Khi chất lượng công việc/sản phẩm có nguy cơ giảm 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
74 
Ví dụ về hoạt động hiệu chỉnh 
Phân bổ lại các nhiệm vụ quan trọng cho các thành viên nhóm nhiều kinh nghiệm hơn 
Tăng quy mô nhóm với các thành viên/ hợp đồng tạm thời 
Phân bổ lại các thành viên giữa các nhóm 
Cung cấp các đào tạo bổ sung về công cụ, kỹ thuật... 
Triển khai các công cụ tự động 
Yêu cầu các thành viên nhóm làm ngoài giờ 
Nhiều ca làm việc để tối đa hoá việc sử dụng các thiết bị 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
75 
Khi việc thực hiện dự án không diễn ra theo kế hoạch ... 
Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian 
Tìm thêm nhân viên mới (Chú ý: thời gian làm quen, quan hệ với các thành viên) 
Mua hay thuê thiết phần mềm tốt hơn 
Chú ý: tăng kinh phí, mất thời gian để anh em học sử dụng 
Hợp lý hoá, cải tiến phong cách làm việc 
Hạ thấp yêu cầu chất lượng công việc (!!!) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
76 
Khi việc thực hiện dự án không diễn ra theo kế hoạch 
Tập trung cho các công việc đường găng 
Làm thêm giờ (không nên kéo dài quá lâu) 
Hạn chế nghỉ phép (!!!) 
Khen thưởng/phê bình 
Đào tạo, huấn luyện, nâng cấp nhân viên (chú ý thời gian và chi phí huấn luyện) 
Xem lại cách thức hợp tác , trao đổi thông tin trong nhóm 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
77 
Khi chi phí cho dự án có nguy cơ tăng lên 
Hạ thấp yêu cầu sản phẩm (!!!) 
Giảm nhân viên không làm việc trên đường găng (nguy cơ mất người giỏi) 
Thuê lao động rẻ mạt (!!!) 
Dùng thiết bị, vật tư rẻ tiền 
Rút bớt thời gian huấn luyện 
Xem lại: có cần làm thêm giờ? 
Hợp lí hoá hơn nữa: Giảm số cuộc họp, giảm các phê chuẩn, ... 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
78 
Khi chất lượng công việc/sản phẩm có nguy cơ giảm 
Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm 
Thuê thêm tư vấn 
Tập trung vào những khâu trọng yếu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm 
Kiểm tra chéo 
Huấn luyện, đào tạo, nâng cấp nhân viên (có thể huấn luyện tại chỗ) 
Thưỏng/phạt 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
79 
6. Quản lý rủi ro 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
80 
Thuyền trưởng lạc quan ... 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
81 
...Thuyền trưởng lạc quan... 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
82 
... Thuyền trưởng lạc quan 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
83 
Quy trình quản lý rủi ro 
X¸c ®Þnh møc rñi ro ban ®Çu cña dù ¸n 
lËp thµnh v¨n b¶n c¸c rñi ro cô thÓ 
tiÕn hµnh ph©n tÝch ¶nh h­ëng rñi ro 
x©y dùng vµ triÓn khai kÕ ho¹ch qu¶n lý rñi ro 
gi¸m s¸t vµ cËp nhËt c¸c tµi liÖu rñi ro 
X¸c ®Þnh 
ph©n tÝch 
qu¶n lý 
gi¸m s¸t 
b­íc 1 
b­íc 2 
b­íc 3 
b­íc 4 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
84 
Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro (Contingency Planning) 
Lập biểu phân tích rủi ro 
Liệt kê các giả thiết 
Cần được sự ủng hộ của những người chịu tác động của rủi ro. 
Với những "sự cố" đã xẩy ra mà không dự kiến được, cần ghi lại nhật ký 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
85 
Ngăn ngừa (ví dụ) 
Đưa ra đào tạo bổ sung cho các lập trình viên (để giảm rủi ro tiềm năng) hoặc 
Thuê hợp đồng với các lập trình viên có nhiều kinh nghiệm (loại bỏ rủi ro tiềm năng) 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
86 
Hướng dẫn hành động ngăn ngừa 
Bảo đảm rằng chi phí sẽ thấp hơn chi phí của nguy cơ rủi ro 
Bảo đảm rằng chi phí sẽ thấp hơn chi phí của hành động bất ngờ 
Điều đặc biệt quan trọng là sẽ không xảy ra hành động bất ngờ 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
87 
Quản lý rủi ro hiệu quả cần: 
Phòng ngừa hơn là chữa trị 
Đánh giá rủi ro theo thời kỳ trong suốt vòng đời của dự án 
Kết hợp chặt chẽ một quy trình liên tục về xác định rủi ro, phân tích, quản lý và rà xét 
Không đi quá giới hạn và kết thúc không chính xác! 
Mức hợp lý của quản lý rủi ro chuẩn sẽ không tốn những nỗ lực vô lý. 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
88 
Cần ghi lại nhật ký 
Mô tả 
Độ quan trọng 
Người chịu trách nhiệm 
Ngày giải quyết 
[1] 
[2] 
[3] 
[4] 
Mô tả, thuật lại sự cố 
Tầm quan trọng của sự cố. 
Tên người giải quyết sự cố. 
Thời gian vấn đề đã được hay sẽ được giải quyết. 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
89 
Ví dụ: dự án “QL nhân sự" và "Quản lý kế toán" 
Ví Dụ 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
90 
Lưu ý 
Dự án càng lớn thì rủi ro càng nhiều. 
Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm QLDA của người PM 
Kiểm soát rủi ro không nhằm loại bỏ rủi ro, chỉ nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại của rủi ro. 
Không thể loại trừ được triệt để 
Không phải cứ tập trung hết sức để ngăn chặn và đề phòng rủi ro đã là tốt, vì có thể phải trả giá đắt, nếu rủi ro không xảy ra. 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
91 
7. Lập kế hoạch lại (Replanning) 
 Khi nào phải làm lại kế hoạch 
Khi lập kế hoạch lại có thể phải cấu trúc lại một phần hay toàn bộ dự án => yêu cầu thời gian, kinh phí,... 
11/21/2021 
Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 
92 
Kết luận 
Kế hoạch dự án không hữu dụng nếu không ai theo dõi chúng. 
Thu thập và đánh giá hiện trạng là hai cách khuyến khích các dự án được triển khai đúng hướng. 
Lập kế hoạch dự phòng và các cuộc họp cũng là cách kiểm soát dự án 
Kiểm soát thay đổi là đưa trật tự vào điều hỗn loạn