Hệ thống thông tin kế toán - Chương 7: Tổ chức thông tin trong chu trình chuyển đổi

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ 
------------------ 
1 
BÀI GIẢNG 
TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH 
Tổ chức thông tin 
trong chu trình chuyển đổi 
CHƯƠNG 7 
MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG 
- Tổ chức thông tin và mối quan hệ thông tin trong chu trình 
chuyển đổi 
- Mô hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình chuyển đổi. 
- Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình chuyển đổi. 
- Mục tiêu và chức năng của chu trình chuyển đổi. 
GIỚI THIỆU CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
Mục tiêu chu trình chuyển đổi 
- Đảm bảo chi phí về nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần 
thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất. 
- Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các 
nguồn lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực và giảm 
thiểu sai hỏng trong quá trình sản xuất. 
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. 
- Xác định một cách đầy đủ và chính xác chi phí và tính giá thành 
sản phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá 
thành cụ thể. 
- Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí 
trong doanh nghiệp. 
Chức năng của chu trình chuyển đổi 
GIỚI THIỆU CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
1. Lập kế hoạch sản xuất 
CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
- Căn cứ Đơn đặt hàng hoặc tình hình thực tế kì trước kết hợp 
dự đoán nhu cầu. 
- Kế hoạch sản xuất bao gồm số lượng hàng hóa cần sản xuất, 
các nguồn lực cho quá trình sản xuất và thời gian sản xuất 
2. Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu 
- Xác định nhu cầu và cung ứng nguyên vật liệu (chương 6) 
- Duy trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí tồn kho. 
CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
2. Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu 
- Phương pháp số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ: Economic Order 
Quantity). 
S
A
EOQ
P2 
- A: Số lượng nguyên vật liệu yêu cầu mỗi năm 
- P: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng 
- S: Chi phí bảo quản một đơn vị nguyên vật liệu 
- Phương pháp lập kế hoạch theo nhu cầu nguyên vật liệu (MRP: 
Materials Requirements Planning: Xác định nhu cầu vật liệu theo 
lịch trình sản xuất. 
- Phương pháp JIT (Just - in - Time): Giảm thiểu tối đa, thậm chí 
không còn chi phí dữ trữ và bảo quản NVL bằng cách cung cấp 
kịp thời NVL ngay khi phát sinh nhu cầu. 
3. Tổ chức sản xuất 
CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
Tổ chức sản xuất truyền thống theo chức năng 
3. Tổ chức sản xuất 
CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
Tổ chức sản xuất theo chuỗi giá trị 
4. Kiểm soát quá trình sản xuất 
CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
- Kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất, tiến độ, chất lượng sản 
phẩm và chi phí 
5. Hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất 
- Xây dựng các định mức, tiêu chuẩn về từng loại chi phí 
6. Chuẩn bị BCTC và các báo cáo quản trị chi phí 
7. Các chức năng khác 
- Kiểm tra chất lượng 
- Nguyên vật liệu thừa thiếu 
Mối quan hệ giữa các 
chức năng trong chu 
trình chuyển đổi 
MỐI QUAN HỆ CỦA CÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNG TRONG CHU TRÌNH 
TỔ CHỨC THÔNG TIN 
TRONG CHU TRÌNH 
CHUYỂN ĐỔI 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
1. Định mức vật tư: Được lập bởi bộ phận thiết kế hoạch bộ 
phận kỹ thuật dựa trên đặc tính và tiêu chuẩn kỹ thuật 
ĐỊNH MỨC VẬT TƯ 
Tên sản phẩm 
Máy phát PG21 
Ký duyệt 
P D Q 
Ngày lập 
21/01/nn 
Mã vật tư Tên vật tư Số lượng 
18568 Trục rotor 1 
32151 Cực từ lồi 4 
33592 Cuộn kích từ hỗ trợ 4 
44276 Vành trượt 2 
98105 Quạt thông gió 1 
23780 Khung bảo vệ 1 
12432 Ổn định điện thế 1 
Tập tin Danh mục sản phẩm 
- Sử dụng Tập tin Định mức vật tư để tổ chức dữ liệu về định 
mức vật tư cho các sản phẩm 
Mã sản phẩm Tên sản phẩm Đơn vị tính 
Đặc tính ki ̃ 
thuật 
Mã sản phẩm Mã vật tư 
Mã công 
đoạn 
Mã 
phân xưởng 
Số lượng 
định mức 
Mã vật tư Tên vật tư 
Đơn vị 
tính 
Vị trí lưu 
kho 
Số lượng 
tồn kho 
tối thiểu 
Số lượng 
đặt hàng 
tối ưu 
Số lượng 
tồn kho 
hiện tại 
Tập tin Danh mục vật tư 
Tập tin Định mức vật tư 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
2. Công đoạn sản xuất: Chỉ rõ trình tự hoạt động được thực hiện 
tại các phân xưởng sản xuất, các MMTB, được sử dụng, thời 
gian định mức để hoàn thành sản phẩm, loại vật tư sử dụng 
CÁC CÔNG ĐOẠN SẢN XUẤT 
Tên sản phẩm 
Máy phát PG 21 
Ký duyệt 
P.D.Q 
Ngày lập 
21/01/nn 
Mã 
hoạt 
động 
Miêu tả 
Phân 
xưởng 
Máy móc thiết bị 
Thời gian định mức 
Chuẩn bị Hoạt động 
G100 Đúc trục roto máy A Máy tiện 75P 0.3 3.0 
G200 Dán vành trượt B Số vòng quay trên 1 
phút: 900 
0.1 0.9 
G300 Gắn cực từ lồi B - 2.5 
G400 Bọc cuộn dây 
trên cực từ 
C Dung sai: .0005 0.2 0.3 
G500 Gắn chân quạt C - 0.3 
Tập tin Hoạt động 
- Dữ liệu về công đoạn sản xuất được lưu trữ trên Tập tin Công 
đoạn sản xuất 
Mã hoạt động Tên hoạt động 
Tập tin Danh mục thiết bị 
Tập tin Công đoạn sản xuất 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
Mã 
sản 
phẩm 
Mã hoạt 
động 
Mã phân 
xưởng 
Mã 
thiết bị 
Định mức 
thời gian 
hoạt động 
Định mức 
thời gian 
chuẩn bị 
Mã 
vật tư 
Số 
lượng 
Mã 
phân xưởng 
Tên phân 
xưởng 
Tập tin Phân xưởng 
Mã thiết bị Tên thiết bị 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
3. Kế hoạch sản xuất: Thời gian để thực hiện lệnh sản xuất 
=> Xây dựng kế hoạch SX tối ưu, tránh “nút thắt cổ chai” 
KẾ HOẠCH SẢN XUẤT 
Ngày 20 đến 31 tháng 01 năm nn 
S= ngày bắt đầu F = ngày kết thúc 
Số lệnh sản 
xuất 
SL Hình thức 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 
8332 100 Tồn kho .F 
8333 5 Theo ĐĐH S.F 
8334 500 Tồn kho SF 
8335 100 Theo ĐĐH S....F 
8336 200 Tồn kho SF 
Số lệnh sản 
xuất 
Mã sản phẩm 
Số lượng 
sản xuất 
Số 
đơn đặt hàng 
Ngày bắt 
đầu 
Ngày hoàn 
thành 
Tập tin Kế hoạch sản xuất 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
4. Lệnh sản xuất: Các bước công việc cần thực hiện, số lượng 
sản phẩm, nơi bàn giao. 
- Là cơ sở xác định nhu cầu NVL và phân công công nhân làm việc 
Tập tin Lệnh sản xuất 
LỆNH SẢN XUẤT 
Đơn đặt hàng số: 1234 
Sản phẩm 
Máy phát PG 21 
Số: 8333 
Số lượng: 5 Tiêu chuẩn: Routine 
Bắt đầu 
 22/01/nn 
Hoàn thành 
29/01/nn 
Ngày bàn giao bán thành phẩm 
sang phân xưởng kế tiếp 
PX Hoạt động Diễn giải Bắt đầu Hoàn thành 
A G100 Đúc trục roto 22/01 
8:00 
AM 24/01 8:30 AM 
B G200 
Dán vành 
trượt 24/01 
9:00 
AM 26/01 2:30 PM 
Số lệnh 
sản xuất 
Mã 
hoạt động 
Ngày 
bắt đầu 
Thời gian bắt 
đầu 
Ngày 
hoàn thành 
Thời gian 
hoàn thành 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
5. Xuất kho vật tư 
- Liên kết dữ liệu giữa Tập tin Kế hoạch sản xuất và Tập tin Định 
mức vật tư có thể kết xuất số lượng vật tư yêu cầu tại mỗi PX 
- Liên kết dữ liệu giữa Tập tin Kế hoạch sản xuất và Tập tin Lệnh 
sản xuất có thể cho biết thời gian yêu cầu vật tư tại mỗi công đoạn 
- Kế toán hàng tồn kho sẽ tính toán và cập nhật số lượng tồn kho 
tại mỗi thời điểm. 
- Kế toán tập hợp chi phí NVL cho các đối tượng tính giá 
- Căn cứ Phiếu xuất kho, cập nhật vào tập tin Nhật ký và Chi 
tiết Nhật ký để phục vụ hạch toán tổng hợp. 
- Cập nhật số liệu chi tiết xuất kho vào tập tin Phiếu xuất kho và 
Chi tiết Phiếu xuất kho 
Số phiếu xuất Ngày Mã kho hàng 
Mã nhân viên 
xuất hàng 
Số phiếu xuất Mã vật tư Số lượng Đơn giá 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
Tập tin Phiếu xuất kho 
Tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho 
Quy trình xử lý tổng hợp 
xuất kho 
Tổ chức tập tin TH_VATTUnn 
MAVT Mã Vật tư 
SLTON_DAU Số lượng tồn đầu năm 
GTTON_DAU Giá trị tồn đầu năm 
SLNHAP_01 Số lượng nhập tháng 01 
GTNHAP_01 Giá trị nhập tháng 01 
SLXUAT_01 Số lượng xuất tháng 01 
DGXUAT_01 Đơn giá xuất tháng 01 
GTXUAT_01 Giá trị xuất tháng 01 
SLTON_01 Số lượng tồn tháng 01 
GTTON_01 Giá trị tồn tháng 01 
SLNHAP_12 Số lượng nhập tháng 12 
GTNHAP_12 Giá trị nhập tháng 12 
SLXUAT_12 Số lượng xuất tháng 12 
DGXUAT_12 Đơn giá xuất tháng 12 
GTXUAT_12 Giá trị xuất tháng 12 
SLTON_12 Số lượng tồn tháng 12 
GTTON_12 Giá trị tồn tháng 12 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
6. Thời gian lao động và chi phí nhân công 
- Trả lương theo giờ => Thẻ thời gian 
- Trả lương theo tháng => Bảng chấm công 
- Trả lương theo sản phẩm => Phiếu báo sản phẩm hoàn thành 
Số lệnh 
sản xuất 
Mã 
nhân viên 
Mã 
hoạt 
động 
Ngày làm 
việc 
Thời gian 
bắt đầu 
 Thời 
gian kết 
thúc 
Số lượng sản 
phẩm hoàn 
thành 
Mã 
nhân viên 
Tên 
nhân viên 
Ngày sinh Bộ phận 
Đơn giá tiền 
lương theo giờ 
Tập tin nhân công 
Tập tin nhân viên 
TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
7. Bàn giao bán thành phẩm giữa các phân xưởng 
- Thiết kế thêm trường “Chi tiết TK chi phí” trên tập tin Chi tiết 
Nhật ký 
8. Tổng hợp chi phí 
Mã 
chứng 
từ 
Số 
chứn
g từ 
Ngày Số tiền 
Tài 
khoản 
Nợ 
Tài 
khoản 
Có 
Chi tiết 
Tài 
khoản 
Nợ 
Chi tiết 
Tài 
khoản 
Có 
Chi tiết 
Tài 
khoản 
chi phí 
PX 704 22/01/nn 2.500.000 621 152 8333 
TL 215 30/01/nn 6.800.000 622 334 8333 
MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU 
Mối quan hệ một-nhiều (1:n): 
 Một (Phân xưởng) và nhiều (Công đoạn sản xuất). 
 Một (Phân xưởng) và nhiều (lệnh sản xuất) 
Mối quan hệ nhiều-nhiều (m:n): 
- Mỗi lệnh SX/ liên quan đến nhiều công đoạn SX 
- Mỗi Lệnh SX/công đoạn SX sử dụng nhiều loại NVL 
- Mỗi công đoạn SX liên quan đến nhiều sản phẩm 
MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU 
MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU 
Tên tập tin (bảng) Thuộc tính 
Danh mục sản phẩm Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, ĐVT, Đặc tính kĩ thuật 
Định mức vật tư 
Mã sản phẩm, Mã vật tư, Mã công đoạn, Mã phân xưởng, số 
lương định mức 
Danh mục vật tư 
Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Vị trí lưu kho, Số lượng tồn kho tối 
thiểu, Số lượng đặt hàng tối ưu, Số lượng tồn kho hiện tại 
Hoạt động Mã hoạt động, Tên hoạt động 
Công đoạn sản xuất 
Mã sản phẩm, Mã hoạt động, Mã phân xưởng, Mã thiết bị, 
Định mức thời gian hoạt động, Định mức thời gian chuẩn bị, 
Mã vật tư, Số lượng 
Phân xưởng Mã phân xưởng, Tên phân xưởng, Mã thiết bị, Tên thiết bị 
Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình chuyển đổi 
MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU 
Tên tập tin (bảng) Thuộc tính 
Kế hoạch sản xuất 
Số lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, Số lượng sản xuất, Số đơn 
đặt hàng, Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành 
Lệnh sản xuất 
Số lệnh sản xuất, Mã hoạt động, Ngày bắt đầu, Thời gian bắt 
đầu, Ngày hoàn thành, Thời gian hoàn thành 
Nhân công 
Số lệnh sản xuất Mã nhân viên, Mã hoạt động Ngày làm 
việc, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Số lượng sản 
phẩm hoàn thành 
Nhân viên 
Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Bộ phận, Đơn giá 
tiền lương theo giờ 
Nhật kí Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị, Diễn giải 
Chi tiết nhật kí 
Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài khoản nợ, Tài 
khoản có, Chi tiết tài khoản Nợ, Chi tiết tài khoản Có, Chi tiết 
tài khoản Chi phí 
Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình chuyển đổi 
MÔ HÌNH QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN CSDL 
MÔ HÌNH QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN CSDL 
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
Mục tiêu của chu trình chuyển đổi: 
- (1) xây dựng kế hoạch sản xuất chính xác, đầy đủ, rõ ràng, 
ngắn gọn, dễ hiểu 
- (2) sản xuất đúng: Đúng sản phẩm/đúng vật liệu/đúng cách 
thức, công thức, định mức, công nghệ 
- (3) sản xuất đủ số lượng: theo kế hoạch hoặc yêu cầu 
- (4) sản xuất kịp thời 
- (5) tiết kiệm chi phí sản xuất trong giới hạn cho phép 
MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
- Các lệnh sản xuất được lên kế hoạch đúng đắn. 
- Các nhu cầu về nguyên vật liệu và nguồn lực khác đều được 
thể hiện cụ thể trong lệnh sản xuất một cách chính xác. 
- Các chi phí phát sinh liên quan đến các lệnh sản xuất được ghi 
nhận đầy đủ. 
- Trong suốt quá trình sản xuất, lệnh sản xuất được thực hiện 
qua phân xưởng nào thì đuợc xác nhận bởi phân xưởng đó. 
- Thành phẩm được tính giá thành bằng các phương pháp phù 
hợp. 
- Hàng tồn kho đều được bảo quản thích hợp. 
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát 
Đưa ra kế hoạch sản 
xuất không phù hợp. 
Sản xuất không đủ số 
lượng theo yêu cầu hoặc 
quá nhiều so với yêu cầu 
- Kế hoạch SX phải trên cơ sở đặt hàng hoặc 
dự đoán chính xác nhu cầu của thị trường. 
- Xây dựng định mức vật liệu, các tài liệu mô 
tả công đoạn sản xuất, yêu cầu về máy móc 
thiết bị và nhân công cho sản xuất mỗi sản 
phẩm ở từng công đoạn. 
- Tránh tình trạng "thắt nút cổ chai". 
Sai sót trong lệnh sản 
xuất. 
Lẫn lộn kế hoạch SX, gây 
ra trì trệ SX. 
- Lệnh SX phải được lập dựa trên cơ sở kế 
hoạch sản xuất. 
Cấp quá nhiều hoặc quá 
ít lượng nguyên vật liệu 
đưa vào sản xuất. 
Khả năng dễ gây ra mất 
mát nguyên vật liệu nếu 
cấp quá nhiều hoặc bị trì 
trệ nếu cấp quá ít. 
- Cấp trên cơ sở số lượng trong lệnh SX 
- Lập chứng từ báo động khi xuất vật liệu cần 
dùng thêm ngoài định mức cho sản xuất. 
- Bắt buộc phải có sự xác nhận vật liệu thừa 
trả lại hoặc phế liệu thu hồi. 
Sản xuất không đúng 
sản phẩm, sử dụng 
không đúng vật tư, sai 
quy trình công nghệ 
Sản xuất sản phẩm không 
phù hợp với yêu cầu, lãng 
phí nguồn lực, tăng chi 
phí sản xuất. 
- Mọi hoạt động sản xuất phải dựa vào lệnh 
sản xuất. 
- Kiểm soát việc thực hiện các định mức 
- Tuân thủ các bước trong quy trình công 
nghệ hoặc các công đoạn sản xuất. 
- Liên kết dữ liệu trong hệ thống sản xuất. 
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 
Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát 
Hạch toán chi phí sản 
xuất không chính xác. 
Xác định sai giá thành 
sản phẩm, cung cấp sai 
thông tin về tình hình chi 
phí. 
- Liên kết dữ liệu giữa định mức sản xuất, 
công đoạn sản xuất, kế hoạch sản xuất, lệnh 
sản xuất với các dữ liệu để tính giá thành. 
- Xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí 
sản xuất và đối tượng tính giá thành. 
- Phân bổ chi phí chung một cách hợp lí. 
- Sử dụng phương pháp tính giá phù hợp 
Sản xuất không kịp tiến 
độ giao hàng. 
Vi phạm hợp đồng giao 
hàng, mất uy tín với 
khách hàng, mất cơ hội 
trên thị trường. 
- Xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp và 
quản lí sản xuất một cách hiệu quả 
- Tăng cường đầu tư nâng cao năng lực SX 
- Tối ưu hóa quá trình sản xuất 
Sản phẩm hỏng quá 
nhiều, tỉ lệ phế liệu quá 
cao so với định mức 
Chất lượng sản phẩm 
không đảm bảo, chi phí 
sản xuất tăng. 
- Kiểm tra chất lượng NVL đưa vào sản xuất 
- Kiểm tra dây chuyền công nghệ 
- Tay nghề công nhân 
Gian lận trong việc tính 
giá giờ công sản xuất, 
chi phí làm thêm giờ của 
công nhân sản xuất. 
Chi phí sản xuất tăng cao. - Sử dụng bảng đơn giá lương 
- Có quy định rõ ràng về chế độ thanh toán 
làm thêm giờ. 
- Kiểm tra. đối chiếu thẻ thời gian theo công 
việc với lệnh sản xuất