Quản lý Dự án Công nghệ thông tin - Bài 1. Giới thiệu chung

Quản lý Dự án CNTT 
Thạc Bình Cường 
0913226660 
cuongtb@soict.hut.edu.vn. 
cuongtb-fit@mail.hut.edu.vn 
Giới thiệu 
Giới thiệu chung 
2 
Nội dung Khoá học 
Bài 1. Giới thiệu chung 
Bài 2. Xác định dự án 
Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án 
Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án 
Bài 6. Kết thúc dự án 
Giới thiệu 
Giới thiệu chung 
3 
Bài 1. Giới thiệu chung 
1. Dự án là gì? 
2. Quản lý dự án là gì? 
3. Nói về người quản lý dự án 
Giới thiệu chung 
4 
Mục tiêu 
Để hiểu về 
Khái niệm về dự án và quản lý dự án 
Tại sao các dự án lại thất bại 
Các dự án IT có gì đặc biệt 
Dự án là gì 
Giới thiệu chung 
5 
1. Dự án là gì? 
Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể , nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến. 
Phải dự kiến nguồn nhân lực 
Phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc 
Phải có kinh phí thực hiện công việc 
Phải mô tả được rõ ràng kết quả (output) của công việc 
Dự án là gì 
Giới thiệu chung 
6 
Dự án và Dây chuyền SX 
Hoạt động dự án 
Hoạt động nghiệp vụ 
Tạo ra một sản phẩm xác định 
Cho ra cùng một sản phẩm 
Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc 
Liên tục 
Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau 
 - Khó trao đổi 
 - Ngại chia xẻ thông tin 
Các kỹ năng chuyên môn hóa 
Đội hình tạm thời 
 - Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh thần đồng đội 
 - Khó có điều kiện đào tạo thành viên trong nhóm, trong khi cần phải sẵn sàng ngay 
Tổ chức ổn định 
 - Có điều kiện đào tạo, nâng cấp các thành viên trong nhóm 
Dự án chỉ làm 1 lần 
Công việc lặp lại và dễ hiểu 
Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí được phê duyệt 
Làm việc trong một kinh phí thường xuyên hàng năm 
Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu 
Phải đảm bảo làm lâu dài 
Ngày kết thúc và chi phí được tính theo dự kiến và phụ thuộc vào sự quản lý 
Chi phí hàng năm được tính dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ 
Dự án là gì 
Giới thiệu chung 
7 
Tính duy nhất kết quả dự án 
Hoạt động Dự án 
Hoạt động s ản xuất 
Xây nhà mới (cá nhân, cơ quan) 
Xây các căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của thành phố 
Nghiên cứu một đề tài khoa học mới 
Dậy học theo kế hoạch hàng năm của nhà trường 
Hướng dẫn luận án sinh viên 
Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ 
Sản xuất vũ khí hàng loạt 
Xây dựng một phần mềm mới, do cơ quan đặt hàng 
áp dụng một phần mềm trong hoạt động thường ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật tư, sản xuất...) 
Chế tạo một loại xe máy mới 
Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế đã có sẵn, theo kế hoạch được giao 
Thử nghiệm một dây chuyền sản xuất theo công nghệ mới 
Dự án là gì 
Giới thiệu chung 
8 
Dự án kết thúc khi 
Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) trước thời hạn 
Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại) 
Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa) 
Dự án là gì 
Giới thiệu chung 
9 
Dự án là thất bại khi: 
Không đáp ứng các mục tiêu ban đầu 
Không đáp ứng được thời hạn 
Vượt quá ngân sách cho phép (20-30%) 
Kh«ng râ 
c¸c môc tiªu: 18% 
Kh«ng quen thuéc víi 
ph¹m vi vµ sù phøc t¹p 
cña dù ¸n: 17% 
thiÕu th«ng tin: 21% 
qu¶n lý dù ¸n 
kh«ng tèt: 32% 
lý do kh¸c: 12% 
T¹i sao dù ¸n thÊt b¹i ? 
Dự án là gì 
Giới thiệu chung 
10 
Các lý do khiến dự án thất bại 
(17%) Không lường được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc 
(21%) Thiếu thông tin 
(18%) Không rõ mục tiêu 
(32%) Quản lý dự án kém 
(12%) Các lý do khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ quá mới đối với tổ chức khiến cho không áp dụng được kết quả dự án, người bỏ ra đi, ....) 
Giới thiệu chung 
11 
Để tránh việc Th ất bại dự án 
0 
10 
20 
30 
40 
50 
60 
70 
80 
90 
C¶i tæ viÖc qu¶n lý dù ¸n 
Nghiªn cøu kh¶ thi	 
t¨ng sè thµnh viªn tham gia 
t¨ng c¸c ph­¬ng s¸ch tõ bªn ngoµi 
Kh«ng ph¶i nh÷ng lý do trªn 
% 
Respondents 
Quản lý dự án là gì 
Giới thiệu chung 
12 
2. Quản lý dự án là gì? 
Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án. 
Môt dự án được quản lý tốt, tức là khi kết thúc phải thoả mãn được chủ đầu tư về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả. 
Quản lý dự án là gì 
Giới thiệu chung 
13 
Lịch sử sơ lược 
Việc quản lí dự án đã có từ thời xưa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp và các kỳ quan thế giới.... 
Henry Gantt (đầu thế kỷ 20), đưa ra khái niệm sơ đồ Gantt 
Cuối những năm 50': PERT 
Sau này, bổ sung thêm những ý tưởng về tổ chức, kiểm soát, sử dụng tài nguyên trong QLDA 
Quản lý dự án là gì 
Giới thiệu chung 
14 
Các nguyên lý chung của phương pháp luận QLDA 
Linh hoạt 
Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn các thượng đế - khách hàng) 
Huy động sự tham gia của mọi người (tính chất dân chủ) 
Làm rõ trách nhiệm (chữ ký) 
Phân cấp có mức độ (không nên chia thành quá nhiều mức 
Tài liệu cô đọng và có chất lượng (quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!!) 
Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (thực dụng) 
Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng) 
Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng 
Cải tiến liên tục (kế hoạch không xơ cứng) 
Quản lý dự án là gì 
Giới thiệu chung 
15 
Quản lý và thực hiện dự án 
Thực hiện 
dự án 
Nguồn 
Các đầu vào khác 
các yêu cầu 
Các kết quả bàn giao 
của dự án 
Các đầu ra 
khác 
Quản lý 
Dự án 
Những yêu cầu của người quản lý 
Giới thiệu chung 
16 
Lợi ích của Kế hoạch quản lý 
Lîi Ých khi lËp kÕ ho¹ch qu¶n lý 
Khëi ®Çu sai lÖch 
Kh«ng ®¸p øng ®­îc sù mong ®îi cña nhµ tµi trî vµ /hoÆc c¸c môc tiªu 
BÞ nhÇm lÉn 
Th«ng tin nghÌo nµn 
§¸p øng c¸c môc tiªu 
G©y dùng lßng tin cña ng­êi gãp vèn 
ThiÕt lËp h­íng lµm viÖc chung 
Më ra c¸c kªnh th«ng tin liªn l¹c 
B¾t ®Çu dù ¸n víi mét ph­¬ng thøc 
cã hÖ thèng 
Rñi ro khi kh«ng lËp kÕ ho¹ch 
Giới thiệu chung 
17 
Lập kế hoạch quản lý bao g ồm: 
Xác định ranh giới của dự án 
đội lập kế hoạch, văn bản/thông tin hiện có 
Xây dựng các lựa chọn tiếp cận dự án 
chiến lược thực hiện và các phương pháp luận tổ chức dự án 	 
Xây dựng các ước tính ban đầu 
Xây dựng cơ sở hạ tầng nguồn 
môi trường làm việc, MOC	 
Xây dựng cơ sở hạ tầng của dự án 
quản lý cấu hình, chất lượng, rủi ro, sự kiện, sự thay đổi, kiểm soát dự án, lập báo cáo, và lập kế hoạch 
lập thành văn bản về kế hoạch quản lý 
Quản lý dự án là gì 
Giới thiệu chung 
18 
Các phong cách quản lý dự án 
(1) Sau khi vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho anh em thực hiện, không quan tâm theo dõi. Khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó. 
(2) Một đề tài nghiên cứu khoa học: Không có sáng kiến mới, cứ quanh quẩn với các phương pháp cũ, công nghệ cũ 
(3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến khi dự án sắp hết hạn thì mới lo huy động thật đông người làm cho xong 
(4): Quản lý chủ động, tích cực. Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh phí, nhân lực và tiến độ đảm bảo (lý tưởng). 
Quản lý dự án là gì 
Giới thiệu chung 
19 
Các phong cách quản lý dự án 
(1) Quản lí theo kiểu đối phó 
(4) Quản lí chủ động 
(2) Quản lí theo kiểu mất phương hướng 
(3) Quản lí nước đến chân mới nhảy 
Quản lý dự án là gì 
Giới thiệu chung 
20 
Quản lý dự án thụ động có những đặc tính 
QLDA luôn đứng sau các mục tiêu của dự án 
Hấp tấp, bị kích động, tương lai ngắn hạn 
Khi làm quyết định, chỉ nghĩ đến các khó khăn trở ngại tạm thời, trước mắt, không nghĩ đến liệu rằng đó có phải là 1 bước đi đúng hay không. 
Không kiểm soát được tình thế. Nhiều khi phải thay đổi kế hoạch và tổ chức 
Quản lý dự án là gì 
Giới thiệu chung 
21 
Hậu quả của quản lý dự án thụ động 
Kết quả thu được không ổn định 
Tinh thần làm việc không cởi mở, hợp tác 
Năng suất thấp, công việc không chạy 
Rối loạn trong điều hành 
Không sử dụng hiệu quả tài nguyên 
Người quản lý dự án bị dự án quản lý 
Hồ sơ dự án kém chất lượng 
Chậm tiến độ, tiêu vượt quá kinh phí. 
Chất lượng dự án không đảm bảo 
Giới thiệu chung 
22 
Các thuộc tính của dự án IT 
Kết quả bàn giao có thể là ít hữu hình 
Phạm vi có thể khó kiểm soát 
Kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và kỳ vọng trái ngược nhau 
Có thể bất đồng về mục tiêu kinh doanh 
Thay đổi quan trọng về tổ chức 
Các yêu cầu, phạm vi, và lợi nhuận chính xác có thể rất khó xác định 
Sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ 
Giới thiệu chung 
23 
L ưu ý 
Quản lý dự án thành công chính là vấn đề về con người 
Khám phá các nguồn hỗ trợ và ngăn trở 
Nhìn bản chất, không tin hiện tượng 
Người khác có cách nhìn khác nhau 
Thiết lập kế hoạch chỉnh sửa dễ dàng 
Dám đối mặt với sự kiện 
Sử dụng quản trị để hỗ trợ cho các mục đích của dự án 
Thời gian mục tiêu đối với từng nhiệm vụ không được giống như đã nêu trong kế hoạch 
Đọc lại phạm vi và các mục tiêu của dự án mỗi tuần 1 lần 
Không ngạc nhiên! 
Nói về nguời quản lý dự án 
Giới thiệu chung 
24 
3. Nói về người quản lý dự án 
Người Kỹ sư mang nhiều đặc tính của công nghệ 
Người Quản lý mang nhiều đặc tính của nghệ thuật 
Dự án nhỏ thì người kỹ sư kiêm người quản lý dự án. Dự án lớn sẽ cần nhóm quản lý dự án 
Nói về nguời quản lý dự án 
Giới thiệu chung 
25 
Bả ng phân vai trong dự án 
Người quản lí dự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả 
Người tài trợ dự án (PS-Project sponsor). Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng. 
Tổ dự án (PT - Project team). Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng lực (talent) 
Khách hàng . (Client): Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án. Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án 
Ban lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm PM và PT, tham gia vào việc hình thành và xây dựng dự án 
Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ từng dự án). Ban điều hành (Steering Committee), nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư ký, ... 
Nói về nguời quản lý dự án 
Giới thiệu chung 
26 
Bả ng phân vai trong dự án 
Người sử dụng 
Tổ dự án 
Ban lãnh đạo 
Ban chỉ đạo dự án 
Người tài trợ dự án 
Người quản lí dự án 
Nói về nguời quản lý dự án 
Giới thiệu chung 
27 
Trách nhiệm của Quản lý dự án 
Tr ách nhiệm chính 
Chi ti ết 
Nêu ra những điểm bao quát chung 
Về công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và ngân sách. 
Trao đổi với các anh em 
Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp, và thủ tục làm việc. ý tưởng là trao đổi cởi mở và trung thực trên cơ sở đều đặn. 
Động viên, khuấy động tinh thần làm việc 
Bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia và uỷ quyền 
Định hướng công việc 
Bao gồm điều phối, theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện trạng 
Hỗ trợ cho mọi người 
Nói về nguời quản lý dự án 
Giới thiệu chung 
28 
Trở ngại cho quản lí dự án 
Một số người cảm thấy nó đụng chạm tới "độc lập chuyên môn" của mình, muốn "giấu nghề" 
Một số khác có cảm giác luôn bị "săm soi", theo dõi để phạt 
Một số đấu tranh bởi vì họ cảm thấy nó ngăn cấm sự sáng tạo. 
Một số người khó chịu với những phiền phức hành chính (họp hành, báo cáo, lấy chữ ký, ...). 
Nói về nguời quản lý dự án 
Giới thiệu chung 
29 
Chọn nhân sự cho dự án 
Kiến thức kỹ thuật 
Chuyên môn đặc biệt 
Đã có kinh nghiệm 
Đã tham gia dự án nào chưa? 
Quyền lực của phòng, ban của người đó? 
Hiện có tham gia dự án nào khác không? 
Khi nào kết thúc? 
Dành bao nhiêu thời gian cho dự án? 
Khối lượng công việc chuyên môn hiện nay 
Quan hệ đồng nghiệp 
Có hăng hái tham gia 
Có truyền thống làm việc với hiệu quả cao không? 
Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không? 
Có tinh thần trách nhiệm không? 
Có tinh thần hợp tác không? 
Thủ trưởng của người đó có ủng hộ không 
Nói về nguời quản lý dự án 
Giới thiệu chung 
30 
Xây dựng tập thể vững mạnh 
Bổ nhiệm người phụ trách 
Phân bổ trách nhiệm 
Khuyến khích tinh thần đồng đội 
Làm phát sinh lòng nhiệt tình 
Thành lập sự thống nhất chỉ huy 
Quản lý trách nhiệm 
Cung cấp môi trường làm việc tốt 
Trao đổi với anh em 
Nói về nguời quản lý dự án 
Giới thiệu chung 
31 
Sức ép với Quản lý dự án 
Uy tín, danh dự 
Kinh tế 
Quan hệ với người đặt hàng 
Mục tiêu 
Thủ tục hành chính 
Nhân sự 
Marketing 
Môi trường kinh doanh 
Chuẩn 
Nguồn nhân lực 
Công nghệ 
Nói về nguời quản lý dự án 
Giới thiệu chung 
32 
Phẩm chất Quản lí dự án 
Tầm nhìn xa trông rộng 
Khả năng tâm sự, thông cảm với người khác 
Nhất quán 
Khả năng diễn đạt 
Tính khách quan 
Trung thực 
Đầu tầu, gương mẫu, lôi cuốn 
Phản ứng tích cực 
Tính kiên quyết 
Toàn tâm toàn ý 
Giới thiệu chung 
33 
Kết luận 
Không có dự án hoàn hảo. Các vấn đề luôn nảy sinh. Tốt nhất dự kiến các vấn đề. 
Cách tiếp cận tốt là xác định: Cái gì, Khi nào, ở đâu, Thế nào (Xác định) (Lập kế hoạch) 
Tiếp đến là phối hợp tài nguyên (Tổ chức) 
Cần đánh giá (Kiểm soát) 
Cuối cùng là (Kết thúc) 
Bao quát tất cả là (Lãnh đạo)