Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ 
------------------ 
1 
BÀI GIẢNG 
TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH 
Xây dựng bộ mã 
các đối tƣợng kế toán 
CHƢƠNG 3 
MỤC TIÊU CỦA CHƢƠNG 
- Sự cần thiết và mục đích phải xây dựng bộ mã các 
đối tượng kế toán. 
- Hướng dẫn cách thức tiến hành công tác mã hóa 
trong thực tế. 
- Giới thiệu cụ thể về các phương pháp xây dựng bộ 
mã cũng như phân tích ưu nhược điểm của từng 
phương pháp. 
SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG BỘ MÃ 
- Tính đa dạng của đối tượng kế toán 
- Yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán chi tiết 
- Sự vận động của các đối tượng kế toán 
- Nhược điểm của việc nhận diện đối tượng kế toán 
qua tên gọi 
SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG BỘ MÃ 
Xây dựng bộ mã đối tượng kế toán: phân loại, sắp xếp 
các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối 
tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm 
đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó. 
Sử dụng Bộ mã đối tượng kế toán: cho phép cung cấp 
thông tin nhanh chóng về từng thuộc tính của một 
nhóm các đối tượng. 
Yêu cầu xây dựng Bộ mã đối tượng kế toán: đảm bảo 
tính khoa học, thuận tiện cho người sử dụng, là điều 
kiện quan trọng để triển khai tin học hóa công tác kế 
toán. 
MỤC TIÊU CỦA VIỆC XÂY DỰNG BỘ MÃ 
1. Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng 
2. Biểu diễn đối tượng bằng những kí hiệu ngắn gọn 
3. Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng 
4. Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ 
liệu trong quá trình nhập liệu 
5. Đảm bảo tính bảo mật 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ 
Mã sơ đẳng Mã phức tạp 
Mã số 
tuần tự 
Mã số 
tuần tự 
theo 
khoảng 
cách 
Mã số 
có ý 
nghĩa 
Mã số 
tự kiểm 
tra 
Mã số 
gợi nhớ 
Mã số 
mô tả 
Mã số 
ghép nối 
Mã số 
phân 
cấp 
Các cách phân loại bộ mã các đối tượng 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG 
Mã số tuần tự: mỗi đối tƣợng mới xuất hiện thì 
gán cho một con số kế tiếp theo thứ tự thời gian 
xuất hiện 
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM 
Nhận diện rõ ràng, duy nhất Không biểu hiện thuộc tính nào 
của đối tượng 
Dễ xây dựng, nhận biết trình tự 
phát sinh 
Không cho phép chèn thêm 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG 
Mã số tuần tự theo khoảng cách: 
- Phân nhóm một số đối tƣợng có chung một thuộc tính. 
- Thiết kế mã của các đối tƣợng này nằm gần kề nhau 
trong một dãy số liên tiếp. 
- Chừa ra một số khoảng trống để có thể chèn thêm đối 
tƣợng mới khi phát sinh. 
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM 
Cho phép phân loại để nhận diện 
một số nhóm đối tượng 
Khó xác định khoảng cách của 
từng phân đoạn 
Dễ sử dụng Không thể hiện thuộc tính của đối 
tượng trong mỗi phân đoạn 
Có thể chèn thêm mã trong từng 
phân đoạn khi phát sinh 
Không mang tính gợi nhớ 
Mã số có ý nghĩa 
Mã số gợi nhớ Mã số mô tả 
Những kí hiệu lựa chọn mã hóa 
cho phép ghi nhớ dễ dàng ý nghĩa 
vì gợi nhớ đối tượng mã hóa 
Những kí hiệu được chọn làm mã 
cho phép mô tả các đặc tính vĩnh 
cửu của đối tượng 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG 
Mã số có ý nghĩa 
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM 
Tiện lợi trong công tác mã hóa vì 
đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện 
Có sự nhập nhằng nếu bản chất 
cũng như đặc tính chọn mã hóa 
không cho phép phân biệt các 
đối tượng khác nhau. 
Cho phép gợi nhớ nên dễ thuộc Kí tự chữ trong bộ mã sẽ không 
thuận lợi cho một số thiết bị 
nhận diện tự động 
Dễ dàng nới rộng khi phát sinh 
các đối tượng mới 
Bộ mã không thống nhất và 
không chuẩn hóa 
Không thể hiện được nhiều các 
thuộc tính của các đối tượng 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG 
Mã số tự kiểm tra 
Các bước thực hiện Giá trị tính toán 
1. Mã khách hàng 5 8 1 6 5 
2. Lấy vị trí của từng chữ số trong mã khách 
hàng cộng thêm 1. 
 2 3 4 5 6 
3. Nhân mỗi chữ số của mã với vị trí của nó 
sau khi đã cộng thêm 1 ở bước 2 và xác định 
tổng của chúng. 
10 + 24 + 4 + 30 + 30 = 
98 
4. Xác định một số chia hết cho 10, lớn hơn và 
gần nhất với tổng đã xác định ở bước 3. 
100 
5. Lấy kết quả tính toán ở bước 4 trừ kết 
quả tính toán ở bước 3 cho ta số kiểm tra. 
100 – 98 = 2 
6. Thêm số kiểm tra vào trước mã khách hàng. 2 5 8 1 6 5 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG 
Mã số tự kiểm tra 
 Trường hợp 
nhập đúng 
Trường hợp 
nhập nhầm 
1. Nhập mã khách hàng 2 5 8 1 6 5 2 5 8 6 1 5 
2. Vị trí từng chữ số trong mã 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 
3. Nhân mỗi chữ số trong mã 
với chính vị trí của nó, và sau 
đó xác định tổng của chúng 
2 + 10 + 24 + 4 + 
30 + 30=100 
2 + 10 + 24 + 24 + 5 
+ 30=95 
4. Chia tổng ở bƣớc 3 cho 10, 
xác định số dƣ. 
100 : 10 = 10 dư 0 95 : 10 = 9 dư 5 
5. Chấp nhận mã nếu số dƣ 
bằng 0. 
Mã hợp lệ Mã không hợp lệ 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP 
Mã ghép nối: Bộ mã đƣợc chƣa thành nhiều 
vùng, mỗi vùng tƣơng ứng với 1 thuộc tính. 
 1511 07 21 56 
Ví dụ 1: Mã nhân viên 
Ngành 
nghề 
chuyên 
môn Phòng ban 
phân xưởng 
Chức vụ 
Số thứ tự 
Nhân viên 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP 
Mã ghép nối 
Ví dụ 2: Mã TK tại Tổng công ty hàng không Việt Nam 
Mã 
đơn vị 
Mã hoạt 
động 
Mã trung 
tâm thu – 
chi 
Mã tài 
khoản kế 
toán theo 
quy định 
Mã tài 
khoản kế 
toán 
chi tiết 
Mã 
chặng 
bay 
Mã loại 
máy bay 
Nhóm 
1 Nhóm 2 Nhóm 3 Nhóm 4 Nhóm 5 
Nhóm 
6 Nhóm 7 
XX XXX XXX XXXX XXXXXX XXXX XXX 
01 001 750 6210 622302 1101 737 
TK 01.001.750.6210.622302.1101.737: Tài khoản chi suất ăn phục 
vụ hành khách chặng SGN-BMV-DAD máy bay Boeing 737 theo 
dõi tại trung tâm chi phí Văn phòng miền Trung được hạch toán 
cho toàn TCT. 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP 
Mã ghép nối 
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM 
Nhận diện không nhập nhằng 
đối tượng. 
Mã hơi cồng kềnh vì phải cần 
đến một số lượng lớn kí tự 
Có khả năng phân tích thống kê, 
cho phép truy xuất những thông 
tin rất chi tiết 
Cần thiết phải lựa chọn một số 
đặc tính ổn định 
Có khả năng kiểm tra một số 
đặc tính 
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP 
Mã phân cấp 
CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ 
 ĐẶC TÍNH CỦA BỘ MÃ 
1. Tính duy nhất và kén chọn 
2. Tính uyển chuyển, sống lâu 
3. Tiện lợi khi sử dụng 
CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ 
Tính duy nhất và kén chọn 
Số mẫu tin cần đƣợc trích ra 
Số mẫu tin đƣợc trích ra 
= 
Tỉ lệ 
kén chọn 
Số mẫu tin đƣợc trích ra 
= 
Tỉ lệ 
sâu sắc Số mẫu tin cần đƣợc trích ra 
Các tỉ lệ này bằng 1: số mẫu tin được trích ra đúng 
bằng số mẫu tin cần được trích ra 
CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ 
Tính uyển chuyển sống lâu 
- Có thể nới rộng 
- Có thể chèn thêm 
 Mẫu tự A B C D H K L M N 
Phân bổ 29 122 97 89 30 9 100 91 13 
Mẫu tự O P Q S T U V X Y Khác 
Phân bổ 8 71 4 48 34 6 29 8 3 1 
Mẫu tự A B C D H K L M N 
Phân bổ 
(0,037) 
740 
(0,154) 
3.080 
(0,122) 
2.440 
(0,112) 
2.240 
(0,038) 
760 
(0,011) 
220 
(0,126) 
2.520 
(0,115) 
2.300 
(0,016) 
320 
Mẫu tự O P Q S T U V X Y Khác 
Phân bổ 
(0,010) 
200 
(0,090) 
1.800 
(0,005) 
100 
(0,061) 
1.220 
(0,043) 
860 
(0,008) 
160 
(0,037) 
740 
(0,010) 
200 
(0,004) 
80 
(0,001) 
25 
CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ 
Tính tiện lơi khi sử dụng 
- Ngắn gọn 
- Biểu diễn được nhiều thuộc tính 
- Kiểm tra dễ dàng 
- Sử dụng và giải mã dễ dàng 
CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ 
 CÁCH THỨC TIẾN HÀNH XÂY DỰNG BỘ MÃ 
1. Xác định vấn đề giải quyết: 
- Tập hợp đối tượng phải xây dựng bộ mã: Thuộc tính, 
tổng số, biến động 
- Những ưu tiên cần được thực hiện 
2. Lựa chọn phương pháp xây dựng bộ mã: 
- Trật tự ưu tiên cho các tiêu thức 
- Tận dụng các bộ mã có sẵn 
- Tham khảo ý kiến người sử dụng 
- Kiểm tra độ ổn định, tính linh hoạt, uyển chuyển 
3. Triển khai thực hiện