Nguyên lí Kế toán - Chương 5 + 6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

1Chương 5 + 6
Quy trình kế toán -
Hệ thống thông tin kế toán
1
Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán
Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể:
 Nêu các bước công việc trong một quy trình kế
toán.
 Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ
kế toán.
 Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế
toán chủ yếu.
 Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức
công tác kế toán trong một doanh nghiệp.
 Trình bày những vấn đề cơ bản của việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
2
Mục tiêu
23
Tổng quan về quy trình 
kế toán Chứng từ kế toán 
Sổ sách kế toán Hệ thống thông tin kế toán 
Nội dung
4
Hệ thống 
thông tin
Quy trình 
xử lý 
thông tin
Kiểm soát 
nội bộ và 
công tác 
kế toán
Tổng quan về quy trình kế toán 
3 Quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh 
các nghiệp vụ kinh tế (dữ liệu)
 Kế toán thu thập, xử lý dữ liệu để tạo thành các 
thông tin hữu ích cho những người sử dụng
5
Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống 
thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho 
người sử dụng để đưa ra các quyết định.
6
Quy trình xử lý dữ liệu
Chứng 
từ kế 
toán
Sổ kế 
toán
Báo cáo tài chính
Bảng CĐKT
Báo cáo KQHĐKD
Báo cáo LCTT
Bản TMBCTC
Cung cấp 
thông tin
Kiểm soát các hoạt động
4• Kiểm soát nội bộ là quá trình được thiết lập
trong tổ chức, để đảm bảo đạt các mục tiêu của tổ
chức:
• Tính tin cậy của BCTC
• Hiệu quả của các hoạt động
• Việc tuân thủ các quy định
7
Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán
 Khái niệm
 Vai trò của chứng từ
 Phân loại chứng từ
 Yêu cầu đối với chứng từ
 Yếu tố của chứng từ
 Lưu chuyển chứng từ
8
Chứng từ kế toán 
5Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật
mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế
toán.
9
Khái niệm
– Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng 
đối với chất lượng thông tin kế toán. 
– Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho 
việc quản lý. 
– Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của 
nghiệp vụ kinh tế. 
– Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ 
tranh chấp, kiện tụng
10
Vai trò của chứng từ kế toán:
6o Theo nội dung phản ảnh
o Theo công dụng
o Theo nguồn gốc
o Chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp (chứng
từ ghi sổ)
11
Phân loại chứng từ
Theo nội dung phản ảnh
12
• Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy 
báo Có
Chứng từ về tiền 
tệ
• Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ...Chứng từ về hàng tồn kho
• Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền 
lương ...
Chứng từ về lao 
động và tiền lương
• Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) ...Chứng từ về bán hàng
• biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh 
lý 
Chứng từ về 
TSCĐ
Phân loại chứng từ (tiếp)
713
Phân loại theo công 
dụng của chứng từ
• Chứng từ mệnh lệnh
• Chứng từ chấp hành
• Chứng từ liên hợp
Phân loại theo
nguồn gốc của 
chứng từ
• Chứng từ bên trong
• Chứng từ bên ngoài
Phân loại chứng từ (tiếp)
14
Chứng từ gốc
Được lập ngay 
khi nghiệp vụ 
kinh tế phát sinh
Chứng từ tổng 
hợp 
Tập hợp từ các 
chứng từ gốc 
cùng loại
Phân loại chứng từ (tiếp)
8Công ty TNHH Sunrise
KCN Sóng Thần
07
14/07/00011 3 2015
Nguyễn Ngọc Thịnh
Cơ sở Tân Hưng
Thanh toán tiền mua hàng
18.810.000 (Mười tám triệu tám trăm mười
ngàn đồng)
1 hóa đơn GTGT
1 3 2015
Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC 
ngày 22/12/2014 của BTC
Minh họa mẫu chứng từ
Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại chứng từ
nào theo các cách phân loại đã học:
 Lập “Phiếu thu tiền mặt” để thu nợ khách
hàng
 Nhận “Hóa đơn bán hàng” từ người bán
 Lập “Đơn đặt hàng” giao cho khách hàng
16
Ví dụ 1
9• Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính
chính xác của số liệu.
• Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo
qui định.
• Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ,
gạch bỏ phần còn trống. Không được tẩy xóa,
sửa chữa trên các chứng từ.
17
Yêu cầu đối với chứng từ
4
5
2
1
Các 
yếu
tố 
của 
chứng 
từ
10
19
Luân chuyển chứng từ
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ 
kế toán;
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán 
hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; 
20
- Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ 
- Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường có 
1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập 
- Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập 
trong máy tính và in ra
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán 
11
21
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, 
các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính 
phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ 
kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng 
từ kế toán.
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế 
toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt
22
- Hoàn chỉnh chứng từ:
Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;
Phân loại chứng từ;
Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên 
chứng từ.
- Sử dụng chứng từ đã hoàn chỉnh để ghi sổ kế toán phù 
hợp
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ 
kế toán
12
23
- Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải 
được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy 
định của Luật kế toán.
- Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã 
được thanh lý.
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Bài tập thực hành 1
• Hãy ghép cặp:
24
1. Thực hiện định khoản vào 
chứng từ trước khi ghi sổ
a. Chứng từ mệnh lệnh
2. Phiếu chào hàng b. Chứng từ về lao động
3. Phiếu chi tiền mặt c. Phiếu nhập kho 
4. Bảng chấm công d. Hóa đơn nhận từ bên bán
5. Chứng minh hàng mua đã 
nhập kho
e. Hoàn chỉnh chứng từ
6. Hóa đơn giao cho khách 
hàng
f. Chứng từ chấp hành
g. Chứng từ bên trong
13
25
Khái niệm Phân loại sổ sách kế toán 
Các hình thức tổ 
chức sổ sách kế 
toán
Giới thiệu hình 
thức nhật ký 
chung 
Sổ sách kế 
toán
 Sổ sách kế toán là nơi ghi chép và lưu giữ các
nghiệp vụ.
 Sổ sách kế toán cần được ghi chép dựa trên
chứng từ kế toán
 Sổ sách kế toán là căn cứ để lập báo cáo tài
chính
26
Khái niệm
14
Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ 
kế toán
 Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp
cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký.
 Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp và
chi tiết, giúp kế toán lưu trữ thông tin và phản ảnh kiểm
tra từng đối tượng kế toán. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết...
 Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự
thời gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ.
27
Phân loại sổ sách kế toán 
28
15
29
Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối tượng 
kế toán
 Sổ tổng hợp là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái.
 Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để
phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu đã
được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết
vật tư,...
 Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi
tiết.
30
Phân loại sổ sách kế toán (tiếp)
16
31
Phân loại theo cách tổ chức sổ
 Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái ...
 Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản
phẩm, hàng hoá 
 Sổ điện tử trong hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi
tính, các sổ kế toán được thiết kế dưới dạng các tập
tin lưu trữ trong các đĩa từ, kế toán ghi sổ bằng cách
nhập dữ liệu.
32
Phân loại sổ sách kế toán (tiếp)
17
Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ sách
kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và mối
quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng
hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các
chỉ tiêu lập báo cáo kế toán:
– Hình thức kế toán Nhật ký chung;
– Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
– Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
– Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
– Hình thức kế toán trên máy vi tính.
33
Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán
Bảng cân đối tài 
khoản
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký
đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán 
chi tiết
Sổ Cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp 
chi tiết
34
Giới thiệu hình thức Nhật ký chung
18
Mẫu Sổ Nhật ký Chi tiền 
35
Chứng từ
Diễn giải
Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK
Số Ngày 112 152 642  Cộng
C1 2.1 Chi Tiếp khách 800.000 
N1 2.1 Mua NVL 500.000 
T1 5.1 Nộp tiền vào NH 400.000 
Cộng     
Cho biết những thông tin sau có thể tìm thấy trong sổ sách 
kế toán nào?
a. Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số 0001234 ngày 
11/11/2011 của công ty ABC
b. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong tháng 11/20x1 của 
tài sản M.
c. Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ
36
Ví dụ 2
19
Có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty ABC 
trong tháng 4/20x1 như sau:
1. Ngày 10: Chủ sở hữu bổ sung vốn kinh doanh bằng 
TGNH là 600 triệu đồng.
2. Ngày 12: Vay ngắn hạn bằng tiền mặt là 100 triệu đồng
3. Ngày 15: Xuất kho hàng hóa với giá trị là 200 triệu đồng
để bán cho khách hàng A với giá bán 260 triệu đồng, 
chưa thu tiền khách hàng A
4. Ngày 30: Trích khấu hao TSCĐ P là 1,6 triệu đồng.
Yêu cầu: Hãy nêu tên chứng từ phát sinh cho từng nghiệp 
vụ và phản ánh tình hình trên vào sổ Nhật ký chung
37
Bài tập thực hành 2
Bài tập thực hành 2 (tiếp)
SỐ NHẬT KÝ CHUNG
Ngày 
ghi 
sổ
Chứng từ gốc
Diễn giải
Đã 
ghi 
sổ
cái
Số 
TT 
dòng
Số hiệu 
TK
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
10.4
GBC
11
10.4 Nhận vốn góp 1 TGNH 600.000.000
“ “ “ “ 2 VG 600.000.000
20
Bài tập thực hành 2 (tiếp)
Ngày 
ghi 
sổ
Chứng từ gốc
Diễn giải
Đã 
ghi 
sổ
cái
Số 
TT 
dòng
Số hiệu 
TK
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
• Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 
• Giới thiệu Hệ thống thông tin kế toán 
• Các phân hệ ứng dụng cơ bản của hệ thống thông tin 
kế toán
• Vai trò của cơ sở dữ liệu
• Vận hành hệ thống thông tin kế toán 
40
Hệ thống thông tin kế toán 
21
Các mức độ ứng dụng
– Hệ thống xử lý bán thủ 
công với sự trợ giúp của 
các bảng tính Excel
– Hệ thống phần mềm kế 
toán dạng điều khiển bằng 
trình đơn (Menu – Driven-
Systems)
– Hệ thống hoạch định 
nguồn lực toàn doanh 
nghiệp (Enterprise 
Resource Planning – ERP)
41
Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 
Lợi ích: 
o Giảm bớt khối lượng công 
việc
oTăng tốc độ xử lý
o Giúp công tác kế toán 
chuyển sang hướng trình bày 
và phân tích thông tin.
42Minh họa Hệ thống xử lý bằng bảng tính Excel
22
43
Minh họa Hệ thống xử lý bằng bảng phần mềm kế toán
44
23
 Các phân hệ ứng dụng cơ bản
 Vai trò của cơ sở dữ liệu
 Vận hành hệ thống thông tin kế toán 
45
Hệ thống thông tin kế toán 
 Phân hệ mua hàng
 Phân hệ bán hàng
 Phân hệ nhân sự 
 Phân hệ sổ cái
Trong doanh nghiệp sản xuất, còn có thêm phân 
hệ sản xuất
46
Các phân hệ ứng dụng cơ bản
24
Giới thiệu Phân hệ bán hàng
47
Phân hệ Chức năng Các bộ phận 
liên quan
Các dữ liệu liên 
quan
Bán hàng Xử lý đơn đặt hàng 
khách hàng, chứng 
từ giao hàng và 
hóa đơn của đơn vị, 
theo dõi thu tiền và 
cập nhật kho.
- Bộ phận bán 
hàng
- Bộ phận giao 
hàng
- Bộ phận kế 
toán 
- Bộ phận kho
- Dữ liệu khách 
hàng
- Dữ liệu bán hàng
- Dữ liệu kho hàng
- Dữ liệu sổ cái
Ví dụ 3
48
Tham vấn Xử lý Ra báo cáo
Cơ sở dữ liệu
giúp tránh
được trùng
lắp về nhập
liệu, đảm bảo
tính nhất
quán về quản
lý dữ liệu và
giúp kết xuất
dữ liệu từ
nhiều nguồn
với độ chính
xác cao
Vai trò của cơ sở dữ liệu
25
 Khai báo hệ thống
 Quy trình vận hành
• Nhập dữ liệu
• Xử lý dữ liệu
• Kết xuất báo cáo
49
Vận hành hệ thống thông tin kế toán 
Bài tập thực hành 2 (tiếp)
SỐ NHẬT KÝ CHUNG
Ngày 
ghi 
sổ
Chứng từ gốc
Diễn giải
Đã 
ghi 
sổ
cái
Số 
TT 
dòng
Số hiệu 
TK
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
10.4
GBC
11
10.4 Nhận vốn góp 1 TGNH 600.000.000
“ “ “ “ 2 VG 600.000.000
12.4 PT1 12.4 VAY BẰNG TIỀN 3 TM 100.000.00
4 VAY NỢ 100.000.000
5
6