Quản lý Dự án Công nghệ thông tin - Bài 3: Lập kế hoạch thực hiện dự án

Quản lý Dự án IT 
Thạc Bình Cường 
Giới thiệu 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
2 
Nội dung Khoá học 
Bài 1. Giới thiệu chung 
Bài 2. Xác định dự án 
Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án 
Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án 
Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án 
Bài 6. Kết thúc dự án 
Giới thiệu 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
3 
Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án 
1. Bảng công việc 
2. Ước lượn g 
3. Kiểm soát rủi r o 
4. Lập tiến độ thực hiện 
5. Phương pháp lập lịch biểu 
6. Phân bố lực lượng, tài nguyên 
7. Tính chi ph í 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
4 
Các mục tiêu đối với phần này 
Giải thích mối quan hệ giữa Sản phẩm và công việc 
Cung cấp phương pháp lập lịch biểu 
Cung cấp kỹ năng thực hiện được phân tích đánh giá rủi ro dự án 
Cung cấp kỹ năng quản lý rủi ro hiệu quả 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
5 
1. Định nghĩa về Bảng Công Việc (WBS) Work Breakdown Structure 
WBS là một danh sách chi tiết những gì cần làm để hoàn thành một dự án. 
Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác các bước để hoàn thành dự án. 
Tham gia xây dựng WBS: người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án. 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
6 
Vai trò Bảng Công Việc (WBS) 
WBS là cơ sở để ước lượng chi phí. Từ WBS sẽ có 1 bức tranh chung về kinh phí dự án 
WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các cá nhân 
WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự án. 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
7 
Các tính chất của WBS ... 
Có chiều hướng trên xuống. 
Vd: Chuẩn bị dàn bài cho một bài văn. 
Chú ý: Quan hệ giữa mô tả công việc và mô tả sản phẩm 
Sản phẩm: danh từ 
đầu vào, 
đầu ra, 
động tác xử lý 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
8 
Các tính chất của WBS 
Công việc: Động từ, mô tả một quá trình hoạt động, xử lý 
WBS có thể được phân thành nhiều mức. Không phải tất cả "nhánh" của WBS đều cần chi tiết cùng số mức. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó. 
WBS chỉ viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào"; 
Trình tự của từng công việc là không quan trọng. (Mặc dầu quen đọc từ trái sang phải). Xác định trình tự trong giai đoạn lập lịch trình 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
9 
Nguồn thông tin để xây dựng WBS 
Tài liệu: 
Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi 
Tài liệu không liên quan tới dự án: cho các thông tin phụ trợ. Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc, ... 
Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp hay gián tiếp với dự án. 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
10 
Cấu trúc chi tiết WBS 
WBS bao gồm hai thành phần chính. 
Danh sách sản phẩm: DSSP (V), PBS (E) (Product Breakdown Structure) 
Danh sách công việc: DSCV (V), TBS (E) (Task Breakdown Structure) 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
11 
Danh sách sản phẩm ... 
Mô tả theo trình tự từ trên xuống 
Mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp của sản phẩm. Nói chung, sản phẩm càng phức tạp thì số các mức càng lớn hơn. 
Sản phẩm toàn bộ và từng sản phẩm con được mô tả bằng danh từ. 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
12 
Sản phẩm 
con C 
Sản phẩm 
Sản phẩm 
con A 
Sản phẩm 
con B 
Sản phẩm 
con B.1 
Sản phẩm 
con B.2 
Danh sách sản phẩm 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
13 
Danh sách công việc ... 
Xác định các công việc cần thực hiện. 
DSCV được chia thành nhiều mức và mô tả từ trên xuống dưới. 
DSCV có thể được chia thành các mức khác nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay sản phẩm con. 
Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ (hành động) và một bổ ngữ. 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
14 
Danh sách công việc 
Xác định B-1 
Cái ra 
Xác định 
Xử lí 1 
Xác định 
Xử lí 2 
Xác định 
Xử lí 3 
Xác định B-1 
Cái vào 
Xác định B-1 
Xử lí 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
15 
Xây dựng WBS ... 
Các mục tiêu dự án được chia nhỏ thành các phần có thể quản lý cho việc chuyển giao 
C¸c môc tiªu 
d ự án 
S ản phẩm bµn giao 
X¸c ®Þnh c¸c kÕt qu¶ bµn giao 
ThÓ hiÖn viÖc chuyÓn giao mét phÇn h÷u Ých cña môc tiªu d ự án . 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
16 
Xây dựng WBS 
các công việc cần đạt được các kết quả bàn giao mốc đã được xác định trong WBS 
Môc tiªu 
d ự án 
kÕ ho¹ch c ông việc 
®Þnh nghÜa kÕ ho¹ch 
S ản phẩm bµn giao 
X¸c ®Þnh kÕt qu¶ bµn giao 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
17 
Kết hợp cả 2 danh sách ... 
Cả phần DSSP và DSCV đều được đánh mã duy nhất. Mã số xác định vị trí, hay mức, của phần tử trong WBS 
Lưu ý: 	 
Nửa trên của WBS bao gồm các mô tả sản phẩm 
Nửa dưới của WBS bao gồm các mô tả công việc (để ra được sản phẩm) 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
18 
Kết hợp cả hai danh sách 
Ví dụ WBS chi tiết 
Sản phẩm (0.0) 
Sản phẩm con A (1.0) 
Sản phẩm con B (2.0) 
Sản phẩm con C (3.0) 
Sản phẩm con B.1 (2.1) 
Sản phẩm con B.2 (2.2) 
Mô tả 
Xử lí 1 (2.1.2.1) 
Mô tả 
Xử lí 2 (2.1.2.2) 
Mô tả 
Xử lí 3 (2.1.2.3) 
Mô tả B-1 
Đầu vào, Xử lí (2.1.2), Đầu ra 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
19 
Các bước xây dựng WBS (5 bước) 
B1: Viết ra sản phẩm chung nhất (tổng quát 
B2: Tạo danh sách sản phẩm, phân rã mức thấp hơn (2-3 mức) 
B3: Tạo d/s công việc, mô tả CV ở dưới mỗi sản phẩm ở mức thấp nhất. Phân rã từng CV thành mức thấp hơn 
B4. Đánh mã cho mỗi ô của bảng CV 
B5: Xét duyệt lại WBS Vi Dụ (xem Pg 37) 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
20 
Các cách dàn dựng khác nhau trên một WBS 
a/ Dàn dựng theo sản phẩm 
b/ Dàn dựng theo trình tự 
c/ Dàn dựng theo trách nhiệm 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
21 
a/ Dàn dựng theo sản phẩm 
Bàn ăn 1.1 
Nhà mới 
0.0 
Phòng bếp 
1.0 
Phòng khách 
2.0 
Ánh sáng 
2.1 
Phòng ngủ 
3.0 
Tủ bếp 1.2 
Trang trí 
2.2 
Salon 
2.3 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
22 
b/ Dàn dựng theo giai đoạn 
Ghép sắt 1.1 
Nhà mới 
0.0 
Móng bê tông 
1.0 
Tầng 1 
2.0 
Xây gạch 
2.1.1 
Trát 
 2.1.2 
Tường 
2.1 
Tầng 2 
3.0 
Đổ móng 1.2 
Cửa 
2.2 
Trần 
2.3 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
23 
c/ Dàn dựng theo phận sự/trách nhiệm 
Cửa 
 1.1 
Nhà mới 
0.0 
Đồ gỗ 
1.0 
Nề 
2.0 
Xây gạch 
2.1.1 
Trát 
 2.1.2 
Tường 
2.1 
Điện 
3.0 
Cầu thang 
 1.2 
Trần 
2.2 
Bể nước 
2.3 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
24 
Ph ân chia công việc theo giai đoạn ... 
Giai ®o¹n 
Møc 1 
S ản phẩm 
Sản phẩm 
Møc 2 
C ông việc 
Công việc 
Công việc 
Công việc 
Møc 3... 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
25 
Ph ân chia công việc theo giai đoạn ... 
Các công việc đưa ra kết quả bàn giao góp phần vào các mục tiêu của dự án 
Dù ¸n 
Giai ®o¹n 
giai ®o¹n 
S ản phẩm 
møc 
WBS 
1 
2 
3 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
26 
Ph ân chia công việc theo giai đoạn 
Dù ¸n 
giai ®o¹n 
giai ®o¹n 
c ông việc 
S ản phẩm 
c¸c b­íc 
Møc 
WBS 
1 
2 
3 
4 
5 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
27 
Làm thế nào để đưa ra một bảng công việc 
Tách các giai đoạn thành từng s ản phẩm 
Tách các s ản ph ẩm thành từng công việc 
Các công việc nhỏ dễ dàng ước tính và quản lý hơn từng giai đoạn lớn 
Các công việc cần: 
thường không nhỏ hơn 7 người/giờ làm việc 
thường không nhiều hơn 70 người/giờ làm việc 
thường không sử dụng nhiều hơn 2 nguồn 
thường xuyên có một văn bản công việc xác định 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
28 
C ác nội dung cần thiết cho mô tả công việc 
Định hướng kết quả bàn giao 
Trách nhiệm của một cá nhân 
Có hạn đối với việc bắt đầu và kết thúc 
Đơn vị công việc có thể quản lý được 
Dễ hiểu 
Có thể đo lường được 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
29 
Các cách trình bày khác nhau đối với WBS 
Trình bầy trên bảng trắng to, giấy dính màu vàng 
Vẽ WBS trên bảng trắng to, vẽ cho đến khi nào xong thì thôi, chép ra giấy 
Vẽ trên giấy. Không thích hợp đối với các dự án lớn 
Vẽ trên máy tính. Dễ sửa đổi 
Trong mọi cách trình bày, cuối cùng WBS bắt buộc phải in ra giấy. 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
30 
Đạt tới sự đồng thuận (giảm thiểu sự chống đối) 
Lấy chữ ký của những người có liên quan (trực tiếp hoặc gián tiếp) 
Chuẩn bị bản thảo của WBS, gửi cho mọi người đọc trước 
Họp thảo luận, đi đến nhất trí và ký 
Bảng công việc 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
31 
Đánh giá một WBS tốt 
Mọi nhánh của WBS được chi tiết tới mức thấp nhất 
Mọi ô của WBS được đánh số duy nhất. 
Mọi ô của Danh sách sản phẩm được thể hiện bằng danh từ (và tính từ) 
Mọi ô của Danh sách công việc được thể hiện bằng động từ và bổ ngữ. 
Mọi công việc trong WBS, đều được xác định đầy đủ 
Đã được phản hồi và chấp thuận từ mọi người liên đới đến WBS 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
32 
Những quá trình quản trị phạm vi dự án 
Lập kế hoạch phạm vi: P hạm vi sẽ được xác định, kiểm tra và quản lý như thế nào? 
Xác định phạm vi: Xem xét quyết định khởi động dự án, báo cáo phạm vi sơ bộ và bổ sung các thông tin khác trong quá trình xây dựng yêu cầu và thay đổi đề xuất được chấp thuận. 
Tạo nhóm công việc (WBS): Chia dự án lớn thành những mục nhỏ để có thể quản lý dễ hơn 
Xác minh phạm vi: Chính thức chấp nhận phạm vi dự án. 
Kiểm soát phạm vi: Kiểm soát những sự thay đổi tới phạm vi dự án. 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
33 
Lập kế hoạch phạm vi và kế hoạch quản trị phạm vi 
Một kế hoạch quản trị phạm vi là một tài liệu bao gồm những mô tả về cách đội dự án chuẩn bị biên bản phạm vi dự án, tạo WBS, xác định mức độ hoàn thành dự án và kiểm soát những yêu cầu thay đổi phạm vi dự án. 
Các dữ liệu đầu vào chủ yếu bao gồm biểu đồ dự án, biên bản phạm vi sơ bộ và kế hoạch quản lý dự án. 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
34 
. Ví dụ biểu đồ kế hoạch 
Tên dự án: Dự án nâng cấp CNTT 
Ngày bắt đầu: 4 tháng 3 năm 2007	 Ngày kết thúc: 4 tháng 12 năm 2007 
Quản trị dự án: Kim Nguyen, 691-2784, knguyen@course.com 
Mục tiêu: Nâng cấp phần cứng và phần mềm cho tất cả nhân viên (khoảng 2,000 người) trong vòng chín tháng theo các chuẩn mực mới của công ty. Xem tài liệu đính kèm mô tả các tiêu chuẩn mới. Cập nhật có thể ảnh hưởng tới máy chủ cũng như các phần cứng và phần mềm mạng có liên quan. Dự toán chi phí khoảng $1,000,000 cho phần cứng và phần mềm, và $500,000 cho nhân công. 
Cách tiếp cận: 
Cập nhật CSDL CNTT hiện có để xác định nhu cầu cần nâng cấp; 
Lập ước tính chi phí chi tiết cho dự án và báo cáo giám đốc CNTT; 
Lập yêu cầu báo giá cho phần cứng, phần mềm 
Sử dụng các nhân viên trong công ty cho việc lập kế hoạch, phân tích và cài đặt. 
Vai trò và trách nhiệm 
Tên	Vai trò	Trách nhiệm 
Walter Schmidt	Giám đốc điều hành	Bảo trợ dự án, giám sát dự án 
Mike Zwack	Giám đốc CNTT	Giám sát dự án, cử nhân viên 
Kim Nguyen	Quản trị dự án	Lập kế hoạch và thực hiện dự án 
Jeff Johnson	Giám đốc hoạt động CNTT	Hướng dẫn Kim 
Nancy Reynolds	Phó chủ tịch phụ trách	Cắt cử nhân viên, gửi thông báo 
	nhân sự	về dự án đến toàn bộ nhân viên 
Steve McCann	Phụ trách mua hàng	Hỗ trợ trong việc mua phần cứng 
	phần mềm 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
35 
 Ví dụ biểu đồ kế hoạch (tiếp) 
Chữ ký: (của tất cả những người có quyền lợi 
Góp ý: (Của các bên có quyền lợi trong dự án, nếu có) 
Dự án cần phải hoàn thành chậm nhất sau 10 tháng (Mike Zwack) 
Chúng tôi cho rằng sẽ có đủ nhân viên thích hợp để hỗ trợ dự án này. Một vài công việc cần phải thực hiện sau giờ làm việc để tránh gián đoạn công việc, và làm thêm giờ là cần thiết. (Jeff Johnson và Kim Nguyen) 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
36 
Xác định phạm vi và khai báo phạm vi dự án 
Biên bản phạm vi sơ bộ, quyết định khởi động dự án, quy trình của tổ chức, và những yêu cầu thay đổi được chấp nhận làm cơ sở cho việc lập tài liệu phạm vi dự án. 
Theo thời gian thực hiện, phạm vi dự án cần rõ ràng và chi tiết hơn 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
37 
 Xác định phạm vi dự án chi tiết hơn 
Quyết định khởi động dự án: 
Nâng cấp có thể ảnh hưởng đến máy chủ 
Biên bản phạm vi dự án sơ bộ: 
Máy chủ: Nếu cần thêm máy chủ để hỗ trợ dự án, máy chủ mới phải tương thích với các máy chủ hiện tại. Nếu việc nâng cấp máy chủ hiện tại là kinh tế hơn, mô tả chi tiết về nâng cấp này cần phải được giám đốc CNTT phê duyệt. Xem đặc tính kỹ thuật máy chủ hiện tại trong phần đính kèm 6. Giám đốc điều hành cần phải duyệt kế hoạch chi tiết mô tả các máy chủ và vị trí của chúng ít nhất là 2 tuần trước khi cài đặt. 
Biên bản phạm vi dự án, phiên bản 1: 
Máy chủ: Dự án này cần mua thêm 10 máy chủ mới để hỗ trợ các chức năng Web, mạng, CSDL, ứng dụng và in. Mỗi loại sẽ mua 2 máy chủ mới để dành riêng cho dự án này. Mô tả chi tiết của máy chủ được nêu trong tài liệu giới thiệu sản phẩm trong phụ lục 8 cùng với kế hoạch mô tả địa điểm của nó. 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
38 
Tạo nhóm công việc (WBS) 
WBS là việc nhóm các công việc của dự án theo sản phẩm chuyển giao để xác định toàn bộ phạm vi của dự án . 
WBS là một tài liệu được thiết lập làm cơ sở cho việc lập kế hoạch và quản lý kế hoạch dự án, chi phí, tài nguyên, và những thay đổi. 
Chia nhỏ là chia việc các sản phẩm chuyển giao của dự án thành những phần nhỏ hơn. 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
39 
Ví dụ WBS (Intranet) sắp xếp theo kết quả 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
40 
Ví dụ WBS (Intranet) sắp xếp theo giai đoạn 
Mức 0 – Toàn bộ dự án 
Mức 1 
Mức 2 
Mức 3 
Dự án 
Ý tưởng 
Thiết kế Web 
Phát triển web 
Triển khai 
Hỗ trợ 
Đánh giá hệ thống hiện tại 
Xác định yêu cầu 
Xác định tính năng chính 
Xác định rủi ro & quản lý rủi ro 
Lập kế hoạch dự án 
Thông báo cho nhóm Web 
Xác định yêu cầu người dùng 
Xác định yêu cầu nội dung 
Xác định yêu cầu hệ thống 
Xác định yêu cầu máy chủ 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
41 
WBS (Intranet) Dạng bảng 
1.0 Khái niệm 
	1.1 Đánh giá hệ thống 
	1.2 Xác định yêu cầu 
	1.2.1 Yêu cầu người dùng 
	1.2.2 Yêu cầu nội dung 
	1.2.3 Yêu cầu hệ thống 
	1.2.4 Yêu cầu máy chủ 
	1.3 Định nghĩa chức năng 
	1.4 Định nghĩa rủi ro và quản lý rủi ro 
	1.5 Trình bày kế hoạch dự án 
	1.6 Sơ lược cho nhóm phát triển Web 
2.0 Thiết kế Web site 
3.0 Phát triển Web site 
4.0 Triển khai 
5.0 Hỗ trợ 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
42 
 WBS và biểu đồ Gantt trong Project 2000 
Project 98 file 
Lịch trình 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
43 
Biểu đồ Gantt (Intranet ) sắp xếp theo nhóm quy trình quản lý dự án 
Lịch trình 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
44 
Thực hiện công việc theo WBS của JWD 
3.0 Thực hiện 
	3.1 Khảo sát 
	3.2 Đóng góp của người dùng 
	 3.2 Nội dung trang web Intranet 
	3.3.1 Biểu mẫu và công cụ 
	3.3.2 Các mục 
	3.3.3 Liên kết 
	3.3.4 Hỏi ý kiến chuyên gia 
	 3.3.5 Tính năng yêu cầu của người dùng 
	3.4 Thiết kế trang web Intranet 
	3.5 Xây dựng trang web Intranet 
	3.6 Thử nghiệm 
	3.7 Giới thiệu trang web 
	3.8 Triển khai trang web 
	3.9 Đánh giá lợi ích của dự án 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
45 
Những phương pháp phát triển WBS 
Hướng dẫn : Một vài tổ chứ ... ng biÕt tr­íc 
 N©ng cao x¸c suÊt thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n 
 T¹o ra ý thøc kiÓm so¸t 
 Cã ®­îc c¸c gi¶i ph¸p hiÖu qu¶ vµ kÞp thêi 
Kiểm soát rủi ro 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
71 
Các công việc Quản lí rủi ro 
Sửa đổi lại các ước lượng thời gian và chi phí 
Đề xuất kế hoạch dự phòng, kinh phí dự phòng 
Tận dụng sự tham gia, phối hợp của mọi người vào việc hạn chế rủi ro. 
Tập trung vào kiểm soát những công việc trọng yếu nhất, có ảnh hưởng lớn nhất đén sự thành công của dự án. 
Lập bảng "Quản lý rủi ro", có dạng sau: 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
72 
Lập biểu phân tích rủi ro 
Mô tả 
Giả 
thiết 
Xác 
suất 
ảnh 
hưởng 
Phản 
 ứng 
[1] 
[2] 
[3] 
[4] 
[5] 
Mô tả: Xác định vấn đề (rủi ro) 
Giả thiết: Hoàn cảnh có thể làm xuất hiện rủi ro 
Xác suất: Ước lượng khả năng xuất hiện (%) 
Đánh giá ảnh hưởng đối với dự án 
Cách giải quyết (đối sách) 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
73 
Năm bước Quản lý rủi ro 
1.	Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án 
2.	Lập thành văn bản các loại rủi ro cụ thể 
3.	Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro (Lập biểu phân tích rủi ro) 
4.	Xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro 
5.	Giám sát và cập nhật tài liệu về rủi ro 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
74 
Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án (bước 1) 
Phân loại rủi ro dự án: 
vốn có sẵn 
liên quan đến các vấn đề 
dự án có thể quản lý nhưng không thể loại trừ loại rủi ro này 
Acquired 
liên quan đến các giải pháp 
dự án phải kiểm soát trên những rủi ro vốn có và cả những rủi ro lan rộng 
Kiểm soát rủi ro 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
75 
Xác định rủi ro 
Xác định ra những sự kiện không mong muốn có thể xảy ra (gọi là những đe doạ) 
Chú ý: Có 2 loại rủi ro (đe doạ): 
Rủi ro không thể dự đoán trước (hoả hoạn, có người chết đột tử, khủng bố, ....), hoặc xác suất xảy ra quá thấp 
Rủi ro có thể dự đoán trước 
=> Chỉ nên nghĩ đến những loại rủi ro có thể dự đoán được 
Kiểm soát rủi ro 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
76 
Ví dụ: ... 
Một nữ nhân viên nghỉ sinh con (dự đoán trước được) 
Mất trộm (không dự đoán trước được) 
Một nhân viên được cơ quan bố trí cho đi học ở nước ngoài trong nhiều tháng (đoán trước được) 
Một kỹ sư giỏi bỏ sang cơ quan (hoặc Công ty) khác (phải dự đoán trước) 
Một nhân viên nào đó bị tai nạn giao thông, tai nạn lao động (không dự đoán được) 
Máy tính bị virus (phải lường trước) 
Kiểm soát rủi ro 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
77 
Ví dụ: 
Giá thuê văn phòng tăng (dự đoán được) 
Thủ trưởng phải họp quốc hội trong nhiều tuần, không ai ký tờ trình (dự đoán được) 
Thay đổi bộ máy lãnh đạo, ban lãnh đạo mới có thể không theo dõi dự án từ đầu, không tạo điều kiện thuận lợi (dự đoán được???) 
Hàng hoá, thiết bị về muộn hơn so với dự kiến (dự đoán được) 
Tiền mất giá (dự đoán trước) 
v.v... 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
78 
Chỉ ra các loại rủi ro cụ thể (bước 2) 
Mô tả 
lý do 
Hậu quả 
Xác suất 
các hoạt động phòng ngừa và bất ngờ 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
79 
Phân tích ảnh hưởng (bước 3) 
Sö dông quy tr×nh lËp thµnh v¨n b¶n vµ th«ng qua 
ChØ ®Þnh mét gi¸ trÞ cho: 
sù ¶nh h­ëng 
e.g. 1 (nhá) to 5 (chÝnh) 
kh¶ n¨ng x¶y ra 
e.g. 1 (tõ xa) ®Õn 10 (cã thÓ) 5 cã thÓ lµ 50:50 
Duy tr× mét danh s¸ch xÕp h¹ng c¸c rñi ro dù ¸n 
Kiểm soát rủi ro 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
80 
Đánh giá (phân tích) rủi ro 
Xác định xác suất xuất hiện (thấp, trung bình, cao) đối với những đe dọa 
Mô tả tác hại đến kỹ thuật, tiến triển công việc và tài chính của dự án (có thể quy ra thời gian và tiền bạc thì càng tốt) 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
81 
Bảng phân loại độ nguy hiểm 
Tác động đến DA 
Thấp 
Trung bình 
Cao 
Khả năng 
Xảy ra 
70- 90% 
Trung bình (TB) 
Cao 
Không chấp nhận (KCN) 
40-60% 
Thấp 
Cao 
Không chấp nhận (KCN) 
10-30% 
Thấp 
Trung bình (TB) 
Cao 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
82 
Ảnh hưởng rủi ro-lợi nhuận 
Lîi nhu ận 
rñi ro 
B1 
B2 
B3 
B4 
B5 
¶nh h­ëng 
R1 
H 
H 
? 
- 
H 
5 
R2 
H 
? 
? 
L 
- 
3 
R3 
- 
- 
L 
M 
L 
2 
R4 
- 
? 
- 
L 
L 
1 
R5 
L 
M 
L 
- 
- 
2 
R6 
- 
L 
H 
- 
- 
3 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
83 
Bước 4,5 trình bày Chi tiết trong Bài 5 
Lập tiến độ thực hiện 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
84 
5. Lập tiến độ thực hiện (Scheduling) 
Bảng Công Việc chưa có đủ thông tin để giúp PM lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án của mình một cách hiệu quả. Công cụ chính để giúp bạn hoàn thành điều này là Lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án. 
Lập tiến độ thực hiện 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
85 
Mục đích của lịch biểu 
Cho biết trật tự thực hiện công việc 
Cho biết ngày bắt đầu, kết thúc công việc 
Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ 
Áp đặt một kỉ luật lên dự án 
Tăng cường ý thức tập thể 
Thể hiện dùng tài nguyên từng giai đoạn 
Cho phép xác định công việc chủ chốt / không chủ chốt 
Lập tiến độ thực hiện 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
86 
Tại sao một số PM lại không xây dựng lịch biểu 
Lười biếng (Cách khắc phục: Bắt phải làm) 
Thiếu kỹ năng, không được huấn luyện (Cách khắc phục: bắt đi học) 
Thiếu thời gian (Cách khắc phục: nhận thức được tất yếu) 
Thiếu sự hợp tác, không lấy được thông tin từ người khác. (khắc phục: thuyết phục,...) 
Không nắm được mục đích, mục tiêu và các yêu cầu của dự án 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
87 
Th êm lịch trình v ào WBS 
Danh mục công việc được thêm với: 
các công việc phụ thuộc liên quan 
ước tính sự nỗ lực & thời hạn 
nguồn 
môc tiªu 
nghiÖp vô 
KÕ ho¹ch c ông việc 
§Þnh nghÜa kÕ ho¹ch 
S ản phẩm bµn giao 
X¸c ®Þnh kÕt qu¶ bµn giao 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
88 
Xác định các nhiệm vụ phụ thuộc 
Công việc gì cần hoàn thành trước khi nhiệm vụ này có thể bắt đầu? 
Những nhiệm vụ gì có thể được thực hiện khi công việc này kết thúc? 
Giảm tối đa một chuỗi dài các nhiệm vụ phụ thuộc 
Thực hiện các nhiệm vụ song song với nhau khi có thể 
Xem xét những khoảng cách 
Xem xét sự chồng chéo 
Chuyển các thông tin phụ thuộc vào một công cụ lập kế hoạch 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
89 
Lên lịch trình cần... 
Giảm tối đa thời gian bỏ phí 
Tận dụng tối đa các nguồn 
Dàn xếp chỗ thừa và chỗ thiếu của các nguồn 
Xem xét các hạn chế của: 
các nhiệm vụ phụ thuộc 
các nguồn sẵn có 
Là một quy trình lặp lại 
thời gian biểu của quy trình 
rà xét thời gian biểu 
sửa thời gian biểu 
lập lại thời gian biểu 
Hoàn thành với một công cụ lên lịch trình tự động 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
90 
Rà xét lịch trình 
Rà xét lại sự hỗ trợ 
Sơ đồ Gantt 
biểu đồ mạng 
tóm tắt sử dụng nguồn 
báo cáo phê bình nhiệm vụ 
 Xem xét 
thời gian lãng phí 
nguồn lao động cao nhất và thấp nhất 
các nhiệm vụ phê bình 
gần các nhiệm vụ phê bình 
những nguồn quá cũ 
Giảm thời gian lãng phí bằng cách 
tăng các mức nguồn 
giảm bớt các nhiệm vụ phụ thuộc, tức là tiến hành đồng thời nhiều hơn các nhiệm vụ 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
91 
Đánh giá lịch trình 
Một kế hoạch làm việc tốt xác định được các mục tiêu và phạm vi của công việc 
Nó xác định sự nỗ lực, nguồn và lịch trình sẽ đáp ứng nhu cầu của từng mục tiêu 
Nó rất thực tế và bao gồm phần dự phòng 
Nó sử dụng các nguồn hiệu quả và hợp lý 
Nó thiết lập một tiêu chuẩn để kiểm tra tiến trình công việc 
Nó rất dễ duy trì vì luôn sẵn có nhiều thông tin 
Phương pháp lập lịch biểu 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
92 
6. Phương pháp lập lịch biểu: 
Biể u đồ mạ ng PERT (Program Evaluation and Review Technique) hay CPM (Critical Path Method) 
Sơ đồ thanh GANTT hiện được sử dụng rộng rãi. Sản phẩm MS Project 
Phương pháp lập lịch biểu 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
93 
Biểu đồ mũi tên (ADM) 
Là phương pháp truyền thống. Sử dụng các kí hiệu và mô tả bằng lời. 
Nút biểu diễn cho một mốc sự kiện (bắt đầu hay hoàn thành một công việc). Một nút chứa một mã số duy nhất. 
Mũi tên nối hai nút để biểu diễn cho một hoạt động (ví dụ: hoạt động "Thực hiện công việc A"). 
Phía trên mũi tên mô tả về hoạt động này. 
Cuối mũi tên là 1 cặp số S-F (Start-Finish) 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
94 
Ví dụ 
10 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
2,18 
1,1 
2,3 
4,6 
7,9 
10,15 
17,18 
19,20 
11,16 
2,10 
bắt đầu 
Kết thúc 
Thực hiện A 
Thực hiện B 
Thực hiện C 
Thực hiện D 
Thực hiện E 
Thực hiện F 
Thực hiện K 
Thực hiện G 
Thực hiện H 
Thực hiện I 
Thực hiện J 
đường găng 
Phương pháp lập lịch biểu 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
95 
Biểu đồ hình hộp (PDM) 
Hộp chữ nhật: biểu thị cho một công việc 
Góc trên bên trái: ngày Bắt đầu Sớm (ES) và Kết thúc Sớm (EF) 
Góc trên bên phải: ngày Bắt đầu Muộn (LS) và ngày Kết thúc Muộn (LF) 
Góc dưới bên trái: mã số của công việc 
Góc dưới bên phải: thời gian thực hiện 
Giữa hộp: mô tả công việc (động từ) 
Mũi tên: thể hiện thứ tự công việc: F-S, S-S, F-F 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
96 
Ví dụ 
4,5 4,5 
Thực hiện C 
500 2 ngày 
2,3 2,3 
Thực hiện B 
400 2 ngày 
6,7 6,7 
Thực hiện E 
700 2 ngày 
1,1 1,1 
Thực hiện A 
300 1 ngày 
2,4 3,5 
Thực hiện D 
600 3 ngày 
F - S 
F - S 
S - S 
F - S 
F - S 
Phương pháp lập lịch biểu 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
97 
Tính ngày tháng cho các công việc 
BS (bắt đầu sớm- Early Start):	thời gian sớm nhất có thể bắt đầu công việc 
KS (kết thúc sớm - Early Finish):	thời gian sớm nhất có thể kết thúc công việc 
BM (bắt đầu muộn - Late Start):	thời gian muộn nhất có thể bắt đầu công việc 
KM (kết thúc muộn - Late Finish):	thời gian muộn nhất có thể kết thúc công việc 
Phân bổ lực lượng, tài nguyên 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
98 
7. Phân bố lực lượng, tài nguyên 
Có 3 loại tài nguyên: lao động, trang thiết bị, vật tư. 
ưu tiên cho các công việc trên đường găng. 
ưu tiên cho công việc phức tạp trong những công việc cùng có độ thư giãn 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
99 
Nguồn của dự án là những gì? 
Con người - là những người được lựa chọn cho đội dự án. Họ thể hiện các kinh nghiệm và kỹ năng sẵn sàng để hoàn thành mục tiêu. 
Thiết bị - Thiết bị cần thiết cho dự án. Nó có thế bao gồm từ những thiết bị lớn đến máy tính và những công cụ kiểm tra đặc biệt. 
Văn phòng phẩm - là những đồ dùng cần thiết cho dự án. Nó có thể bao gồm những thứ từ giấy và bút chì đến đĩa mềm và các đồ vật khác. 
Tài chính - các nguồn tài chính là tiền đôla và các cam kết cần thiết để thu được khi cần thiết, nguồn thu nhập của dự án. 
Phân bổ lực lượng, tài nguyên 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
100 
Đồ hình tài nguyên 
Trục nằm ngang: Trục thời gian (ngày, tuần, tháng, v.v...) 
Trục thẳng đứng: Thời gian tích luỹ (giờ) (Cummulative Time) 
Đường ngang: Thời gian tích luỹ mà một nhân viên sẽ làm việc trong mỗi thời khoảng trên trục X. 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
101 
Ví dụ 
Thời gian tích luỹ 
(giờ) 
16 
15 
14 
13 
12 
11 
10 
9 
8 
7 
6 
5 
4 
3 
2 
1 
1	 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
11 
12 
13 
14 
15 
16 
Trục thời gian 
 đồ hình tài nguyên - không bằng phẳng 
Phân bổ lực lượng, tài nguyên 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
102 
Ý nghĩa của đồ hình ... 
Chỗ dâng cao: nhân viên làm việc nhiều giờ 
Chỗ thấp xuống: nhân viên làm việc ít giờ (có thời gian rỗi) 
Đồ hình không bằng phẳng => Chứng tỏ phân phối lao động không đều 
Đồ hình có 1 số chỗ dâng cao => Chứng tỏ PM phụ thuộc vào 1 vài nhân viên giỏi 
Phân bổ lực lượng, tài nguyên 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
103 
Ý nghĩa của đồ hình 
Nếu buộc phải chấp nhận một đồ hình không bằng phẳng => Phải có cách quản lý: 
Tại những chỗ dâng cao, mời thêm người ngoài vào làm để tránh quá tải cho anh em trong nhóm 
 Tập trung nỗ lực điều hành tại những chỗ dâng cao 
Tại những chỗ thấp/trũng: tranh thủ cho anh em đi học, khuyến khích nghỉ phép, hoặc bố trí giúp cho những người khác đang làm các công việc căng thẳng 
Tính chi phí 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
104 
8. Tính chi phí 
Trả công lao động (phần lớn) 
Huấn luyện, hướng dẫn anh em 
Máy móc, trang thiết bị làm việc 
Đi lại, trao đổi 
Tiện nghi làm việc: Nhà, bàn ghế, 
Văn phòng phẩm. 
Thời gian 
Thông tin 
Tính chi phí 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
105 
Bốn kiểu tính chi phí 
Chi phí ước tính, 
Chi phí ngân sách, 
Chi phí thực tế, 
Chi phí ước lượng khi hoàn tất 
Tính chi phí 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
106 
Chi phí ước tính (Estimate costs) 
Được tính trước khi dự án bắt đầu. 
Khoản tiền dự kiến cho mỗi công việc 
Cách tính 
Lập bảng tính chi phí (Nên dùng EXCEL) 
Chi phí khác: 
Tiện nghi 
Thông tin 
Đi lại 
v.v..... 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
107 
Ví dụ 
Số hiệu công việc 
Mô tả công việc 
Tiền công, tiền lương 
Thiết bị 
Văn phòng phẩm 
Thiết bị, ng/ vật liệu 
Huấn luyện 
Khác 
Tổng 
Tổng 
Tính chi phí 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
108 
Chi phí ngân sách (Budget Costs) 
Là phân bổ tiền vào các hạng mục 
Tổng số tiền chính là bằng Chi phí dự kiến 
Tính chi phí 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
109 
Chi phí thực tế (Actual Costs) ... 
Lập bảng theo dõi chi tiêu thực tế, được cập nhật liên tục 
Phát sinh trong thực tế thực hiện dự án. 
Biết được tình trạng chi tiêu cho mỗi công việc: lạm chi (overrun) hoặc chi còn dư (underrun) 
Tính chi phí 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
110 
Chi phí thực tế (Actual Costs) 
Bảng theo dõi có dạng sau: 
Nếu lạm chi và chi còn dư là nhỏ: bình thường 
Nếu lạm chi và chi còn dư là lớn: phải tìm nguyên nhân 
Ví dụ về các nguyên nhân tiêu cực của số tiền chi chưa hết: ước lượng sai, chất lượng công việc kém, làm ẩu, ... 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
111 
Ví dụ 
Số hiệu công việc 
Mô tả công việc 
ước tính 
Ngân sách được duyệt 
% hoàn thành (today) 
Được phép chi (today) 
Thực chi (today) 
Lạm chi/chi còn dư 
Tổng 
( 1) 
(2) 
(3) 
(4) 
(5) 
(6) 
(7) 
(8) 
(9) 
(4)x(5) 
(7)-(6) 
(4)+(8) 
2.1.1 
CV A 
4,650 
4,650 
100% 
4,650 
5,000 
350 
5,000 
2.1.2 
CV B 
3,950 
3,950 
75% 
2,962 
4,000 
1,038 
4,988 
2.1.4 
CV C 
1,137 
1,137 
60% 
682 
1,200 
518 
1,655 
... 
2.2.2 
CV F 
5,804 
5,804 
60% 
3,482 
3,000 
-482 
5,322 
Tổng 
15,541 
15,541 
11,776 
13,200 
1,424 
16,965 
Tính chi phí 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
112 
Chi phí ước lượng khi hoàn tất (Estimate-at-Completion): 
Tính toán tiền đã tiêu và tiền còn phải tiếp tục tiêu, tại mỗi thời điểm giữa chừng của dự án. 
ước tính số tiền phải chi khi hoàn thành 100% công việc, theo tốc độ thực chi. 
Chính là cột (9) trong bảng trên. 
Dòng tổng dưới cùng phản ảnh toàn bộ dự án 
Tính chi phí 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
113 
Dự phòng 
Để đảm bảo an toàn cho kinh phí. 
Thông thường: từ 5% - 7% tổng kinh phí dự kiến 
Kinh phí dự kiến có thể dùng vào bất kỳ việc gì mà PM thấy là cần thiết (trong phạm vi cho phép). 
Lập kế hoạch thực hiện dự án 
114 
Kết luận 
Sau khi xác định được mục đích, cách tốt nhất để thực hiện được các mục tiêu là tạo ra cấu trúc phân việc, xây dựng các ước lượng, xây dựng lịch biểu, cấp phát tài nguyên, tính chi phí, quản lý rủi ro.