Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước - Tạ Thị Thanh Tâm

Học viện Hành chính Quốc gia 
Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính 
KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH 
VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 
(Chương trình đào tạo cử nhân hành chính) 
 
GV: ThS. TẠ THỊ THANH TÂM 
I. VÀI NÉT VỀ TÌNH HÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Ở CÁC CƠ 
QUAN CỦA NƯỚC TA HIỆN NAY 
1. Một số ưu điểm 
- Việc soạn thảo VB trong thời gian qua đã phản ánh đúng đắn các chủ trương, 
chính sách của Đảng và Nhà nước, truyền đạt kịp thời các thông tin quản lý từ cấp 
này đến cấp khác. 
- Thể chế hóa kịp thời các chủ trương do đảng đề ra trên nhiều lĩnh vực kinh 
tế, xã hội của đất nước. 
- Các loại VB được xác định tương đối chính xác về nội dung, tính chất của 
mỗi loại, do đó việc sử dụng chúng ngày càng có hiệu quả hơn. 
- Các VB ngày càng hoàn chỉnh về mặt thể thức, tính pháp lý được đảm bảo. 
Tình trạng VB không có chữ ký của người có thẩm quyền, không có dấu, không có 
ngày tháng, ký hiệu ngày càng giảm. 
- Việc sử dụng ngôn ngữ trong VB hành chính có tiến bộ rõ rệt, ít gặp các 
trường hợp văn phong không chuẩn mực. 
2. Một số tồn tại cần khắc phục 
- Các VB được soạn thảo còn thiếu sự thống nhất trên nhiều phương diện: 
+ Về tên loại VB và chức năng thực tế của chúng. 
+ Về cách sử dụng các khuôn ngôn ngữ trong VB. 
+ Về thể thức VB. 
+ Về thẩm quyền ban hành. 
- Cách trình bày VB, cách đặt hệ thống các ký hiệu còn nhiều mặt tùy tiện. 
- Nhiều VB được ban hành chồng chéo lẫn nhau 
(Do qhệ giữa các cơ quan trong quá trình soạn thảo VB và qhệ giữa các VB 
không được xác định rõ ràng. Có khi VB tổng quát đã hết hiệu lực thi hnàh hoặc đã 
được thay thế bằng một VB khác, nhưng những VB phát sinh từ VB đó vẫn được tiếp 
tục sử dụng trong thực tiễn.) 
- Quá trình kiểm tra việc thực hiện VB ở nhiều cơ quan đã không được quan 
tâm đúng mức, làm cho các tồn tại trong quá trình soạn thảo VB chậm được khắc 
phục. 
- Còn thiếu những tiêu chuẩn của Nhà nước và những hướng dẫn cụ thể, có 
tính hệ thống về quy trình ban hành VB. 
3. Nguyên nhân của các tồn tại 
- Nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán bộ quản lý nhận thức chưa đầy đủ về vai 
trò và chức năng của VB và các hệ thống VB là một cơ sở thông tin quan trọng của 
quá trình quản lý và lãnh đạo. 
- Lề lối làm việc theo cơ chế quan liêu bao cấp trong các cơ quan đã dẫn đến 
việc ban hành nhiều VB trùng thừa, không có hiệu lực. 
- Công tác quản lý và kiểm tra VB còn yếu. 
- Việc đào tạo, huấn luyện cán bộ không được thực hiện thường xuyên và rộng 
rãi. 
- Các tài liệu hướng dẫn chưa có sự thống nhất. 
- Về mặt ngôn ngữ: chưa xây dựng được một hệ thống thuật ngữ về hành 
chính và VB quản lý một cách cụ thể, chính xác, chuẩn mực để đưa vào sử dụng 
trong quá trình xây dựng VB. 
II. Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước 
1. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước 
VB quản lý là yếu tố cơ bản cùng với các yếu tố khác tạo nên cơ quan Nhà nước. 
- Chính VB đã chính thức khai sinh ra cơ quan công quyền. Kể từ ngày ký VB 
thành lập, cơ quan Nhà nước mới thực sự được thành lập về phương diện pháp lý. 
- Cách thức tổ chức, cách thức hoạt động, phạm vi hoạt động của cơ quan Nhà 
nước phải được quy định bằng VB. 
- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển nhân viên, ký kết hợp đồng  
đều phải thực hiện bằng văn bản. 
2. Trên bình diện quốc tế, VB giữ vai trò tiêu biểu cho sự hiện diện của 
chính quyền, do đó tiêu biểu cho sự hiện diện quốc gia 
- Hoạt động của chính quyền quốc gia được cụ thể hóa và được đại diện bằng 
các cơ quan Nhà nước. 
 Chính quyền của bất kỳ Nhà nước nào cũng đều chú trọng đến công 
tác soạn thảo VB hành chính và xem đó như là những biểu hiện của sự 
tiến bộ xã hội. 
3. VB quản lý giữ vai trò chứng tỏ tính liên tục của quốc gia 
 VB một khi đã được ban hành sẽ có hiệu lực liên tục cho dù chính 
quyền (chính phủ) có thay đổi. 
4. VB quản lý hành chính là yếu tố hợp thức hóa hành vi của chính quyền 
 Không có VB, mọi hành vi của chính quyền sẽ không có giá trị về mặt 
pháp lý. 
5. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý 
nhà nước 
Hoạt động quản lý nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thống 
văn bản quản lý. Đó là các thông tin về: 
- Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và 
phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị. 
- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị. 
- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với 
nhau. 
- Tình hình về đối tượng bị quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị; chức 
năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị. 
- Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, v.v... 
6. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý 
Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức 
trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, và hướng hoạt động của 
các thành viên vào mục tiêu nào đó trong quản lý. 
Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối 
tượng, được đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu và nắm được ý đồ của lãnh đạo, 
trên cơ sở đó thực hiện nhiệm vụ. 
Thông thường, các quyết định quản lý hành chính được truyền đạt sau khi đã 
được thể chế hoá thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước. 
7. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh 
đạo và quản lý 
Có thể kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo, quản lý thông qua hệ 
thống VB. 
8. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 
II. Chức năng của văn bản 
1. Chức năng thông tin 
VB là phương tiện giao dịch chính thức giữa cơ quan với cơ quan, giữa chính 
quyền nhà nước này với chính quyền nhà nước khác, trong phạm vi nội bộ cơ quan, 
hoặc từ cơ quan nhà nước ra bên ngoài với tư nhân hay với đoàn thể xã hội. 
Chức năng thông tin của VB thể hiện qua các mặt sau đây: 
 Ghi lại các thông tin quản lý; 
 Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ 
thống quản lý hay từ cơ quan đến nhân dân; 
 Giúp cơ quan thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản 
lý; 
 Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ 
thống thông tin khác. 
VB là phương tiện ghi nhận các quy phạm pháp luật được nhà nước ban hành 
để điều chỉnh các quan hệ xã hội. VB chứa đựng các quy phạm làm cơ sở pháp lý cho 
hoạt động của cơ quan nhà nước, đoàn thể xã hội, cá nhân 
Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao 
gồm 3 loại với những nét đặc thù riêng: 
 Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã 
được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý (báo 
cáo). 
 Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang 
xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước. 
 Thông tin dự báo: được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang 
tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý 
cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình (kế hoạch) 
Với chức năng thông tin, VB truyền đạt thông tin theo những tiêu chí 
khác nhau như: 
 Theo lĩnh vực quản lý: thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông 
tin văn hóa-xã hội ... 
Theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn): thông tin trên xuống, thông tin 
dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ ... 
2. Chức năng quản lý 
 Chức năng quản lý của VB được thể hiện khi VB được sử dụng như 
một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình) và ban 
hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành 
thực hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ 
thị) 
 Thông qua chức năng quản lý của VB, mối quan hệ giữa chủ thể và 
khách thể quản lý được xác lập. 
VB là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các 
quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để 
theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới. 
 Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn 
định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi 
loại công việc, tránh được cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học. 
Từ giác độ chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước có thể bao gồm hai 
loại: 
Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; 
xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy 
quản lý nhà nước, cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng. 
VD: nghị định, nghị quyết, quyết định về việc thành lập cơ quan 
cấp dưới, điều lệ làm việc của cơ quan, các đề án tổ chức bộ máy quản 
lý đã được phê duyệt, các thông tư, công văn hướng dẫn xây dựng tổ 
chức, v. v... 
 Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước 
tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình. 
 VD: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn hướng dẫn các công 
việc cho cấp dưới, các báo cáo tổng kết công việc, v. v... 
 Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách 
quan, được tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và 
nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý. 
3. Chức năng pháp lý 
+ Một số loại VB được hình thành để quy định những điều được phép và không 
được phép của cộng đồng xã hội, nhằm duy trì, điều chỉnh xã hội phát triển theo đúng 
định hướng của nhà nước. 
+ Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các 
quyết định hành chính, do đó là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể 
trong quản lý nhà nước. 
+ Tuỳ thuộc vào nội dung và tính chất pháp lý của từng loại văn bản cụ thể, văn 
bản có tác dụng rất quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ 
chức thuộc bộ máy quản lý nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý; 
trong việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối tượng 
tiếp nhận văn bản. 
+ Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản lý nhà nước có một ý 
nghĩa rất thiết thực. Trước hết, vì văn bản quản lý nhà nước mang chức năng đó, nên 
việc xây dựng và ban hành chúng đòi hỏi phải cẩn thận và chuẩn mực, đảm bảo các 
nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan. Mọi biểu hiện tuỳ tiện 
khi xây dựng và ban hành văn bản đều có thể làm cho chức năng pháp lý của chúng 
bị hạ thấp và do đó sẽ làm ảnh hưởng đến việc điều hành công việc trong thực tế của 
các cơ quan. 
4. Chức năng văn hóa 
 Qua các VB, bản sắc văn hóa của từng dân tộc được thể hiện rõ. 
 VB góp phần duy trì, bảo lưu văn hóa dân tộc, cùng với các yếu tố khác tạo 
nên đặc trưng văn hóa dân tộc. 
5. Chức năng xã hội 
 VB của xã hội nào, phản ánh thực trạng của xã hội đó trong những mối quan 
hệ, thời điểm, phạm vi cụ thể. 
 VB góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của các quan hệ xã hội 
khác nhau. 
 VB có tác động rất lớn và cũng chịu sự chi phối mạnh mẽ của các yếu tố xã 
hội. 
5. Chức năng liên nhân (chức năng giao tiếp) 
 VB thiết lập và duy trì các quan hệ xã hội 
 Các VB nói chung, chủ yếu dùng với mục đích thông tin, nhưng cũng có 
những VB mà mục đích chủ yếu không phải là thông tin mà là để duy trì các quan hệ 
xã hội như thư cảm ơn, thư chúc mừng, thư chia buồn của các cấp lãnh đạo v.v 
6. Chức năng sử liệu 
 Thông tin trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước là nguồn sử liệu 
quý giá đối với các nhà nghiên cứu lịch sử để tìm hiểu, đánh giá xã hội đã 
sản sinh ra nó. 
 Văn bản là nguồn tư liệu lịch sử giúp cho chúng ta hình dung được toàn 
cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà nước của mỗi thời kỳ lịch 
sử cụ thể ở mỗi quốc gia. 
7. Chức năng thống kê 
Cần thấy rằng, mọi chức năng của văn bản được thực hiện trong một 
chỉnh thể thống nhất của việc quản lý nhà nước nói riêng và điều chỉnh các mối 
quan hệ xã hội nói chung. 
III. Những khái niệm cơ bản về văn bản 
1. Khái niệm về văn bản 
2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước 
3. Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước 
4. Khái niệm về văn bản pháp luật và văn bản quản lý thông thường 
1. Khái niệm về văn bản 
2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước 
Văn bản quản lý nhà nước là VB do cơ quan nhà nước ban hành, nhằm 
chuyển đạt các thông tin, các quyết định trong quản lý, theo thẩm quyền, thủ tục, 
trình tự do luật định. 
a. Nói đến quản lý là chúng ta nói đến quan hệ chủ thể – khách thể. 
Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay 
ký hiệu) nhất định. 
- VB, đó là tác phẩm có tính mục đích nhất định và có phương hướng thực 
dụng. 
- Về mặt hình thức, đó là sự kết hợp tuyến tính giữa các câu hoặc các đoạn 
văn. 
- Về mặt nội dung, đó là một chỉnh thể tương đối trọn vẹn về ngữ nghĩa. 
Nói tóm lại, VB là một phương tiện để chứa đựng, lưu trữ thông tin và truyền 
đạt thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng hệ thống các ký hiệu ngôn 
ngữ, hoặc bằng các ký hiệu, dấu hiệu khác. 
Mỗi VB đều có nội dung, chứa đựng trong một hình thức nhất định và ngược 
lại hình thức chứa một nội dung nhất định. 
2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước 
Văn bản quản lý nhà nước là VB do cơ quan nhà nước ban hành, nhằm 
chuyển đạt các thông tin, các quyết định trong quản lý, theo thẩm quyền, thủ tục, 
trình tự do luật định. 
a. Nói đến quản lý là chúng ta nói đến quan hệ chủ thể – khách thể. 
Đối với VBQLNN, chủ thể chính là cơ quan ban hành VB: đó là các cơ quan 
nhà nước. 
(Cơ quan nhà nước là cơ quan hay tổ chức của nhà nước được thành lập theo 
luật định hoặc theo quy định của nhà nước, có tư cách pháp nhân, có chức năng quản 
lý ở trung ương hay địa phương hoặc trong một lĩnh vực nào đó. 
Khách thể là đối tượng tiếp nhận VB, đó có thể là: 
+ cơ quan nhà nước, 
+ tổ chức chính trị – xã hội, 
+ doanh nghiệp, 
+ tổ chức thuộc các thành phần kinh tế, 
+ tổ chức tư nhân, 
+ một bộ phận nhân dân hoặc một công dân 
b. VBQLNN chuyển đạt các thông tin và quyết định phục vụ cho công tác 
quản lý 
Thông tin trong VBQLNN có tính 2 chiều: 
 + Theo chiều dọc, có thông tin do cấp dưới chuyển lên cấp trên (thông 
qua các hình thứcVB như báo cáo, kiến nghị, tờ trình) và thông tin từ cấp trên 
chuyển xuống cấp dưới (VB thông cáo, thông báo, chỉ thị, quyết định) 
 + Theo chiều ngang, có thông tin do các cơ quan ngang hàng trao đổi với 
nhau. 
Thông tin trong VBQLNN gồm 3 loại: 
+ Thông tin quá khứ, 
+ Thông tin hiện hành 
+ Thông tin dự báo 
Các thông tin này có tính chất tường minh, và không mang tính chất chủ 
quan, xúc cảm. 
Khái niệm quyết định hiểu theo nghĩa rộng bao gồm quyết định và quy 
phạm pháp luật, quyết định về chủ trương, đường lối, chính sách, biện pháp lớn, 
quyết định về công việc cụ thể, cá biệt. 
Quyết định trong VBQLNN mang tính chất quyền lực đơn phương, nghĩa là cơ 
quan nhà nước có thẩm quyền được quyền và có nhiệm vụ ra các quyết định và các 
cơ quan, các tổ chức, cá nhân hữu quan có bổn phận thi hành các quyết định đó. 
c. VBQLNN được ba ...  từ ngữ có tác dụng chuyển tiếp: 
"Thực hiện dán tem hàng nhập khẩu là biện pháp tích cực để chống nhập 
lậu và tiêu thụ hành nhập lậu, công tác này có liên quan đến nhiều tổ chức, cá 
nhân và có các loại hình kinh doanh, lại phải triển khai trong thời gian rất 
ngắn. Do đó sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp. Vì vậy, UBND thành phố yêu 
cầu các cấp, các ngành cần coi đây là một công tác trọng tâm đột xuất; phải 
tập trung chỉ đạo sát sao và thống nhất theo yêu cầu của Chỉ thị này và 
Thông tư số 30/1998/TTLT-BTC-BTM- BNV-TCHQ ngày 16-3-1998 của liên 
bộ Tài chính-Thương mại-Nội vụ-Tổng cục Hải quan". 
2.2. Đoạn văn 
Đoạn văn là đơn vị cơ sở để tổ chức văn bản, thường gồm một số câu gắn bó với 
nhau trên cơ sở một chủ đề bộ phận, cùng nhau phát triển chủ đề đó theo định hướng 
giao tiếp chung của văn bản. Thông thường đoạn văn được định vị trong một khổ 
viết, tức là nằm giữa hai dấu chấm xuống dòng, và có thể có ba bộ phận cơ bản cấu 
thành sau đây: 
- Câu chủ đề: giới thiệu đối tượng, chủ đề được đề cập và diễn giải trong đoạn. 
- Câu khai triển: thuyết minh, diễn giải cho chủ đề. 
- Câu kết: báo hiệu đoạn văn kết thúc, lưu ý người đọc những điểm, chi tiết cốt lõi 
của đoạn văn, đồng thời có thể chuẩn bị cho đoạn văn tiếp theo. 
"Thực hiện đúng chính sách hạn điền quy định tại Luật Đất đai (1). Có biện 
pháp cụ thể, thiết thực để giải quyết tình trạng nông dân không có ruộng đất 
(2). Việc sử dụng đất cho phát triển công nghiệp, đô thị, cơ sở hạ tầng phải 
bảo đảm để nông dân không bị mất việc làm, mất nguồn sinh sống(3)". 
Tuy nhiên, trong thực tế kiểu đoạn văn đầy đủ các yếu tố kể trên hiếm gặp trong 
các văn bản quản lý nhà nước. Có thể viết đoạn văn không có câu chủ đề, khi đó các 
câu nằm trong mối quan hệ song hành với nhau trong một cấu trúc lặp. Đó là các 
đoạn văn thường dùng để: 
- Liệt kê các sự kiện (của cùng một chủ thể hoặc của các chủ thể khác nhau) có liên 
quan với nhau về mặt nào đó; 
- Liệt kê các sự kiện đối lập, tương phản với nhau; 
- Liệt kê các sự kiện theo hướng tăng cấp. 
Đoạn văn có câu chủ đề có thể có câu chủ đề ở đầu, ở cuối hoặc ở cả đầu và cuối 
đoạn văn (câu chủ đề kép). 
Tóm lại, khi viết đoạn văn cần lưu ý sao cho các câu trong đoạn văn tập trung 
cùng vào một chủ đề, không bị phân tán hoặc đột ngột chuyển sang một phạm vi 
khác, tức là tránh bị lạc chủ đề. Mặt khác, cũng cần khai triển đầy đủ chủ đề đã 
nêu, không được bỏ qua những phương diện đã nêu trong chủ đề, hoặc trình bày 
nội dung chủ đề lặp đi, lặp lại, luẩn quẩn. Để đảm bảo mạch lạc cần có (các) câu 
chuyển ý, làm cho các câu không bị đứt quãng, hoặc mâu thuẫn về ý, nhờ đó tạo 
nên đoạn văn với các câu có liên kết chặt chẽ về cả nội dung lẫn hình thức. 
d) Tổ chức kết cấu văn bản. 
Văn bản có thể phạm các lỗi giống như các lỗi trong một đoạn văn. Nghĩa là trong 
văn bản, giữa các phần, các mục, các đoạn cũng có thể có tình trạng lạc đề, thiếu hụt 
chủ đề, lặp chủ đề, đứt mạch ý, mâu thuẫn về ý hoặc thiếu sự liên kết chặt chẽ. 
Các lỗi trong văn bản có thể là: 
- Không tách đoạn: các thành tố nội dung khác nhau của văn bản không được tách 
ra bằng các dấu hiệu hình thức (chấm xuống dòng). 
- Tách đoạn tuỳ tiện, ngẫu hứng. 
- Không chuyển đoạn, liên kết đoạn. 
Vò trí nhöõng cuïm töø thoâng duïng trong VB haønh chính : 
a. Duøng ñeå môû ñaàu VB: 
 - Traû lôøi coâng vaên soá  
 - Thi haønh nghò ñònh soá  
 - Theo ñeà nghò cuûa oâng , baø  
 - Thöïc hieän yù kieán chæ ñaïo cuûa  
 - Cô quan  giôùi thieäu . 
 - Thöøa leänh . , ñeå giaûi quyeát  
b. Duøng ñeå lieân keát giöõa caùc phaàn cuûa VB: 
 - Ñeå thöïc hieän keá hoaïch ñaõ ñaët ra  
 - Ñeå tieáp tuïc naâng cao  
 - Ñeå tieáp tuïc giaûi quyeát  
 - Veà caùc vaán ñeà treân  
 - So vôùi yeâu caàu ñaët ra  
 - Döïa vaøo caùc quy ñònh treân  
 - Döôùi ñaây laø  
c. Duøng ñeå keát thuùc VB: 
 - Xin ñeà nghò (Boä ) xem xeùt, giaûi quyeát. Xin traân troïng caùm ôn. 
 - Vaäy xin baùo caùo ñeå (quyù Boä ) ñöôïc bieát vaø cho yù kieán giaûi 
quyeát. 
 - Xin traân troïng caûm ôn (ñoàng chí ). 
 - Xin göûi tôùi quyù (cô quan ) lôøi chaøo kính troïng. 
THOÂNG BAÙO 
Ñeå thay ñoåi moät soá thieát bò beân trong vaø naâng caáp phoøng ñoïc, töø 
ngaøy 20-02-2006 ñeán heát ngaøy 60-6-2006, phoøng ñoïc cuûa Vieän Thoâng taán 
Khoa hoïc Xaõ hoäi taïm thôøi ñoùng cöûa khoâng phuïc vuï ñoäc giaû. 
Xin thoâng baùo ñeå quyù ñoäc giaû bieát. 
COÂNG VAÊN 
 Kính göûi: . 
 Phoøng ñoïc cuûa Vieän Thoâng taán Khoa hoïc Xaõ hoäi ñöôïc pheùp ñoùng 
cöûa ñeå söûa chöõa vaø naâng caáp töø ngaøy 20-02-2006 ñeán heát ngaøy 60-6-
2006. Vì lyù do ñoù, chuùng toâi xin taïm döøng vieäc cung caáp taøi lieäu cho caùn 
boä cuûa quyù cô quan theo ñeà nghò taïi coâng vaên soá . Keå töø ngaøy 01-07-
2006, thö vieän chuùng toâi seõ tieáp tuïc phuïc vuï nhö bình thöôøng. 
Raát mong quyù cô quan thoâng caûm. 
CHƯƠNG V 
QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 
I. Khái niệm về quy trình xây dựng và ban hành văn bản 
1. Định nghĩa 
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước 
có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản 
theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. 
Quy trình xaây döïng vaø ban haønh VB laø caùc böôùc ñoøi hoûi dieãn ra moät 
caùch lieân tuïc töø khi chuaån bò soaïn thaûo cho ñeán khi soaïn thaûo, vaø chuyeån 
VB ñeán nôi thi haønh, maø caùc cô quan nhaø nöôùc coù thaåm quyeàn phaûi tieán 
haønh theo ñuùng chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn vaø phaïm vi hoaït ñoäng 
cuûa mình. 
Tuỳ theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản, một số quy 
trình soạn thảo và ban hành có thể được quy định bằng những quy phạm pháp luậ t 
mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng. 
Tuy nhiên, việc xác định một trình tự chuẩn là hết sức cần thiết nhằm trật tự hoá 
công tác này. Cho đến nay mới chỉ có một trình tự chuẩn trong ban hành văn bản quy 
phạm pháp luật được đưa ra trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (1996) 
và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật này. Còn các loại văn bản khác hầu hết được 
xây dựng và ban hành theo các quy tắc được kiến tạo nên bởi hoạt động thực tiễn của 
từng cơ quan, đơn vị cụ thể. 
2. Hình thức thể chế hóa quy trình 
Quy trình xây dựng và ban hành VB được thể chế hoá bằng các VB như: quy chế, 
quy định  
Tuỳ theo tính chất và quy mô tổ chức của cơ quan, đơn vị, 
có thể ban hành riêng một quy chế, quy định độc lập về quy trình xây dựng 
và ban hành VB, 
một bộ phận của quy chế, quy định về hoạt động, làm việc của cơ quan, đơn 
vị. 
có thể ban hành như một văn bản độc lập hoặc như một văn bản phụ kèm 
theo một quyết định. 
Những nội dung quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản phải được 
thể chế hóa, tức là cần được thể hiện bằng một văn bản tương ứng. Thông thường đó 
là các bản điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, quy ước, v.v..., tức là những văn bản 
có tính chất điều lệ. Tuy nhiên, để thống nhất và phù hợp với tính chất của vấn đề 
được quy định nên sử dụng tên loại văn bản là quy chế hoặc quy định. Tuỳ theo tính 
chất và quy mô tổ chức của cơ quan, đơn vị, có thể ban hành riêng một quy chế, quy 
định riêng, độc lập hoặc là một bộ phận của quy chế, quy định về hoạt động, làm việc 
của cơ quan, đơn vị. Cũng có thể ban hành như một văn bản độc lập hoặc như một 
văn bản phụ kèm theo một quyết định. 
II. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản 
1. Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản 
1.1. Sáng kiến văn bản 
Đề xuất văn bản; 
Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản; 
Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo; 
Thành lập ban soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo (sau đây gọi 
chung là ban soạn thảo). 
1.2. Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo: 
Thu thaäp taøi lieäu, thoâng tin : 
 + VB phaùp luaät lieân quan veà noäi dung chuaån bò soaïn thaûo 
 + VB cuõ (xem xeùt caùch xöû lyù vaán ñeà ñoù tröôùc ñaây) 
 + VB cuûa caùc lónh vöïc khaùc nhau 
 + Khaûo saùt ñieàu tra xaõ hoäi hoïc 
 + Trao ñoåi vaø hoûi yù kieán caùc boä phaän, caùc cô quan coù lieân quan 
 + Xin yù kieán chuyeân gia 
 + Xin yù kieán laõnh ñaïo tröïc tieáp 
Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin; nghiên 
cứu rà soát các văn kiện chủ đạo của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành; khảo 
sát điều tra xã hội; tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài. 
Chọn lựa phương án hợp lý; 
Xác định mục đích, yêu cầu 
Giới hạn giải quyết 
Đối tượng áp dụng 
Lựa chọn thể thức VB thông qua: 
để có cơ sở lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và 
thời điểm ban hành. 
Viết dự thảo lần thứ nhất: 
Phác thảo nội dung ban đầu; 
soạn đề cương chi tiết; 
tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; 
chỉnh lý phác thảo; 
viết dự thảo. 
Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo. 
2. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo 
Không bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi loại văn bản. 
Bước này có thể được tiến hành nghiêm ngặt theo luật định đối với một số loại văn 
bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, luật, pháp lệnh ..., song lại không nhất thiết 
đối với các văn bản khác có hiệu lực pháp lý thấp hơn, mà tuỳ theo tính chất và nội 
dung của các văn bản đó hoặc tuỳ xét của các cơ quan, đơn vị ban hành chúng. Kết 
quả dóng góp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo phải được đánh giá, xử lý và tiếp thụ 
bằng văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Văn bản này là yếu tố 
bắt buộc phải có trong hồ sơ thẩm định và hồ sơ trình dự thảo. Trong trường hợp có 
vấn đề vướng mắc, khó giải quyết phải kịp thời xin ý kiến lãnh đạo. Ban soạn thảo 
chỉnh lý dự thảo trên cơ sở các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, làm bản tổng hợp ý 
kiến tham gia xây dựng dự thảo, trong đó nêu rõ đã yêu cầu bao nhiêu cơ quan, tổ 
chức, cá nhân đóng góp ý kiến, có bao nhiêu cơ quan, tổ chức, cá nhân có trả lời bằng 
văn bản với các ý kiến khác nhau thế nào, và bảo lưu của ban soạn thảo. 
Xử lý các ý kiến đóng góp tham gia xây dựng dự thảo bằng VB: 
Số lượng các tổ chức, cá nhân đóng góp ý kiến 
Số lượng các tổ chức, cá nhân trả lời ý kiến đóng góp bằng VB 
Nội dung các ý kiến 
Lưu các ý kiến 
3. Bước 3: Thẩm định dự thảo 
a) Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản. 
Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết định việc 
thẩm dự thảo văn bản. 
b) Ban soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi đến cơ quan thẩm định. 
c) Bộ Tư pháp, tổ chức pháp chế của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính 
phủ có trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của các 
cơ quan trung ương tương ứng. Đối với các văn bản khác tạm thời pháp luật chưa quy 
định là bước bắt buộc, song về nguyên tắc cần thực hiện việc thẩm định ở tất cả mọi 
cấp độ ddối với dự thảo văn bản có tính chất quan trọng. 
d) Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã được 
thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo. 
e) Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký. 
4. Bước 4: Xem xét, thông qua 
a) Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên 
(tập thể hoặc các nhân) để xem xét và thông qua. Văn phòng giúp thủ trưởng xem xét 
trước các yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của văn bản trước khi 
thủ trưởng ký. Phải có hồ sơ trình ký. Trường hợp không có hồ sơ thì phải trợc tiếp 
tường trình với thủ trưởng ký. Phải thực hiện việc ký tắt trước của chánh hoặc phó 
chánh văn phòng trước khi trình ký. 
b) Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định. 
Việc thông qua văn bản có thể được tiến hành bằng hình thức tổ chức phiên họp hoặc 
theo thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo thẩm quyền ban hành, 
tính chất và nội dung của văn bản, văn bản có thể được xem xét thông qua bằng hình 
thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp của cơ quan ban hành. Việc tổ chức các 
phiên họp phải đảm bảo các quy định của Nhà nước. Người ký văn bản phải chịu 
trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký. Trách nhiệm đó liên quan đến cả nội dung 
lẫn thể thức văn bản, do đó trước khi ký cần xem xét kỹ về nội dung và thể thức của 
văn bản. 
c) Đóng dấu văn bản. 
d) Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý và 
trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định. 
5. Bước 5: Công bố 
a) Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước, tuỳ theo tính chất và nội dung 
phải được công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng theo 
luật định. 
b) Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được 
đăng Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời hạn chậm nhất 
là 15 ngày, kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành. 
c) Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND phải được yết thị tại trụ sở của 
cơ quan ban hành và những địa điểm khác do HĐND, UBND quyết định. 
d) Văn bản quy phạm pháp luật phải được đưa tin trên các phương tiện thông tin 
đại chúng. 
e) Các văn bản khác tuỳ theo tính chất và nội dung được công bố kịp thời theo quy 
định của pháp luật. 
 6. Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản 
Văn bản sau khi được ký ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu trữ 
theo quy định của pháp luật. 
Văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước Trung ương, văn bản quy 
phạm pháp luật do HĐND, UBND ban hành được gửi, lưu giữ trên mạng tin học diện 
rộng của Chính phủ và có giá trị như bản gốc. 
Theo quy định văn bản phải được gửi đúng tuyến, không vượt cấp; phải đúng địa 
chỉ đơn vị, bộ phận hoặc người thực thi. Văn bản được sao đúng thể thức, vừa đủ số 
lượng bản theo yêu cầu và quy định của cấp có thẩm quyền, tránh lãng phí giấy tờ, 
công sức. Khi sao y văn bản trong cơ quan thì giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày 
tháng, thẩm quyền ký của người sao và đóng dấu của cơ quan (xem Phụ lục 3). Phải 
đảm bảo các nguyên tắc bảo mật đối với văn bản có mức độ mật. Văn bản có mức độ 
khẩn phải được gửi nhanh chóng, kịp thời. 
Văn bản được lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách, hay bộ phận soạn 
thảo, một bản khác lưu ở văn phòng hoặc văn thư cơ quan. Cuối năm nộp lưu trữ theo 
đúng quy định của Nhà nước. 
Quy trình chung ban hành văn bản được trình bày tại Phụ lục 2. 
CHƯƠNG II 
HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 
I. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước 
II. Phân loại văn bản 
III. Hiệu lực của văn bản 
CHƯƠNG III 
NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN 
I. Những yêu cầu về nội dung 
II. Những yêu cầu về thể thức 
CHƯƠNG IV 
VĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN 
I. Văn phong hành chính-công vụ 
II. Ngôn ngữ văn bản 
CHƯƠNG V 
QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 
I. Khái niệm về quy trình xây dựng và ban hành văn bản 
II. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản 
III. Yêu cầu về việc soạn thảo VB 
IV. Trách nhiệm và quyền hạn của người soạn thảo VB